I Série n.º 16/2021

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Texto do artigo · p. 14 Registo interno

Texto do artigo · p. 14 Documentos múltiplos

Texto do artigo · p. 14 Decisão

Texto do artigo · p. 14 Processo predefinido

Texto do artigo · p. 14 Processo

Texto do artigo · p. 15 • Descrições Mistas

Texto do artigo · p. 15 Consiste em documentar o sistema de controlo interno, combinando a descrição narrativa com um fl uxograma.

Número ou marcador · p. 15 c) Confi rmação do sistema

Texto do artigo · p. 15 Descrito o sistema, torna-se necessário confi rmar a informação registada mediante a realização de testes de procedimento que consistem em seleccionar uma operação e acompanhá-la através de todo o circuito (walkthrough). Deverão ser realizados testes de procedimentos a todas as operações consideradas relevantes tendo em conta os objectivos previamente defi nidos.

Número ou marcador · p. 15 d) Apreciação do funcionamento do sistema

Texto do artigo · p. 15 • Avaliação do Risco por Área

Texto do artigo · p. 15 Concluído o levantamento do sistema de controlo interno da entidade, o auditor efectua uma avaliação dos riscos identifi cados e os controlos implantados, determinando e avaliando os riscos residuais.

Texto do artigo · p. 15 O auditor deverá desenvolver um programa de auditoria que priorize a cobertura das áreas de maior risco.

Texto do artigo · p. 15 • Identifi cação dos Controlos-chave e testes de avaliação

Texto do artigo · p. 15 Tendo o auditor um profundo conhecimento do sistema, estará em condições de fazer uma avaliação da sua adequação recorrendo, para o efeito, aos testes de conformidade.

Texto do artigo · p. 15 Os testes de conformidade consistem na realização de observações, exames de evidência e reexecuções, a fi m de tirar uma conclusão do tipo “sim” ou “não”, ou seja, verifi car se o controlo-chave é cumprido e determinar a frequência com que o procedimento de controlo não ocorreu (margem de erro ou desvio).

Texto do artigo · p. 15 Os referidos testes destinam-se a confi rmar se o sistema de controlo interno descrito é considerado adequado e se funciona de modo uniforme ao longo de toda a cadeia de processos.

Texto do artigo · p. 15 Além dos aspectos atrás referidos, que podemos designar por avaliação quantitativa na apreciação do funcionamento do sistema, também é necessário ter em consideração a natureza e a causa dos erros – avaliação qualitativa, nomeadamente para verifi car se:

Texto do artigo · p. 15 • Os erros detectados são independentes entre si ou se há alguma ligação entre eles. Por exemplo: se (1) apontam para um determinado funcionário, se (2) só ocorrem em determinadas circunstâncias, etc.; • Os erros são intencionais, motivados por negligência ou por má compreensão das instruções; • Os erros são sistemáticos ou esporádicos.

Texto do artigo · p. 15 Feita a avaliação do sistema de controlo interno, o auditor está em condições de determinar a extensão dos testes substantivos de auditoria a realizar.

Texto do artigo · p. 15 Por vezes, devido ao número reduzido de operações ou às defi ciências de controlo detectadas, é efi caz e efi ciente não confi ar no controlo interno e aumentar o número e extensão dos testes substantivos a realizar.

Texto do artigo · p. 15 Complementarmente, o auditor fi ca em condições de poder incluir no seu relatório uma opinião independente e fundamentada sobre o referido sistema, devendo identifi car os procedimentoschave, as áreas mais expostas a ocorrência de riscos, as defi ciências detectadas e formular sugestões e recomendações com vista à sua melhoria.

Texto do artigo · p. 15 1.11.1.2. Limitações do sistema de controlo interno Um sistema de controlo interno adequado proporciona

Texto do artigo · p. 15 uma segurança razoável na prevenção ou detecção de erros e

Texto do artigo · p. 15 irregularidades. Contudo, a efi cácia do controlo interno, tem limites que o auditor deve ponderar quando procede ao seu estudo e avaliação, nomeadamente:

Texto do artigo · p. 15 • A segregação de funções difi culta, mas não pode evitar o conluio ou a cumplicidade; • Os poderes de autorização de operações por parte daqueles a quem os mesmos foram confi ados podem ser usados de forma abusiva ou arbitrária; • A competência e a integridade do pessoal que executa as funções de controlo podem deteriorar-se por razões internas ou externas, não obstante os cuidados postos na sua selecção e formação; • A própria direcção do organismo pode em muitos casos negligenciar ou contornar as medidas de controlo por si implantadas; • O controlo interno tem maior incidência sobre as operações frequentes, não estando montado para as transacções pouco usuais; • A própria existência do controlo só se justifi ca quando a relação custo/benefício é positiva, isto é, quando o custo de determinado procedimento não supera o benefício relativamente aos riscos que visa cobrir.

Texto do artigo · p. 15 1.11.2. Objectivos da Auditoria e Critérios de Controlo Interno por Área

Texto do artigo · p. 15 Os objectivos da auditoria e os critérios de controlo interno por áreas servem de base para o desenvolvimento dos programas específi cos da auditoria.

Texto do artigo · p. 15 Os auditores devem estabelecer objectivos gerais para cada trabalho de auditoria, e objectivos específi cos para cada área de avaliação.

Texto do artigo · p. 15 Os objectivos são declarações amplas da finalidade da auditoria. Podem abranger aspectos fi nanceiros, de salvaguarda de activos, de legalidade, de regularidade ou de desempenho.

Texto do artigo · p. 15 “São necessários critérios adequados para avaliar a governança, a gestão de riscos e os controlos. Os auditores internos devem verifi car a extensão na qual a administração e/ou o conselho estabeleceu critérios adequados para determinar se os objectivos e metas têm sido alcançados. Se forem adequados, os auditores internos devem utilizar tais critérios em sua avaliação. Se inadequados, os auditores internos devem trabalhar com a administração e/ou o conselho para desenvolver critérios apropriados de avaliação.” (IIA – Norma 2210.A3).

Texto do artigo · p. 15 Assim, consoante os objectivos do trabalho para cada área, o auditor adopta ou desenvolve critérios (ou seja, como deveria ser um bom controlo ou a melhor prática) que servirão de base de comparação da condição (ou realidade) encontrada, sobre a qual irá emitir suas conclusões e opiniões. 1.11.2.1. Gestão por resultados a) Objectivo da auditoria

Texto do artigo · p. 15 ✔ Avaliar o grau, a eficácia e eficiência do cumprimento dos objectivos/actividades estabelecidos periodicamente; ✔ Concluir se a entidade identifica os riscos associados a cada um dos objectivos estratégicos e operacionais dos respectivos planos, analisaos em termos de probabilidade de ocorrência e impacto, e traça planos adequados de resposta aos riscos, e ✔ Aferir sobre a fiabilidade dos relatórios (fi nanceiros e ou de actividades).

Texto do artigo · p. 16 b)Critérios de controlo (Como deve ser um bom controlo

Texto do artigo · p. 16 interno sobre Gestão por Resultados)

Texto do artigo · p. 16 • Os objectivos/actividades operacionais devem estar alinhados com os objectivos estratégicos e estes com a missão da organização; • O orçamento deve ser suportado pelo plano de actividades da organização, devendo este ser consentâneo com as políticas, objectivos e programas governamentais; • O plano de actividades deve possuir metas, crono/ grama e indicadores de desempenho; • A entidade procede a análise dos riscos tendo em conta a natureza das actividades e controlos (políticas e procedimentos) implantados em resposta ao risco; • A avaliação sistemática da implementação do plano de actividades e orçamento deve ser devidamente documentada e os desvios justificados; • A gestão dos sistemas de informação deve especificar as unidades subordinadas, os projectos e o tipo de custos incorridos; e • Devem ser tomadas medidas que visem o cumprimento das recomendações de auditorias anteriores.

Texto do artigo · p. 16 1.11.2.2. Contabilidade

Número ou marcador · p. 16 a) Objectivos da auditoria ✔ Avaliar o sistema de controlo interno contabilístico implantado e concluir se o mesmo proporciona Fiabilidade da informação financeira e operacional; Salvaguarda dos meios financeiros; Conformidade dos procedimentos com as leis, regulamentos e políticas; Uso económico e eficiente e Cumprimento das metas (eficácia); ✔ Avaliar o cumprimento das disposições legais relativas ao registo e contabilização das despesas e das demais regras orçamentais; ✔ Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos; ✔ Identificar os riscos associados ao processo de registo, controlo e comunicação de informações relativas as transacções realizadas pela entidade; e ✔ Emitir uma opinião sobre a conformidade legal e regularidade financeira da informação contida nas contas.

Número ou marcador · p. 16 b) Critérios de controlo interno

Texto do artigo · p. 16 Como deve ser um bom controlo interno sobre a Contabilidade?

Texto do artigo · p. 16 • Contabilidade interligada com os relatórios financeiros; • Controlo prévio/posterior das transacções; • Contabilidade actualizada de acordo com as leis, incluindo monitorização das transacções, fluxos financeiros, saldos bancários e orçamentais; • Controlo mensal de prestação de contas; • Contabilidade com recurso a várias aplicações informáticas deve ser reconciliada com os livros obrigatórios, excepto nas situações em que a escrituração destes se encontra legalmente dispensada. Devem existir controlos preventivos contra alterações e manipulações de dados, bem como procedimentos de “back-up”; • Devem ser feitas conciliações contabilísticas e bancárias, e

Texto do artigo · p. 16 • Devem ser efectuados acompanhamentos dos projectos

Texto do artigo · p. 16 anuais e plurianuais. 1.11.2.3. Receitas

Número ou marcador · p. 16 a) Objectivos da auditoria

Texto do artigo · p. 16 i. Receitas Gerais • Identificar, caracterizar e inventariar a existência de receitas geradas pela instituição e respectiva cobertura legal; • Assegurar-se de que são cobradas somente receitas inscritas no orçamento da entidade; • Avaliar o sistema de controlo interno implantado e concluir se o mesmo proporciona fiabilidade da informação financeira e operacional, salvaguarda da receita, conformidade dos procedimentos com as leis, regulamentos e políticas, uso económico e eficiente e cumprimento das metas; • Identificar riscos associados ao processo de receitas, desde arrecadação até a sua utilização ou entrega; • Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos; • Identificar os mecanismos de registo e controlo implantados pela Instituição para o lançamento, liquidação, cobrança, contabilização, encaminhamento à Direcção da Área Fiscal (DAF) e/ou utilização, e prestação de contas das receitas; • Avaliar o cumprimento, pela instituição, dos princípios e normas em vigor sobre a gestão, controlo e execução do OE em relação às suas receitas. ii. Receitas Tributárias 4

Texto do artigo · p. 16 • Aferir sobre o grau de cumprimento dos objectivos organizacionais e metas predefinidas pela Autoridade Tributária (AT); • Avaliar o sistema de controlo interno instituído nas unidades de cobrança da AT; • Aferir sobre o desempenho das unidades orgânicas da AT. • Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos; • Aferir sobre a regularidade fiscal dos contribuintes e verificação do cumprimento das obrigações tributárias, contribuindo para o combate à fuga e evasão fiscal; • Aferir sobre o desempenho da Administração Tributária no que respeita ao processo de fiscalização tributária; • Verificar o tratamento dado às infracções tributárias; • Avaliar a adequação das diligências da Administração Tributária no âmbito da recuperação de dívidas tributárias; • Avaliar a integridade e justiça na actuação da Administração Tributária; • Propor correcções à matéria colectável, consubstanciada em liquidações adicionais de impostos; • Identificar os comportamentos fiscais de risco.

Texto do artigo · p. 16 4 Nos termos da Lei n.º 15/2002, de 26 de Junho, constituem receitas tributárias, o IVA, IRPC, IRPS, ICE, ISPC, SISA, Direitos Aduaneiros, entre outras.

Número ou marcador · p. 17 b) Critérios de controlo interno

Texto do artigo · p. 17 i. Receitas gerais • Existência de um dispositivo legal de criação das receitas e/ou definição dos procedimentos de arrecadação, distribuição e utilização; • Todos os recebimentos de receitas em numerário (ou depositado na respectiva conta bancária) devem ter em contrapartida um recibo numerado sequencialmente; • O produto da cobrança deve ser registado em diário de caixa e depositado no banco no dia útil imediatamente a seguir ao da cobrança; • Deve existir um sistema de escrituração em livros e/ ou aplicativos informáticos apropriados; • Os movimentos de entrada e saída na conta bancária de receita devem ser objecto de registo no livro de controlo de conta bancária e mensalmente conciliados com os respectivos extractos; • Deve existir segregação de funções entre quem cobra, quem tem a custódia, quem regista os diversos livros e quem efectua as conciliações bancárias; • Deve-se proceder a rotatividade dos cobradores, fiscais, tesoureiros, recebedores e demais técnicos que intervêm na cobrança para evitar viciação de processos; • Deve haver uma correlação entre as receitas e os factores que lhes determinam, para avaliar a razoabilidade dos montantes contabilizados; • Devem ser feitas, pela entidade, conciliações das receitas entre: Liquidação – Cobrança – Depósito no banco – entrega à Direcção da Área Fiscal (através de guias de receita). ii. Receitas Tributárias

Texto do artigo · p. 17 • O cadastro de contribuintes encontra-se actualizado, sendo que os Sujeitos Passivos que cessaram as suas actividades ou não apresentam as suas declarações fiscais, devem ser expurgados do sistema de cadastro; • Os contribuintes devem ser enquadrados em função do nível da sua actividade económica, sendo que os respectivos critérios de enquadramento se encontram definidos nos Códigos sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas ou Singulares, conforme os casos; • Nas unidades de cobrança deve ser instituído o “Gestor de Contribuinte”; • Cada Gestor de Contribuinte é responsável em gerir uma carteira de contribuintes, designadamente, no que se refere ao cumprimento das suas obrigações fiscais; • Anualmente deve existir um Plano de Actividades de Fiscalização Tributária. A selecção dos contribuintes a serem fiscalizados deve obedecer os critérios definidos no respectivo regulamento; • As provas/evidências da realização da fiscalização tributária interna e externa são os verbetes de fixação e o relatório de fiscalização; • Os contribuintes colectivos devem entregar anualmente as declarações de rendimentos e de informação contabilística e fiscal, e proceder ao pagamento do IRPC devido a final e pagamentos por conta e especial por conta, quando devidos;

Texto do artigo · p. 17 • Os contribuintes singulares devem entregar anualmente as declarações de rendimentos e de informação contabilística e fiscal (quando se tratar de rendimentos empresariais e profissionais), e proceder ao pagamento do IRPS devido a final e pagamentos por conta, quando devidos; • Os sujeitos Passivos de IVA estão obrigados a entregar, em função do seu regime, uma declaração periódica e efectuar o pagamento do IVA; • Os Sujeitos Passivos do ISPC são obrigados a entregar, trimestralmente, uma declaração e efectuar o pagamento do imposto, quando devido; • Os processos do contencioso fiscal devem ser tramitados de acordo com o preceituado no Regulamento do Contencioso de Contribuições e Impostos; • Os processos executivos devem ser tramitados em obediência ao Código das Execuções Fiscais; • Os Recebedores de Fazenda e os Tesoureiros das Alfândegas devem possuir livros de registos regulamentares e processos de contas do exactor; • Mensalmente, devem ser elaborados Processos de Contabilidade;

Texto do artigo · p. 17 1.11.2.4. Contratação pública

Número ou marcador · p. 17 a) Objectivos da auditoria ✔ Aferir sobre a capacidade da unidade gestora e executora de aquisições em suprir as necessidades da entidade de forma eficiente, eficaz e pontual; ✔ Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos; ✔ Avaliar o cumprimento da legislação sobre a contratação de empreitada de Obras Públicas, Fornecimento de Bens e Prestação de Serviços ao Estado. ✔ Identificar os riscos associados ao processo de contratação pública relacionados a identificação da necessidade, processos de adjudicação, contratação, aquisição e recepção dos bens ou serviços prestados.

Número ou marcador · p. 17 b) Critérios de controlo interno

Texto do artigo · p. 17 • Devem existir UGEA e comissões de recepção formalmente nomeadas e que efectivamente funcionem; • As entidades devem ter um plano de aquisições previamente aprovado; • Deve existir transparência, documentação e critérios claros para avaliar as propostas dos concorrentes, de modo a assegurar a competitividade; • Devem ser feitas reconciliações entre as especificações técnicas dos documentos de concurso e o Cadastro de Bens e Serviços; • Devem ser feitas reconciliações entre os preços dos bens e serviços contratados e os preços de referência; • Deve haver um sistema eficiente de arquivo dos processos de adjudicação e de aquisição; e • Deve haver arquivo de correspondência trocada entre a entidade e a Unidade Funcional de Supervisão de Aquisições (UFSA) e o Tribunal Administrativo relativamente aos processos de contratação e adjudicação.

Texto do artigo · p. 18 1.11.2.5. Despesas

Texto do artigo · p. 18 1.11.2.5.1. Bens e serviços

Número ou marcador · p. 18 a) Objectivos da auditoria ✔ Avaliar o sistema de controlo interno implantado e concluir sobre se o mesmo proporciona Fiabilidade da informação financeira e operacional; Salvaguarda dos bens adquiridos; Conformidade dos procedimentos com as leis, regulamentos e políticas; Uso económico e eficiente dos recursos e Cumprimento das metas (eficácia); ✔ Identificar os riscos associados aos processos de despesas incluindo a solicitação dos bens/serviços, recepção dos mesmos, cabimentação, liquidação, pagamento e prestação de contas sobre as despesas; ✔ Avaliar as actividades de aquisição, recepção, conferência e armazenamento de bens e serviços, e ✔ Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos.

Número ou marcador · p. 18 b) Critérios de Controlo interno • Deve existir uma segregação de funções no processo da realização da despesa, nomeadamente, funções de requisição, de compra, de recepção e conferência, de armazenamento e de pagamento; • Aquisição de bens e serviços em fornecedores com contratos visados pelo Tribunal Administrativo, salvo em caso de fiscalização sucessiva; • Existência de uma informação-proposta previamente autorizada pela entidade competente, fundamentando a necessidade da aquisição, em concordância com o plano de aquisições; • Solicitação de bens e serviços aos fornecedores através da requisição externa devidamente autorizada; • Realização de procedimentos de verificação das quantidades e especificações dos bens na recepção em comparação com as requisições, para assegurar a recepção de bens efectivamente solicitados, e • Pagamento de facturas de fornecimento de bens ou prestação de serviços baseado em declarações de conformidade ou relatórios de fiscalização. 1.11.2.5.2. Demais despesas com pessoal

Número ou marcador · p. 18 a) Objectivos da Auditoria ✔ Aferir se os pagamentos efectuados pela entidade são legais e devidos aos beneficiários, nas seguintes rubricas: Ajudas de custo dentro ou fora do país; Renda de casa; Representação para pessoal; Subsídio de combustível e manutenção de viatura; Suplemento de salários e remunerações; Subsídio de funeral; Subsídio de telefone e Outras; e ✔ Identificar os riscos associados aos processos de pagamento das despesas nas rubricas das demais despesas com o pessoal.

Número ou marcador · p. 18 b) Critérios de controlo interno

Texto do artigo · p. 18 ✔ Pagamento de ajudas de custo dentro do país suportado por uma requisição interna devidamente autorizada e guias de marcha com as datas de chegada e partida, averbadas pela entidade visitada, e com declaração de conformidade do beneficiário; ✔ Pagamento de ajudas de custo fora do país suportado por informação proposta e requisições internas (ou de fundo) devidamente autorizadas, comprovativos de viagem (talão de embarque e cópia do passaporte) e relatório de viagem ou declaração de conformidade do beneficiário;

Texto do artigo · p. 18 ✔ Pagamentos de subsídios de renda de casa a indivíduo cuja função lhe confere o direito de residência do Estado ou da Entidade, conforme as políticas e regulamentos aprovados; ✔ Pagamento de subsídio de representação a indivíduos cuja lei lhe confere o direito, no montante aprovado; ✔ Pagamento de subsídio de funeral suportado por informação proposta e cópia de certidão de óbito do funcionário ou familiar elegível para o efeito (cônjuge, ascendentes, descendentes (incluindo enteados e adoptados) até 18 anos de idade ou 25 anos em caso de estudantes universitário, e ✔ Pagamento de despesas com telefone a pessoas cujas funções lhes conferem o direito, nos montantes previstos para a função.

Texto do artigo · p. 18 1.11.2.5.3. Salários e remunerações

Número ou marcador · p. 18 a) Objectivos da auditoria ✔ Aferir se os pagamentos efectuados em salários e remunerações pela entidade são os devidos aos beneficiários; ✔ Identificar os riscos associados aos processos de recrutamento do pessoal, registo e comunicação de efectividade, pagamento de abonos e descontos; ✔ Analisar a situação actual do pagamento de vencimentos e organização de recursos humanos; ✔ Aferir sobre a conformidade de processamento e pagamentos de vencimentos; ✔ Aferir sobre o cumprimento dos objectivos e metas planificados no âmbito da contratação e a gestão e controlo dos recursos humanos e financeiros da entidade; ✔ Avaliar a eficácia do sistema de controlo interno implantado, no que concerne a: – Inserção do Pessoal no sistema de pagamentos; – Remoção pontual do pessoal desvinculado; – Atribuição de subsídios e regalias inerentes a cargos de direcção e chefia, e remoção dos mesmos no termo do mandato; – Atribuição de bónus especial, subsídios de localização e de adaptação, baseada na verificação de existência de condições objectivas e legais para a sua consecução. ✔ Aferir sobre o pagamento de abonos de horas extraordinárias e de segunda turma (docentes) atento à proposta prévia de beneficiários devidamente autorizada; e ✔ Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos.

Número ou marcador · p. 18 b) Critérios de controlo interno

Texto do artigo · p. 18 ✔ Existência de um quadro de pessoal aprovado; ✔ Nomeação do pessoal de acordo com o respectivo quadro; ✔ Só pessoas legalmente nomeadas ou contratadas e em serviço efectivo devem receber vencimento; ✔ O recrutamento e fixação de remunerações devem ser autorizados e responder às necessidades do sector de acordo com os critérios estabelecidos por lei; ✔ Existência de evidências documentais que suportam as alterações dos dados do pessoal com impacto no salário; ✔ Os vencimentos devem ser pagos tendo em consideração a efectividade gerada. Para isso, os

Texto do artigo · p. 19 mapas de efectividade devem estar em concordância com os registos de assiduidade nos respectivos livros de Ponto;

Texto do artigo · p. 19 ✔ Os valores abonados devem estar em conformidade com as regras em vigor; ✔ As pessoas que cessam ou suspendem seu vínculo laboral com a entidade, transferidas e falecidas devem ser imediatamente retiradas da folha de pagamento; ✔ A entidade deve possuir procedimentos de análise da execução orçamental das rubricas de salários e remunerações, identificação e justificação de eventuais desvios; e ✔ Deve-se obedecer ao princípio de segregação de funções nos controlos-chave de processamento de salário bem como do respectivo pagamento, à excepção do Agente de Conformidade (AGC);

Texto do artigo · p. 19 1.11.2.5.4. Pensões (segurança social e previdência social)

Número ou marcador · p. 19 a) Objectivos da Auditoria ✔ Avaliar o sistema de controlo interno implantado sobre o fundo de pensões e concluir se o mesmo proporciona: – Fiabilidade da informação financeira e operacional; – Salvaguarda dos recursos; – Conformidade dos procedimentos com as leis, regulamentos e políticas; – Uso económico e eficiente dos recursos; e – Realização dos resultados estratégicos e operacionais (eficácia). ✔ Identificar os riscos associados aos fundos de pensões desde a sua arrecadação, contabilização, utilização e prestação de contas; ✔ Identificar os riscos associados ao processo de pensões desde o ingresso dos beneficiários no sistema de pensões até ao pagamento dos pensionistas; ✔ Certificar-se de que a fixação das pensões tem sido resultante da ocorrência de factos determinantes, nos termos da legislação aplicável; ✔ Assegurar-se de que os pagamentos efectuados são os devidos aos beneficiários; e ✔ Identificar os riscos associados aos processos de fixação e pagamento de pensões desde o ingresso dos indivíduos ao sistema, o cálculo dos valores devidos e o pagamento a pessoas certas.

Número ou marcador · p. 19 b) Riscos comuns

Texto do artigo · p. 19 ➢ Uso indevido do valor (receita) do fundo de pensões; ➢ Descaminho e apropriação de fundos; ➢ Aplicação de fundos em projectos não autorizados; ➢ Má contabilização dos fundos recebidos; ➢ Utilização da receita na fonte; ➢ Pagamento simultâneo de salário e pensão; ➢ Duplicação de registos; ➢ Inserção no sistema e pagamentos a pessoas indevidas; ➢ Pagamento a pessoas não autorizadas; ➢ Cálculos mal efectuados; ➢ Processamento e pagamento de pensões de beneficiários falecidos, e ➢ Defraudação por apropriação indevida dos recursos do Estado.

Número ou marcador · p. 19 c) Critérios de controlo interno

Texto do artigo · p. 19 • A entidade possui banco de dados de todos os trabalhadores/funcionários que descontam para o fundo de pensões, identificados com um número único (de contribuinte ou NUIT); • As contribuições (descontos de trabalhadores/ funcionários) recebidas são creditadas associadas ao número do contribuinte/NUIT do trabalhador/ funcionário; • As contribuições dos trabalhadores/funcionários são depositadas/creditadas unicamente em conta(s) bancária(s) específica(s); • Os montantes destas contas são integralmente transferidos para uma conta única centralizadora, antes da sua utilização em despesas; • Os valores da conta bancária centralizadora são transferidos para contas específicas da entidade, nomeadamente: pagamento de pensões (de cada unidade pagadora), despesas com o pessoal, despesas de funcionamento e investimento institucional, investimento de capital e poupança; • No momento de admissão dos indivíduos ao sistema de pensões, são constituídos processos individuais dos beneficiários contendo os documentos para aquisição do direito de pensão, conforme a legislação aplicável; • Os dados do processo são comparados com os constates no banco de dados dos contribuintes para verificação da sua existência, identidade pessoal, tempo de serviço e satisfação dos encargos para a pensão; • Os indivíduos são devidamente enquadrados nas modalidades de pensões a que têm direito, segundo o facto determinante da qualidade de pensionista (aposentação, sobrevivência, de sangue, por serviços excepcionais e relevantes prestados ao País, ....); • Determinação das circunstâncias que decorre a aposentação serem alheias à vontade do funcionário ou agente, como do próprio Estado, na qual resulta na incapacidade de prestar serviços; • Existência de procedimento de verificação de desactivação no sistema de salário dos indivíduos admitidos no sistema de pensões; • Existência de procedimento de fixação da pensão com base no último salário, ou média aritmética do salário dos últimos dois anos e no tempo de serviço prestado; • Existência de segregação de funções e uma divisão de responsabilidade entre as seguintes entidades/ funções: – Verificação do processo de admissão dos beneficiários no sistema de pensões; – Autorização do ingresso; – Processamento das folhas de pagamento; – Liquidação dos montantes a pagar; – Realização de pagamentos, e – Realização de procedimentos de prova de vida. • Suspensão automática de processamento de pensões, após duas faltas consecutivas; e • Realização de procedimento de prestação de prova de vida anual dos pensionistas.

Texto do artigo · p. 20 1.11.2.6. Património

Número ou marcador · p. 20 a) Objectivos da auditoria ✔ Avaliar o sistema de controlo interno implantado e concluir se o mesmo proporciona fiabilidade da informação e operacional; salvaguarda dos bens e conformidade dos procedimentos com as leis, regulamentos e políticas; ✔ Avaliar as actividades de gestão, manutenção, inventariação e controlo físico dos bens afectos à Instituição; ✔ Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos; ✔ Identificar os riscos associados ao processo de salvaguarda do património que inclui a aquisição, a recepção, o registo e inventariação, utilização e manutenção; e ✔ Avaliar o cumprimento da legislação sobre gestão e controlo do património do Estado.

Número ou marcador · p. 20 b) Riscos comuns ➢ Descaminho de bens

Número ou marcador · p. 20 c) Critérios de controlo interno

Texto do artigo · p. 20 • Deve existir inventário dos bens com os respectivos custos unitários, ano de aquisição e localização; • Devem ser realizadas verificações físicas, elaborados os respectivos relatórios periódicos e aprovados pela gestão. Os desvios devem ser investigados pela gestão da entidade; • Deve existir um registo dos movimentos dos bens duradouros e a respectiva actualização no inventário; • Deve existir um processo de furto ou roubo dos bens, que deverá incluir, a participação à polícia, o resultado da investigação e as medidas tomadas; • Os custos totais dos bens duradouros adquiridos devem estar de acordo com a respectiva rubrica orçamental; • Deve existir um sector responsável pela área do património; • Deve existir segregação de funções entre Património – UGEA – Contabilidade – Tesouraria Aprovisionamento; • Devem existir infra-estruturas adequadas (armazém, economato, etc.) para prevenir vários tipos de perdas de stocks; • Para salvaguarda dos consumíveis deve haver livro de entrada, ficha de controlo de stock e ficha de prateleira; • Para bens abatidos, a entidade deve possuir processo de abate, contendo a relação de bens ociosos ou incapazes, o despacho de nomeação da comissão de verificação da incapacidade e a comunicação da unidade intermédia ou supervisora do Subsistema do Património e termos de entrega; e • Existência de procedimentos de controlo sobre o pagamento de viaturas em processo de alienação.

Texto do artigo · p. 20 1.11.2.7. Tecnologias de informação e comunicação

Texto do artigo · p. 20 A auditoria a tecnologia de informação deve ser encarada sob cinco prismas, nomeadamente (i) Controlos Organizacionais e Operacionais (ii) Desenvolvimento, Aquisição e Manutenção de Sistemas, (iii) Infra-estrutura e Data Center (iv) Segurança Física e Lógica e (v) Base de Dados.

Texto do artigo · p. 20 i. Controlos Organizacionais e Operacionais

Número ou marcador · p. 20 a) Objectivos da auditoria: ✔ Avaliar o controlo interno, promover a eficiência das operações e impulsionar maior adesão às normas, políticas e procedimentos administrativos prescritas pela gestão com maior foco na responsabilidade.

Número ou marcador · p. 20 b) Critérios de controlo interno: • Devem estar definidas normas, políticas e procedimentos administrativos para as actividades das TI (por exemplo: normas e procedimentos para a aquisição e utilização de equipamentos de hardware e software); • A área das TI deve dispor de um plano de actividades e orçamento financeiro actualizado, para o seu funcionamento, devendo o mesmo estar integrado no orçamento global da organização; • Deve existir um plano de formação profissional de todos os técnicos das TI e dos utilizadores do equipamento e aplicativos; • Deve estar definido um plano de carreira profissional para os técnicos que sejam responsáveis pelo funcionamento do sistema de informação; • Deve ser implementado o princípio de segregação de funções na área das TI; • Devem estar definidas com clareza as funções e responsabilidades dos técnicos das TI; • As funções e os cargos devem ser adequados à qualificação dos técnicos existentes; • Devem existir contractos com os fornecedores para a manutenção do hardware e do software; • Deve estar definido um mecanismo para avaliar os custos das actividades do departamento de informática; e • Devem estar identificados e diferenciados os processos mais importantes da organização e os seus recursos, para que em casos de desastres, ser possível recuperar convenientemente. ii. Aquisição, Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas

Número ou marcador · p. 20 a) Objectivos da auditoria ✔ Analisar o estudo de viabilidade económica, operacional e técnica para implementação do sistema; ✔ Analisar a documentação dos sistemas, quer concebidos localmente quer adquiridos; ✔ Avaliar a operacionalidade/funcionalidade, tecnologia, pós-venda, segurança e análise de custo e benefícios, quando se trata de uma aquisição externas; e ✔ Avaliar os procedimentos para alteração das aplicações, sejam elas de manutenção, melhorias ou mesmo substituição total de recursos informáticos.

Número ou marcador · p. 20 b) Critérios de controlo interno

Texto do artigo · p. 20 • Devem estar estabelecidos critérios e procedimentos para elaboração da especificação, visando dar suporte a projectos de novos sistemas ou mudanças nos sistemas existentes; • Devem estar estabelecidas rotinas e procedimentos para revisão da especificação e codificação dos programas relativos a novos projectos ou alterações, por pessoal apropriado (por exemplo: analistas, líderes de projecto, operação, segurança e suporte);

Texto do artigo · p. 21 • Os utilizadores devem ser envolvidos no processo de selecção, especificação ou modificação de sistemas; • Em projectos de desenvolvimento interno e manutenção de sistemas, devem estar definidas rotinas e procedimentos para determinar as prioridades, assim como estar sujeitas aos padrões de programação aplicáveis ou outros usados pela organização; • Devem estar estabelecidas rotinas e procedimentos de teste para os novos sistemas, assim como para os que sofreram mudanças, antes de aprovados e implantados; e • A documentação do sistema em funcionamento (desenho, especificação, arquitectura, aceitação, utilizador, administração, etc.) deve ser mantida actualizada, para atender às necessidades tanto do usuário, assim como do pessoal da manutenção e processamento de dados.

Texto do artigo · p. 21 iii. Infra-estrutura e Data Center

Número ou marcador · p. 21 a) Objectivo da auditoria ✔ Avaliar se as configurações feitas ao equipamento de rede (router, firewall, swisch, access points, entre outros), computadores, data center, servidores, etc., observam o recomendado pelas boas práticas.

Número ou marcador · p. 21 b) Critérios de controlo interno

Texto do artigo · p. 21 • Devem estar estabelecidos procedimentos e políticas para a gestão da rede; • A estrutura da rede deve estar documentada (planta de projecto); • Devem ser estabelecidos mecanismos de controlo do hardware e software que garantam a segurança e integridade dos dados no ambiente de rede e dos recursos físicos que a compõem, bem como limitar e controlar o acesso aos programas e dados; • Devem estar estabelecidas rotinas para o restabelecimento da rede após interrupções inesperadas; • As instalações dodata-center devem estar localizadas, considerando a possibilidade de ocorrência de inundações e proximidade a pólos geradores de fogo (tanque de combustível, depósito de papeis, cozinhas), áreas com radiações electromagnéticas e outras de elevado perigo; • Deve ser feito o controlo contínuo tanto da temperatura assim como da humidade, nas áreas de processamento de dados (data-center); • O data-center deve estar protegido por um sistema de detecção e extinção de incêndios; • A infra-estrutura do data-center deve dispor de um sistema alternativo de alimentação de energia eléctrica, compatível com a energia consumida; • Devem existir contratos para a utilização de hardware e de software, bem como para a manutenção dos mesmos, e • Os equipamentos no data-center devem ser alimentados por uma energia limpa (Ups).

Texto do artigo · p. 21 iv. Segurança Física e Lógica a) Objectivo da auditoria

Texto do artigo · p. 21 ✔ Avaliar o controlo sobre acesso físico e lógico aos elementos que compõem o sistema de informação, tais como bases de dados, hardware, software,

Texto do artigo · p. 21 sistemas/aplicações, redes, procedimentos, ou seja, tudo o que regula e faz funcionar a organização do ponto de vista das TI.

Número ou marcador · p. 21 b) Critérios de controlo interno

Texto do artigo · p. 21 1) Segurança Lógica • Devem estar estabelecidas políticas que forneçam directrizes para a implementação de normas de segurança de informação; • Devem estar implementadas políticas e procedimentos para a atribuição ou modificação do nível de acesso; • A organização deve dispor de umsoftware de controlo de acesso, que detecte a tentativa de intrusão de pessoas não autorizadas, e restringindo o acesso dos usuários somente aos recursos necessários (dados, programas, transacções, etc.) para executar as suas funções de trabalho; • Deve estar estabelecida uma norma para a utilização de softwares em redes locais; • Devem estar implementados os níveis de segurança de informação recomendada em termos de complexidade e níveis de confidencialidade; • Área das TI deve ter estabelecida e implementada uma política para a criptografia dos dados; • Deve ser feita a rotatividade dos operadores que se ocupam do processamento das operações mais delicadas, e • Deve estar implementada uma segurança correcta e eficaz através do desenvolvimento de um misto de controlos digitais e controlos físicos no sentido de proteger toda a plataforma informática da instituição; quer aplicações quer componentes físicas. 2) Segurança física

Texto do artigo · p. 21 • Deve estar instalado um sistema de detenção e extinção de incêndios nas unidades de processamento; • Os equipamentos e instalações das TI devem estar assegurados contra riscos (incêndio, roubo...); • As instalações devem ser sujeitas a inspecções periódicas pela empresa seguradora ou pelos bombeiros; • A área das TI deve ter uma lista com nomes, telefones e endereços da Polícia, dos Bombeiros, de empresas de manutenção, do responsável pela segurança total do sistema de informação, guardado em lugar visível e de fácil acesso; • Deve existir um plano de contingência que possibilite a segurança do sistema de informação, em casos de catástrofes; • Deve existir um gerador de corrente eléctrica que suporte o funcionamento da unidade de processamento de dados; • A organização deve ter pessoal de vigilância devidamente treinado para intervir no domínio das TI, em casos de emergência; • Devem estar definidas as condições de limpeza e de higiene que devem existir no data-center; • A documentação de segurança deve ter cópias em local seguro; • Devem ser realizadas acções de formação relativa a prevenção de acidentes no domínio da informática; e • Equipamento ou material informático com propriedades magnéticas, deve estar armazenado ou arrumado de modo a não afectar outros equipamentos.

Texto do artigo · p. 22 v. Base de Dados

Número ou marcador · p. 22 a) Objectivo da auditoria ✔ Avaliar os controlos implantados para a administração da base de dados, administração de dados, controlos de acesso, dicionário de dados, sua disponibilidade, recuperação e, integridade da Base de Dados;

Número ou marcador · p. 22 b) Critérios de controlo interno

Texto do artigo · p. 22 • O acesso à base de dados deve ser controlado por um software específico, devendo existir a figura de administrador de base de dados; • A organização deve ter contracto de manutenção e apoio técnico à utilização do software de gestão da base de dados; • A gestão da base de dados deve estar sujeita a normas, políticas e procedimento de funcionamento; • Os logs da base de dados devem ser analisados pelo responsável pela segurança do SI; • É crucial que seja feito, de forma periódica, o backup da base de dados e do log das transacções, e uma das cópias conservada em lugar geograficamente distante, como é o caso de uma outra cidade, para assegurar que em caso de catástrofes naturais (como o cismo) a informação seja recuperada; • Os arquivos de backups devem ser testados no sentido de se aferir a qualidade e o seu estado; • A transferência de ficheiros da base de dados na ligação entre os computadores terminais e o servidor (upload e download) deve ser feita com recurso a um software; • A capacidade das unidades de discos deve ser suficiente para suportar as bases de dados; • Deve existir um ambiente de testes da base de dados para permitir que os analistas e programadores usem-no em casos de alterações feitas as aplicações, e • Os técnicos da administração de dados devem ter a formação suficiente para dar o suporte necessário aos utilizadores, analistas e programadores.

Texto do artigo · p. 22 1.11.3. Evidência

Texto do artigo · p. 22 Uma parte importante do trabalho do auditor consiste em obter evidência de auditoria para poder fundamentar as suas conclusões. Uma vez que raramente se analisam todas as informações acerca da entidade auditada, é essencial que as técnicas de compilação de dados e de amostragem sejam cuidadosamente escolhidas e sejam suficientes para detectar adequadamente todos os erros e irregularidades materialmente relevantes. De acordo com o IIA - Norma 2330, os auditores devem documentar adequadamente as informações relevantes para dar suporte às conclusões e aos resultados do trabalho de auditoria.

Número ou marcador · p. 22 a) Classes de evidência

Texto do artigo · p. 22 Segundo a fonte de obtenção, a evidência de auditoria pode ser classificada em:

Texto do artigo · p. 22 i. Evidência física

Texto do artigo · p. 22 A evidência física obtém-se mediante a inspecção ou observação física. A inspecção efectua-se relativamente a determinados bens do activo (numerário em cofre, stocks em armazém, bens patrimoniais, etc.). A inspecção de activos tangíveis proporciona evidência sobre a sua existência, mas não sobre sua propriedade.

Texto do artigo · p. 22 A observação consiste em ver como são desenvolvidas na prática as funções cometidas aos vários intervenientes num processo. A observação é sobretudo importante na confirmação do levantamento do controlo interno ou quando um processo ou procedimento não é susceptível de comprovação posterior.

Texto do artigo · p. 22 A evidência física deverá ser documentada sob forma de memorandos, resumindo os assuntos inspeccionados ou observados, nomeadamente, mapas, gráficos, fotografias ou amostras reais.

Texto do artigo · p. 22 ii. Evidência documental

Texto do artigo · p. 22 A evidência documental é aquela obtida dos exames de ofícios, contratos, documentos comprobatórios (registos contabilísticos, contratos, cartas, facturas, etc.) e informações prestadas por pessoas de dentro e de fora da entidade auditada, sendo que a evidência obtida de fontes externas adequadas é mais fidedigna que a obtida na própria organização sob auditoria. O exame destes registos e documentos proporciona distintos graus de evidência segundo a natureza da fonte e a eficácia dos controlos internos.

Texto do artigo · p. 22 As três categorias mais importantes de evidência documental que proporcionam ao auditor distintos graus de confiança são a:

Texto do artigo · p. 22 • Produzida e mantida pela entidade; • Produzida por terceiros e em poder da entidade, e • Produzida e mantida por terceiros. iii. Evidência analítica

Texto do artigo · p. 22 Consiste em cálculos, comparações, estudo de índices e tendências, assim como a investigação de variações e transacções não habituais.

Texto do artigo · p. 22 iv. Evidência electrónica

Texto do artigo · p. 22 Evidência electrónica trata-se de informações geradas, armazenadas ou transmitidas em formato digital e que pode ser utilizada como papel de trabalho apresentando-se de várias formas, tais como correio electrónico, fotografias, vídeo, áudio, páginas web, dentre outros.

Texto do artigo · p. 22 Um dos grandes desafios actualmente é estabelecer uma gestão de acesso eficaz tanto do ponto de vista operacional como de compliance (conformidade). Para isso, é necessário integrar gestão de identidades, segregação de funções, análises de risco, procedimentos de autenticação, autorização, inclusão e revogação de acessos, assim como um conjunto de ferramentas tecnológicas que permitem o controlo de acesso em vários ambientes, sistemas e aplicativos.

Texto do artigo · p. 22 O papel do auditor é de verificar a eficácia dos controlos e procedimentos existentes assegurados pela segregação de funções no uso das tecnologias de informação e comunicação apontando, por um lado, deficiências e irregularidades que possam comprometer a segurança e o desempenho organizacional e, por outro, recolhendo evidências através dessas tecnologias para suportar as suas conclusões.

Texto do artigo · p. 22 v. Testemunho

Texto do artigo · p. 22 O testemunho consiste em declarações escritas ou orais de indivíduos da entidade auditada e outras pessoas em resposta a perguntas e/ou entrevistas. Os testemunhos podem não ser conclusivos e devem ser sustentados por outras formas de informação, quando possível.

Texto do artigo · p. 22 No caso das declarações orais, o auditor deve gerar um auto de declarações que deve ser assinado por ele e pelo declarante.

Texto do artigo · p. 22 vi. Confirmações

Texto do artigo · p. 22 A confirmação consiste em obter a corroboração, normalmente por escrito, de uma determinada informação. Pode ser conseguida através de certidões ou de circularizações.

Número ou marcador · p. 23 b) Propriedades das Evidências

Texto do artigo · p. 23 As evidências devem atender a certos requisitos legais, de acordo com a legislação de cada país, podendo se destacar as seguintes propriedades:

Texto do artigo · p. 23 Admissíveis – no caso em que reúnem condições de ser apresentadas em órgãos judiciais. A legislação de cada país pode especificar de forma diferente o que é admissível em um tribunal, por exemplo: as provas obtidas por meio de peritos;

Texto do artigo · p. 23 Autênticas - são aquelas exaradas com as formalidades legais pelas autoridades públicas nos limites das suas competências com assinatura reconhecida pelo notário ou com o selo do respectivo serviço. Por exemplo: escritura pública, certidão de registo predial, título de propriedade, etc., e

Texto do artigo · p. 23 Confiáveis - os procedimentos de recolha e análise devem ser obtidos através de técnicas de auditoria geralmente aceites e que aplicados por qualquer outro auditor conduzam aos mesmos resultados. A evidência deve ser clara e de fácil compreensão ao destinatário da informação. Por exemplo: as ordens de pagamento geradas no ambiente e-SISTAFE são geradas por um funcionário com perfil autorizado por um oficial público.

Texto do artigo · p. 23 1.11.4. Papéis de Trabalho

Texto do artigo · p. 23 Os papéis de trabalho documentam as informações obtidas, as análises realizadas e apoiam as conclusões e os resultados do trabalho. Os papéis de trabalho são preparados pelo auditor e examinados pela gestão da auditoria interna (IIA - PR 2330-1).

Texto do artigo · p. 23 Os papéis de trabalho deverão permitir que qualquer auditor, sem prévio envolvimento na auditoria, chegue às mesmas conclusões expressas no relatório.

Texto do artigo · p. 23 Os papéis de trabalho poderão ser em papel, suportes magnéticos (flash disk, CD, DVD) ou outros suportes.

Texto do artigo · p. 23 A gestão da auditoria deverá definir políticas sobre o tipo, a classificação e a salvaguarda dos papéis de trabalho.

Texto do artigo · p. 23 Os papéis de trabalho normalizados (por exemplo questionários e programas de auditoria) podem melhorar a eficácia de uma auditoria e facilitar a delegação do trabalho de auditoria.

Texto do artigo · p. 23 1.11.4.1. Finalidade dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho servem para: • Ajudar no planeamento, realização e revisão das auditorias; • Fornecer o suporte principal para o relatório de auditoria; • Facilitar revisões por terceiros; • Fornecer uma base para o controlo de qualidade das auditorias; • Documentar se os objectivos do trabalho foram alcançados; • Ajudar no desenvolvimento profissional dos auditores; e • Demonstrar o cumprimento das Normas de Auditoria. 1.11.4.2. Conteúdo dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho devem ser completos e constituir

Texto do artigo · p. 23 o suporte das conclusões alcançadas. Poderão incluir, entre outros, os seguintes elementos:

Texto do artigo · p. 23 • Documentos de planeamento e programas de auditoria; • Questionários/checklists de controlo, fluxogramas e narrativas; • Memorandos de entrevistas; • Informação sobre a instituição auditada (por exemplo organograma e descrição de funções); • Cópias de contratos e acordos importantes;

Texto do artigo · p. 23 • Resultados de procedimentos analíticos de auditoria; • Relatório de auditoria e os comentários da Direcção (contraditório), e; • Matriz das recomendações.

Texto do artigo · p. 23 1.11.4.3. Qualidade dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho deverão ser:

Texto do artigo · p. 23 • Completos e exactos, de forma a poderem documentar os factos comprovados, as avaliações e conclusões, e mostrar a natureza e alcance do trabalho; • Claros, compreensíveis e detalhados, de forma a não necessitarem de esclarecimentos adicionais para a compreensão da sua finalidade, fontes, natureza e suficiência do trabalho realizado e pertinência das conclusões; • Relevantes, de modo a que somente incluam assuntos de importância para os objectivos da auditoria.

Texto do artigo · p. 23 No caso em que os papéis de trabalho são gerados pelo auditor, os mesmos devem conter determinados requisitos, designadamente:

Texto do artigo · p. 23 • Cabeçalho: Contendo o nome da entidade auditada, o exercício económico, a codificação e referência do papel de trabalho e uma breve descrição do seu conteúdo; • Identificação: Iniciais dos auditores responsáveis pela sua elaboração e revisão, as respectivas datas e assinaturas; • Fonte: Indicação da origem da informação obtida, fazendo referência dos documentos base e/ou às pessoas que a facilitaram; • Explicação: Comentários sobre o trabalho realizado, assinalando os objectivos prosseguidos e as provas levadas a cabo para sua consecução; • Alcance do trabalho: Indicação da unidade usada para as quantias e valores, tamanho das amostras e a forma da sua obtenção; • Informação geral: Sobre problemas deparados, deficiências encontradas, aspectos a aprofundar em auditorias posteriores, alterações a introduzir ao programa de trabalho etc.; • Conclusões: Exposição sucinta dos resultados obtidos e opinião final sobre o trabalho realizado; e • Referências: Indicação das folhas de trabalho relacionadas, de acordo com um sistema de referências cruzadas que permita a sua revisão.

Texto do artigo · p. 23 Cada área deve ser referenciada de forma a permitir o encadeamento entre os vários aspectos e a facilitar a consulta, podendo ser utilizado um código de uma ou mais letras.

Texto do artigo · p. 23 Exemplo:

Texto do artigo · p. 23 A área de Bens e Serviços pode ser referenciada com o código “BS” e a numeração dos papéis de trabalho começará em BS/0 (para a folha resumo com as conclusões), seguindo-se depois uma numeração sequencial BS/1, BS/2 BS/3 ....BS/n.

Texto do artigo · p. 23 • Símbolos: são um auxiliar e podem ser diversos. Os símbolos utilizados deverão ser explicados na parte inferior do respectivo papel e devem ser mantidos ao longo de toda auditoria.

Texto do artigo · p. 23 Exemplos: T – soma conferida Y – multiplicação conferida TT – somas horizontais e verticais conferidas

Texto do artigo · p. 24 Exemplos: Dados seleccionados para a testagem:

Texto do artigo · p. 24 Lista de Fornecedores Fornecedor Produto Quantidade Preço Unitario Total A Agrafos 5 100,00 500,00 Y B Resma de papel 12 300,00 3.600,00 Y C Toner 3 150,00 450,00 Y Total 4.550,00 T

Lista de Fornecedores
Fornecedor	Produto	Quantidade	Preço Unitario	Total
A	Agrafos	5	100,00	500,00	Y
B	Resma de papel	12	300,00	3.600,00	Y
C	Toner	3	150,00	450,00	Y
Total	4.550,00
				T

Texto do artigo · p. 24 Y Y Y T

Texto do artigo · p. 24 Folha de Salário Trabalhador Salário Subsídio Abono de familia Salário bruto A 7.500,00 1.200,00 700,00 9.400,00 T B 8.600,00 1.500,00 900,00 11.000,00 T C 11.000,00 2.000,00 1.200,00 14.200,00 T Total 27.100,00 4.700,00 2.800,00 34.600,00 T T T TT

Folha de Salário
Trabalhador	Salário	Subsídio	Abono de familia	Salário bruto
A	7.500,00	1.200,00	700,00	9.400,00	T
B	8.600,00	1.500,00	900,00	11.000,00	T
C	11.000,00	2.000,00	1.200,00	14.200,00	T
Total	27.100,00	4.700,00	2.800,00	34.600,00
	T	T	T	TT

Texto do artigo · p. 24 1.11.4.4. Organização dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho devem ser organizados em pasta corrente

Texto do artigo · p. 24 e pasta permanente:

Número ou marcador · p. 24 a) Pasta corrente

Texto do artigo · p. 24 A pasta corrente engloba toda a documentação relativa a cada auditoria específica, tais como o programa de auditoria, o registo das análises e conclusões do trabalho desenvolvido, cópia das demonstrações financeiras e dos relatórios de outras auditorias. O conteúdo da referida pasta pode ser agrupado em:

Texto do artigo · p. 24 • Programa de trabalho – documento escrito destinado a servir de guia à execução dos testes de conformidade e substantivos; e • Mapas de trabalho – documentos de evidência dos testes ou procedimentos efectuados pelo auditor assim como das suas conclusões.

Texto do artigo · p. 24 Os papéis de trabalho da pasta corrente podem ser organizados em conformidade com os aspectos abaixo descritos, relativos as fases do processo de auditoria:

Texto do artigo · p. 24 • Planeamento; • Avaliação do Sistema de Controlo Interno; • Procedimentos de auditoria efectuados, a informação obtida e as conclusões alcançadas; • Revisão do trabalho; • Relatório; e • Acompanhamento das recomendações (a posterior). b) Pasta permanente

Texto do artigo · p. 24 Esta pasta engloba toda a informação que o auditor considera importante e que tenha de ser consultada ao longo das auditorias em curso e futuras, tal como:

Texto do artigo · p. 24 • Informação geral sobre a instituição auditada; • Estatuto orgânico e regulamentos internos; • Quadro de pessoal; • Descrição da organização (organograma); • Planos estratégicos e programas; • Legislação específica do Sector; • Descrições dos sistemas e rotinas de controlo interno;

Texto do artigo · p. 24 • Contratos e acordos celebrados pela instituição; • Relatórios de auditoria interna e externa; • Lista de contas bancárias, e • Outros relatórios (avaliação do risco, etc.).

Texto do artigo · p. 24 1.11.4.5. Arquivo

Texto do artigo · p. 24 Os arquivos de trabalho de auditoria são propriedade da organização e, por isso mesmo, devem, em geral, permanecer sob controlo da actividade de auditoria interna e a eles deverão ter acesso somente do pessoal autorizado.

Texto do artigo · p. 24 Cada unidade de auditoria deve criar e implementar um sector de gestão do arquivo cuja política de protecção deverá ser superiormente definida. O arquivo deve ser centralizado e permitir a localização rápida e eficiente das informações referentes a cada processo de auditoria. Os códigos das pastas deverão ser os mesmos das acções constantes da Programação do Controlo Interno.

Texto do artigo · p. 24 A política de protecção do arquivo deve incluir as condições de segurança dos arquivos, a restrição de acesso, a protecção contra incêndio e humidade, e cópia de segurança.

Texto do artigo · p. 24 1.12. Supervisão

Texto do artigo · p. 24 A supervisão é essencial para garantir a consecução dos objectivos de auditoria e a manutenção da qualidade do trabalho (IIA – Norma 2340, PR 2340-1). Uma supervisão e um controlo adequado são, assim, sempre necessários, independentemente da competência individual dos auditores.

Texto do artigo · p. 24 A supervisão deve ser orientada tanto para o conteúdo como para o método de auditoria, em todas as fases do processo de auditoria, sendo exercida pelo chefe da equipa ou por um auditor designado para o efeito, e visa garantir que:

Texto do artigo · p. 24 • Os membros da equipa de auditoria tenham uma clara compreensão do plano da auditoria; • A auditoria seja realizada de acordo com as normas e práticas estabelecidas; • O plano de auditoria e os métodos e procedimentos nele especificados sejam seguidos; • O cronograma do trabalho seja cumprido e os objectivos da auditoria sejam alcançados;

Texto do artigo · p. 25 • Os papéis de trabalho contenham informações probatórias que fundamentem adequadamente todas conclusões, recomendações e pareceres; e • O relatório de auditoria contenha todas conclusões, recomendações e pareceres pertinentes.

Texto do artigo · p. 25 Todo o trabalho de auditoria deve ser revisto pelo chefe da equipa ou por um auditor designado para o efeito, à medida que se vai cumprindo cada fase da auditoria, de modo a garantir que:

Texto do artigo · p. 25 • As avaliações e conclusões estejam fundamentadas e adequadamente documentadas; • Os erros, deficiências e factos excepcionais foram convenientemente identificados, documentados e sanados ou levados ao conhecimento do supervisor da equipa de auditoria; e • As alterações e melhorias da auditoria em curso sejam identificadas e registadas, a fim de serem consideradas nos planos de auditorias futuras, de formação e treinamento do pessoal.

Texto do artigo · p. 25 1.13. Comunicação dos Resultados 1.13.1. Relatório de Auditoria

Texto do artigo · p. 25 Todas as acções de auditoria terão necessariamente como produto final um instrumento adequado para a tomada de decisões sobre os seus resultados, assumindo geralmente a forma de relatório.

Texto do artigo · p. 25 O relatório constitui a face visível de todo o trabalho realizado, pelo que a sua utilidade está relacionada com a sua capacidade de transmitir informações úteis em tempo oportuno.

Texto do artigo · p. 25 Os relatórios devem ser precisos, objectivos, claros, concisos, construtivos, completos e tempestivos (IIA – Norma 2420).

Texto do artigo · p. 25 Assim, os relatórios de auditoria devem comportar os seguintes atributos:

Texto do artigo · p. 25 • Precisos – são livres de erros e distorções e são fiéis aos factos fundamentais; • Objectivos – são justos, imparciais e neutros, e são o resultado de um julgamento justo e equilibrado de todos factos e circunstâncias relevantes; • Claros – são facilmente compreendidos e são lógicos, evitam linguagem técnica desnecessária e fornecem todas as informações significativas e relevantes; • Concisos – são directos ao ponto e evitam elaboração desnecessária, detalhes supérfluos, redundância e excesso de palavras; • Construtivos – são úteis ao cliente do trabalho e à organização e conduzem à melhorias onde sejam necessárias; • Completos – não omitem nada do que seja essencial à audiência alvo e incluem todas informações significativas e relevantes e as observações que dão suporte às conclusões e recomendações; e • Tempestivos – são oportunos e práticos, dependem da importância do ponto, permitem a administração tomar as decisões correctivas e apropriadas.

Texto do artigo · p. 25 A estrutura do relatório deve ser a mais adequada a cada situação concreta. No entanto, deve obedecer a uma estrutura básica mínima que assente nos seguintes pontos: introdução, resultados, conclusões, recomendações.

Texto do artigo · p. 25 Os auditores internos deverão, de forma clara e sucinta, além de expressar a sua opinião (elemento indispensável do relatório), identificar a natureza e o objecto do trabalho, descrever as responsabilidades dos órgãos de gestão e as suas próprias, bem como o âmbito do trabalho realizado.

Texto do artigo · p. 25 Quando o relatório for extenso (mais de 30 páginas de conteúdo) deve conter um sumário executivo para permitir que rapidamente

Texto do artigo · p. 25 o leitor entenda a mensagem que se pretende transmitir. Nesse caso, é desejável utilizar as principais conclusões como sumário executivo, mas também incluir em resumo, as recomendações mais importantes. O sumário executivo não é apenas uma cópia e colagem das constatações e conclusões, mas uma leitura destas, permitindo fácil percepção do conteúdo do relatório. 1.13.2. Procedimento de Contraditório As UAI, tendo em vista os objectivos de rigor, transparência, operacionalidade e eficácia, devem conduzir as suas intervenções em observância ao princípio de contraditório, afigurando-se como um direito incontornável da entidade auditada.

Texto do artigo · p. 25 O procedimento de contraditório consiste em dar a conhecer a entidade auditada os resultados preliminares da auditoria, com vista a obter pronunciamento ou esclarecimentos adicionais sobre os factos arrolados.

Texto do artigo · p. 25 Um contraditório informal deve ser efectuado no decurso e no final do trabalho de campo para permitir aproximar a versão do relatório a enviar para efeitos de contraditório formal, evitando a contestação dos resultados da auditoria pela entidade auditada.

Texto do artigo · p. 25 1.14. Monitorização e Avaliação das Recomendações

Texto do artigo · p. 25 A acção de auditoria só será eficaz se produzir os efeitos desejados no que tange a implementação das recomendações e outras medidas preconizadas. Assim, deverá ser efectuado um acompanhamento das recomendações e medidas implementadas pelos organismos ou entidades visadas, com o objectivo de suprimir as irregularidades relatadas e efectivar as boas práticas recomendadas.

Texto do artigo · p. 25 Desta feita, a entidade auditada deve, no prazo fixado na matriz de recomendações e remetido pela nota de envio juntamente com o relatório de auditoria, dar o ponto de situação do cumprimento das recomendações constantes do mesmo e o Plano de acção referente às recomendações não cumpridas.

Texto do artigo · p. 25 O processo será proposto para encerramento logo que as recomendações estejam implementadas. De referir que pela sua importância, esse acompanhamento, em caso de acções de auditoria recorrentes, poderá constituir o ponto de partida para o trabalho a efectuar seguidamente.

Texto do artigo · p. 25 Métodos e Técnicas de Auditoria 1.15. Técnicas de Entrevista

Texto do artigo · p. 25 Um dos métodos que o auditor interno pode empregar com o objectivo de obter informação sobre a entidade auditada e sobre as rotinas de controlo interno é através de entrevistas, sendo de destacar as seguintes:

Texto do artigo · p. 25 a)Entrevista estruturada - é uma entrevista com perguntas predeterminadas, seguindo um roteiro preestabelecido e aplicada a pessoas seleccionadas. A entrevista estruturada possibilita comparações e permite maior controlo sobre a qualidade dos dados colectados.

Texto do artigo · p. 25 Uma alternativa a entrevista estruturada é o questionário enviado a entidade auditada com objectivo de efectuar o levantamento do sistema de controlo interno. Este procedimento tem a vantagem, por um lado, de fornecer a possibilidade de os gestores da entidade auditada se auto-avaliarem sobre as áreas/ processos cujo controlo se mostra insuficiente e, por outro, a desvantagem de limitar o âmbito na medida em que as questões colocadas podem não focar outros aspectos relevantes. O auditor deve prestar atenção às questões com respostas previsíveis, pois abrem a possibilidade de o entrevistado escolher as respostas que melhor lhe convêm.

Número ou marcador · p. 25 b) Entrevista aberta – É aquela em que não existem respostas predefinidas. O entrevistador introduz o tema e o entrevistado tem liberdade de analisar

Texto do artigo · p. 26 e desenvolver o tema. É uma forma de explorar amplamente as questões colocadas.

Número ou marcador · p. 26 c) Entrevista semiestruturada – Este tipo de entrevista combina perguntas abertas e fechadas (predeterminadas). Um conjunto de questões é definido, mas o entrevistador pode dirigir a discussão para o assunto de interesse, para elucidar questões e respostas não claras. Este tipo de entrevista é utilizado quando é desejável delimitar o volume das informações.

Texto do artigo · p. 26 A técnica da entrevista semiestruturada pode ser utilizada pelos auditores internos no encontro inicial com a entidade a ser auditada.

Texto do artigo · p. 26 1.16. Técnicas de Amostragem

Texto do artigo · p. 26 Amostragem é a selecção de uma amostra em determinada população, de acordo com o método apropriado e estudo dos elementos (unidades de amostragem) que a compõem, com vista a emitir um parecer sobre o total dessa população (OECI-CPLP, 2009).

Texto do artigo · p. 26 A amostragem em auditoria, quer seja estatística ou não estatística, é o processo de selecção de parte de uma população (amostra), usando as características dessa amostra para retirar conclusões sobre a população. Ou seja, é a aplicação de procedimentos de auditoria a menos de 10% dos itens de uma rubrica das demonstrações financeiras, com o objectivo de avaliar as características dessa rubrica (Almeida 2014, 222).

Texto do artigo · p. 26 Amostragem em auditoria é o processo de aplicação de procedimentos de auditoria a uma parte da população (amostra) para emitir uma opinião sobre a totalidade da população (universo) (Sawyer, 437).

Texto do artigo · p. 26 Ao analisar uma parcela da população o auditor aceita o risco de que a amostra seleccionada não representa verdadeiramente a população, ou seja, que as características projectadas da amostra não sejam as que seriam encontradas, caso a amostra fosse alargada ou a população inteira fosse analisada.

Texto do artigo · p. 26 “A amostra e os resultados da amostra devem ser analisados em termos de materialidade, razão, causas e efeito real ou potencial.” (Sawyer, 437)

Texto do artigo · p. 26 O maior desafio para os auditores internos ao realizar os seus trabalhos reside na escolha do (1) tipo, (2) tamanho, (3) método de selecção da amostra apropriados e (4) como avaliar os resultados das análises em termos dos objectivos dos procedimentos da auditoria (Sawyer, 438). Esta decisão deverá ser tomada na fase de programação dos trabalhos.

Texto do artigo · p. 26 De acordo com o Ponto 153 das Normas de Controlo da INTOSAI “Os resultados, conclusões e recomendações de auditoria devem ter por base informações probatórias. Dado que os auditores raramente têm a oportunidade de tomar em consideração toda a informação relativa à entidade auditada, é fundamental que as técnicas de recolha de dados e de amostragem sejam cuidadosamente seleccionadas”.

Texto do artigo · p. 26 O trabalho de auditoria, em consequência da quantidade e complexidade da informação, não é integral. Para obter informações probatórias adequadas, relevantes e de custo razoável, a auditoria deverá incidir sobre uma amostra que lhe permita obter uma segurança aceitável na emissão da sua opinião.

Texto do artigo · p. 26 A amostra tem que ser representativa do universo, do qual o auditor procura tirar as conclusões. Sendo representativa, a amostra pode ser usada para obter evidência relativamente ao funcionamento do sistema de controlo interno e quanto à validade das operações registadas.

Texto do artigo · p. 26 1.16. Tipos de Amostragem Conforme os objectivos da análise e os procedimentos a serem

Texto do artigo · p. 26 efectuados, o auditor pode considerar adequado basear as suas análises em amostragem aleatória ou não aleatória.

Texto do artigo · p. 26 1.16. A amostragem aleatória

Texto do artigo · p. 26 É a que ocorre quando todos os elementos da população em análise têm a mesma possibilidade de serem escolhidos para a amostra. Por isso, procura representar o mais próximo possível a população em que foi extraída e quanto mais larga for a amostra mais representativa se torna. A amostragem aleatória pode ser estatística ou não estatística.

Texto do artigo · p. 26 i. Amostragem estatística é aquela em cuja determinação do tamanho da amostra, a selecção dos itens que a integram e a avaliação dos resultados se fazem por métodos matemáticos, baseados no cálculo de probabilidade e inferência estatística. A amostragem estatística permite a medição do risco de amostragem, ou seja, o risco de a amostra seleccionada não representar a população que se pretende analisar. A amostragem estatística pode ser (a) por números aleatórios, (b) estratificada, (c) agrupada ou (d) sistemática ou por intervalo; ii. Amostragem não estatística é o processo cuja determinação do tamanho da amostra e a avaliação dos resultados é baseada num critério subjectivo, tal como na análise de risco e no juízo profissional. A amostragem não estatística pode ser por (a) por números aleatórios, (b) estratificada ou (c) agrupada.

Texto do artigo · p. 26 Na selecção de amostras aleatórias, três regras básicas devem ser observadas:

Texto do artigo · p. 26 ➢ Conhecer a população, uma vez que as conclusões serão baseadas em amostras retiradas apenas dessa população; ➢ Definir a unidade de amostragem conforme os objectivos da auditoria; e, ➢ Permitir que todos os elementos da população tenham possibilidade igual (ou conhecida) de serem escolhidos.

Texto do artigo · p. 26 a. Amostragem por números aleatórios

Texto do artigo · p. 26 É aquela cuja selecção de todos os elementos da amostra se baseia em algoritmos informáticos ou tabelas de dígitos cientificamente aleatorizadas. Considera-se a mais passível de resultar em amostra mais representativa, no entanto difícil de usar em análise de documentos não numerados ou organizados de forma sequencial.

Texto do artigo · p. 26 b. Amostragem estratificada

Texto do artigo · p. 26 É utilizada quando se observa significativas variações dentro da população, havendo necessidade de criar-se dois ou mais subgrupos da população, ou estratos, com elementos com características mais semelhantes, donde serão tomadas as amostras, resultando em amostras mais eficientes, ou seja, com menos variância. A baixa variabilidade dos elementos de cada estrato resulta em maior representatividade dos seus elementos, o que reduz o número de itens necessários para obter a representatividade necessária da população.

Texto do artigo · p. 26 A decisão sobre, como estratificar, quantos estratos e que elementos agrupar, depende do julgamento do auditor, embora existam softwares que o possam fazer. Estratificada a população, dependendo das circunstâncias, os elementos da amostra podem ser seleccionados por números aleatórios ou por intervalos.

Texto do artigo · p. 26 Exemplo:

Texto do artigo · p. 26 Suponhamos que o auditor pretenda estimar o consumo de combustível para uma frota de 1000 viaturas. Se todas as viaturas da frota tiverem a mesma característica (cilindrada, ano de fabrico, estado de conservação, uso), provavelmente bastaria uma amostra de uma unidade para estimar o consumo mensal da frota. Mas

Texto do artigo · p. 27 se existirem variações na frota, por exemplo viaturas pesadas de carga, ligeiras de carga, ligeiras de passageiros, viatura novas e com mais de 5 anos, etc., efectuar a estimativa de consumo de combustível, requer análise de consumo de cada estrato.

Texto do artigo · p. 27 c. Amostragem em bloco ou agrupada

Texto do artigo · p. 27 É o processo utilizado para seleccionar amostra de registos ou documentos dispersos ou espalhados de tal modo que a utilização de simples números aleatórios absorveria muito tempo. Consiste em seleccionar aleatoriamente um bloco/grupo de registos/ documentos e analisá-los na totalidade ou por amostragem. Se a selecção do grupo e/ou da amostra dentro do grupo for aleatória, então a amostragem pode ser considerada aleatória, assumindo-se que todos os elementos tiveram a mesma possibilidade de serem escolhidos.

Texto do artigo · p. 27 Exemplo:

Texto do artigo · p. 27 Suponhamos que o número de facturas emitidas durante um determinado período foi de 1000 (N), numeradas de 1 a 1000, e que se pretende seleccionar 200 (n) para a realização do teste, de onde resulta que o intervalo (i) será 5. Se a factura de começo tiver o número 4 (seleccionado aleatoriamente) a segunda factura a testar será a que tiver o número 9 (4+5) e assim sucessivamente até serem testadas todas as 200.

Texto do artigo · p. 27 Para evitar que certos padrões afectem a representatividade da amostra (por exemplo: a entidade adoptou o procedimento de supervisionar as 10 primeiras facturas de cada mês), o auditor pode optar por realizar três começos, todos de forma aleatória, conforme os passos a seguir:

Texto do artigo · p. 27 • Multiplicar o intervalo da amostra (i= 5) por 3 e obter 15. • Escolher três números de partida aleatoriamente, todos menores que 15, (suponhamos 4, 9, 13).

Texto do artigo · p. 27 Os elementos da amostra serão:

Texto do artigo · p. 27 • O intervalo amostral é dado pela fórmula Começo 1.º Elemento 2.º Elemento 3.º Elemento 4.º Elemento Sucessivamente 1.º 2.º 3.º 4 19 34 49 x+15 9 24 39 54 x+15 13 28 43 58 x+15 1.161.2. A amostragem não aleatória, dirigida ou intencional É a que é utilizada quando o auditor tem suspeita de existência de erros ou manipulações sérias, e pretende colher evidência que sustente a sua suspeita ou apurar o máximo de elementos com as características suspeitas. Não sendo amostragem aleatória, o auditor não pode extrapolar as conclusões obtidas a partir das amostras colhidas intencionalmente para toda a população. A amostragem dirigida pode ser (a) agrupada, (b) fortuita ou casual, (c) julgamento, (d) pára e avança ou (e) descoberta.

Começo	1.º Elemento 2.º Elemento 3.º Elemento 4.º Elemento Sucessivamente
1.º 2.º 3.º	4 19 34 49 x+15 9 24 39 54 x+15 13 28 43 58 x+15

Número ou marcador · p. 27 a) Amostragem não aleatória agrupada ou em bloco A amostragem agrupada já foi abordada na amostragem aleatória. A única diferença reside no facto de a escolha do grupo ou bloco objecto a ser analisada, poder ser por métodos subjectivos ou intencionais, por exemplo, o grupo que o auditor julgue possuir muitas transacções.

Começo	1.º Elemento 2.º Elemento 3.º Elemento 4.º Elemento Sucessivamente
1.º 2.º 3.º	4 19 34 49 x+15 9 24 39 54 x+15 13 28 43 58 x+15

Número ou marcador · p. 27 b) Amostragem fortuita ou casual A amostragem casual consiste na selecção de elementos da amostra por acaso, sem se preocupar com viés ou representatividade. Exemplo: Na selecção de amostragem por acaso de facturas, o auditor pode tomar qualquer factura que estivesse imediatamente disponível, independentemente de informações tais como o número de factura, o fornecedor, o local de venda, o valor de venda ou a quantidade de bens vendidos. N i = n , que N é o número da população e n é tamanho da amostra que se pretende colher; • Seleccionar o item de começo a partir, por exemplo, de números aleatórios (sendo este número obrigatoriamente menor que o do intervalo), e • Determinar os itens seguintes da amostra adicionando, sucessivamente, o intervalo ao item de começo.

Começo	1.º Elemento 2.º Elemento 3.º Elemento 4.º Elemento Sucessivamente
1.º 2.º 3.º	4 19 34 49 x+15 9 24 39 54 x+15 13 28 43 58 x+15

Texto do artigo · p. 27 Bloco N.º da factura 1.º 25 a 74 2.º 289 a 338 3.º 660 a 709 4.º 909 a 958

Bloco	N.º da factura
1.º	25 a 74
2.º	289 a 338
3.º	660 a 709
4.º	909 a 958

Número ou marcador · p. 27 d) Amostragem sistemática (ou por intervalos)

Texto do artigo · p. 27 Quando os elementos da amostra são seleccionados por intervalos. A sua utilização requer observância de três princípios básicos, nomeadamente (1) que todos os elementos da população estejam presentes e disponíveis para a amostragem, uma vez que a opinião da auditoria sairá unicamente da população em análise,

Texto do artigo · p. 27 (2) que o primeiro elemento no processo de selecção seja tomado aleatoriamente, dado que se trata de amostragem aleatória, e (3) que o auditor efectue dois ou mais processos de selecção na população (começos múltiplos) para evitar que algum viés ou padrão específico da população afecte a selecção, e todos com o elemento inicial aleatório.

Texto do artigo · p. 27 em

Texto do artigo · p. 27 Este método é mais utilizado nas médias e grandes organizações, quando o auditor deposita uma certa margem de confiança no sistema de controlo interno, podendo aplicar-se, na realização dos testes de conformidade e outros.

Texto do artigo · p. 27 1.º 2.º 3.º

Texto do artigo · p. 27 4 9 13

Texto do artigo · p. 28 MANUAL BÁSICO DE AUDITORIA INTERNA

Texto do artigo · p. 28 Add a heading to your document 4

Texto do artigo · p. 28 AMOSTRAGEM Aleatória Estatística Não Estatística Sistemática (intervalos) Por n.ºs Aleatórios Estratificada Agrupada Dirigida ou intencional (não aleatória) Fortuita (por acaso) Julgamento

Texto do artigo · p. 28 Sistemática (intervalos)

Texto do artigo · p. 28 Estatística

Texto do artigo · p. 28 Por n.ºs Aleatórios

Texto do artigo · p. 28 Aleatória

Texto do artigo · p. 28 Estratificada Não Estatística

Texto do artigo · p. 28 AMOSTRAGEM

Texto do artigo · p. 28 Agrupada

Texto do artigo · p. 28 Dirigida ou intencional

Texto do artigo · p. 28 (não aleatória)

Texto do artigo · p. 28 Fortuita (por acaso)

Texto do artigo · p. 28 Julgamento

Texto do artigo · p. 28 1.16.2. Plano Amostral

Texto do artigo · p. 28 dos testes do tipo “sim-ou-não”, “certo-ou-errado”, “conforme ou não-conforme”, o teste visa determinar quantos elementos tem a característica de não-conformidade.

Texto do artigo · p. 28 Consoante os objectivos da auditoria, o tamanho da amostra pode ser determinado por julgamento do auditor ou por cálculos estatísticos. Em muitas situações de auditoria, amostras grandes ou calculadas estatisticamente são desnecessárias.

Número ou marcador · p. 28 a) Amostragem de descoberta

Texto do artigo · p. 28 Amostragem de descoberta é uma forma de amostragem de atributo usada quando haja suspeita de ocorrência de muito poucos desvios (não-conformidades), mas que sejam críticos. Os resultados da amostragem de descoberta não podem ser avaliados estatisticamente, se houver desvios na amostra.

Texto do artigo · p. 28 Após levantamento preliminar do sistema de controlo interno, o auditor pode fi car impressionado com a qualidade do mesmo

Texto do artigo · p. 28 e sentir-se confortável em rever uma amostra de dois ou três elementos, tomados casualmente, para testar a funcionalidade dos controlos. No entanto, segundo Sawyer (2005), se o auditor quiser ter certeza razoável da efi cácia do controlo interno, não deverá depositar confi ança em testes de amostras com menos de 30 elementos, pois somente a partir de 30 elementos é que a amostra começa a adoptar as características da população. Por conseguinte, uma amostra de 30 a 40 elementos fornece uma segurança sufi ciente de que o sistema funciona com efi cácia razoável.

Texto do artigo · p. 28 O tamanho da amostra é calculado de modo a incluir pelo menos uma instância de um desvio, se os desvios ocorrerem na população a uma dada taxa.

Texto do artigo · p. 28 Este tipo de amostragem é chamado de descoberta porque

Texto do artigo · p. 28 o auditor examina os elementos de amostra até que descubra um erro, o que o leva a considerar o controlo interno inadequado. É utilizada na análise de uma população em que existe suspeita de fraude ou pouca ocorrência de poucos erros, mas muito signifi cativos, como nos casos de folhas de pagamento de salários que contenham trabalhadores fi ctícios, lista de abastecimentos de combustíveis com viaturas fi ctícias; duplicação de pagamentos, entrada não autorizada de mercadoria, etc. A descoberta de um erro fará com que o auditor considere o controlo interno inadequado. A Amostragem de Descoberta é indicada para um propósito especial e limitado.

Texto do artigo · p. 28 Se o auditor quiser objectivamente medir a confi abilidade dos resultados da sua amostra, deverá necessariamente utilizar a amostragem estatística.

Texto do artigo · p. 28 Assim a escolha do tipo de amostragem depende do objectivo do teste e da natureza dos dados ou características a serem avaliadas. Algumas amostras podem ser avaliadas sob mais de uma abordagem. O auditor deve seleccionar cuidadosamente a abordagem ou combinação de abordagens que tararão os resultados pretendidos da maneira mais efi ciente.

Texto do artigo · p. 28 Contrasta com a Amostragem por Atributos, que permite avaliar a condição de uma população inteira mediante o exame de uma amostra. A amostragem de descoberta é utilizada para fornecer alta probabilidade de evidência produtiva de que existem certos acontecimentos numa população, ainda que ocorram a alguma taxa mínima.

Texto do artigo · p. 28 1.16.2.1. Planos de natureza da variável

Texto do artigo · p. 28 Conforme o objectivo do teste e da natureza dos dados em análise, ou seja, da característica específi ca da população sobre a qual o auditor pretende avaliar, este pode decidir pela: (1) amostragem de atributos, (2) amostragem pára-e-avança; (3) amostragem de descoberta; (4) amostragem de variáveis; (5) amostragem de unidade monetária, ou (6) amostragem de julgamento.

Texto do artigo · p. 28 É mais um procedimento de investigação que de auditoria, muito útil quando o auditor deseja determinar se um tipo particular de discrepância signifi cante ocorreu, ou uma fraqueza séria existe no sistema de controlo, a amostragem de descoberta é a técnica ajustada.

Número ou marcador · p. 28 b) Amostragem pára-ou-avança (amostragem sequencial)

Texto do artigo · p. 28 1.16.2.1.1. Amostragem de atributos

Texto do artigo · p. 28 A amostragem de atributos é utilizada para variáveis discretas, ou seja, para estimar a taxa de ocorrência ou não ocorrência de uma determinada característica de interesse (atributo) na população. Em geral, o auditor usa este tipo de amostragem em testes de controlo para verifi car se os procedimentos de controlo interno estabelecidos são ou não adequados, dado que estes actuam sobre todas as transacções da mesma forma, em regra, independentemente da dimensão do universo. Sendo a resposta

Texto do artigo · p. 28 Amostragem pára-ou-avança (amostragem sequencial) é usada com o objectivo de reduzir o tamanho da amostra, quando o auditor acredita que a taxa de erro na população é baixa. Assim, examina apenas elementos de amostra sufi cientes para se assegurar de que a taxa de desvio está abaixo de uma taxa específi ca em um nível de confi ança específi co, podendo alterar (expandir) o nível de confi ança em estágios. Como o tamanho da amostra não é fi xo, (Gleim, 2016).

Texto do artigo · p. 29 1.16.2.1.2. A amostragem de variáveis

Texto do artigo · p. 29 A amostragem de variáveis é utilizada quando se pretende avaliar variáveis contínuas, ou seja, características qualitativas de um universo, com determinado nível de confiança. Em geral, este tipo de amostragem é utilizado em testes substantivos com o objectivo de determinar a razoabilidade dos registos contabilísticos, obter informações sobre se um valor declarado, está significativamente deturpado.

Texto do artigo · p. 29 Assim a amostragem de variáveis é utilizada para critérios materiais, onde o auditor pode determinar um nível de confiança específico, uma faixa que inclui o valor real. Nestas amostragens, tanto o limite superior como o inferior são relevantes, uma vez que um saldo pode ser supre ou subvalorizado.

Texto do artigo · p. 29 Segundo (Gleim, 2016) os auditores podem aplicar as seguintes técnicas de amostragem: (a) Média por Unidade não Estratificadas, (b) Média por Unidade Estratificada, (c) Estimativa de Diferença e (d) Estimativa de Proporção.

Texto do artigo · p. 29 a. Cálculo do tamanho da amostra estatística

Texto do artigo · p. 29 Para calcular o tamanho da amostra, é necessário primeiramente conhecer a população, e em seguida determinar o nível de confiança ou fiabilidade pretendido, a precisão desejada e a variabilidade encontrada na população. Seja:

Texto do artigo · p. 29 N – tamanho da população;

Texto do artigo · p. 29 n1 – tamanho da amostra para uma população infinita; n2 – tamanho real da amostra (após uma população finita); Z – factor de confiança correspondente ao nível de confiança

Texto do artigo · p. 29 pretendido; r – taxa de erro esperada; p – precisão pretendida.

Texto do artigo · p. 29 Teremos:

Texto do artigo · p. 29 n1= (Z2× r × ( 1 - r ) p2 n2= n1

Texto do artigo · p. 29 n1 N

Texto do artigo · p. 29 +

Texto do artigo · p. 29 1

Texto do artigo · p. 29 Exemplo:

Texto do artigo · p. 29 Suponhamos que a população era constituída por 1 000 documentos e que o auditor pretendia um nível de confiança de 95% e uma precisão de +/-3%. Suponhamos, ainda que a taxa de erro esperada, com base na experiência passada, foi estabelecida em 5 %. Qual é o tamanho da amostra a seleccionar?

Texto do artigo · p. 29 Um nível de confiança de 95 % corresponde com um factor de confiança (factor Z) de 1,96. O nível de confiança é dado através de tabelas pré-calculadas. A primeira fórmula resulta num tamanho inicial de 203 elementos (tamanho para uma população muito grande)

Texto do artigo · p. 29 n1 = 1,96²*0,05*(1-0,05)/0,03²=203 n2 = 203/1+ (203/1000)=168

Texto do artigo · p. 29 Resposta: O tamanho da amostra = 168 documentos. O tamanho máximo para uma amostragem é sempre 203

Texto do artigo · p. 29 documentos

Texto do artigo · p. 29 1.16.3. Erros Comuns de Amostragem Cometidos pelos Auditores

Número ou marcador · p. 29 1. Selecção de amostra de facturas pagas apenas num único mês e emitir opinião sobre todas as facturas pagas no ano;

Número ou marcador · p. 29 2. Selecção de amostra de comprovativos de viagens internas e emitir opinião sobre todas as viagens incluindo as internacionais;

Número ou marcador · p. 29 3. Selecção de amostra de pagamentos acima de um certo

Texto do artigo · p. 29 montante emitir opinião sobre todos os pagamentos mesmo abaixo do montante mínimo definido; e

Número ou marcador · p. 29 4. Selecção de amostra do inventário de uma unidade e emitir opinião sobre o inventário de todas as unidades da organização.

Texto do artigo · p. 29 Cada uma destas projecções, a menos que seja devidamente qualificada, está errada e sem suporte. Quando a população e a amostra são adequadamente definidas, a confiança e a abordagem da auditoria aumenta.

Texto do artigo · p. 29 1.17. Procedimentos Analíticos Os auditores internos deverão fundamentar as conclusões

Texto do artigo · p. 29 e resultados do trabalho com base em análises e avaliações adequadas.

Texto do artigo · p. 29 Os procedimentos analíticos de auditoria proporcionam ao auditor interno um meio eficiente e eficaz de efectuar uma avaliação da informação obtida num trabalho de auditoria. A avaliação resulta da comparação da informação existente na entidade auditada (condição) com expectativas (critério) desenvolvidas pelo auditor ou existente na indústria/sector. Os procedimentos analíticos de auditoria são úteis na identificação, entre outros aspectos, de:

Texto do artigo · p. 29 • Diferenças não esperadas; • Ausência de diferenças quando esperadas; • Erros potenciais; • Irregularidades potenciais ou actos ilegais, e • Outras transacções ou factos não recorrentes ou não usuais.

Texto do artigo · p. 29 Os procedimentos analíticos de auditoria podem incluir:

Texto do artigo · p. 29 • Comparação de informação do período corrente com informação similar de períodos anteriores; • Comparação dos dados de execução com o orçamento ou previsão; • Estudo das relações entre a informação financeira e a informação não financeira apropriada (por exemplo: custos com o pessoal com alterações no número médio de empregados); • Estudo de relações entre elementos de informação (por exemplo: flutuação dos custos financeiros comparada com alterações nos saldos do passivo remunerado); • Comparação da informação da unidade com a informação similar de outras unidades da organização; • Comparação da informação da entidade com a informação da indústria/sector na qual a organização opera; e • Benchmarking, que consiste em comparar aspectos de desempenho da entidade com as melhores práticas da classe ou indústria/sector em que opera.

Texto do artigo · p. 29 Os procedimentos analíticos de auditoria poderão ser efectuados utilizando valores monetários, quantidades físicas, rácios ou percentagens.

Texto do artigo · p. 29 Os procedimentos analíticos de auditoria incluem, mas não se limitam, à análise de regressão, de rácios ou de tendências, testes de razoabilidade, comparações entre períodos homólogos, comparação com orçamentos, previsões e informação económica externa.

Texto do artigo · p. 29 Os procedimentos analíticos de auditoria auxiliam o auditor interno na identificação de condições que possam necessitar de procedimentos subsequentes de auditoria. Os auditores internos devem utilizar procedimentos analíticos de auditoria no planeamento da auditoria de acordo com as linhas de orientação contidas na secção 2200 das normas do IIA.

Texto do artigo · p. 29 Os procedimentos analíticos de auditoria devem também ser utilizados durante os trabalhos para avaliar a informação de suporte dos resultados da auditoria. Os auditores internos deverão considerar os seguintes factores para verificar a necessidade da utilização dos procedimentos analíticos de auditoria: • A importância da área a ser analisada;

Texto do artigo · p. 30 • A adequação do sistema de controlo interno; • A disponibilidade e a fiabilidade da informação financeira e não financeira; • A precisão com que os resultados dos procedimentos analíticos de auditoria podem ser previstos; • A disponibilidade e a comparação da informação referente a indústria/sector na qual a organização opera; e • A medida em que outros procedimentos, de trabalhos de auditoria já realizados, proporcionam um suporte para os resultados desta auditoria.

Texto do artigo · p. 30 Quando os procedimentos analíticos de auditoria identificam resultados ou relações inesperadas, os auditores internos deverão avaliar esses resultados ou relações.

Texto do artigo · p. 30 O exame e a avaliação dos resultados ou relações inesperadas, resultantes da aplicação de procedimentos analíticos de auditoria, deverão incluir inquéritos à gestão e a aplicação de outros procedimentos de auditoria até que os auditores internos se assegurem de que os resultados e relações estão suficientemente explicados.

Texto do artigo · p. 30 Os resultados ou relações que não forem convenientemente explicados devem ser comunicados aos níveis adequados da gestão. O auditor interno pode recomendar a tomada de acções apropriadas, dependendo das circunstâncias.

Texto do artigo · p. 30 Instrumentos de Auditoria

Texto do artigo · p. 30 Para executar com eficiência os trabalhos de auditoria, os auditores socorrem-se de diversos instrumentos orientadores que garantem a cobertura de todas as áreas e processos a auditar, bem como o efectivo alcance dos resultados.

Texto do artigo · p. 30 1.18. Programa de Trabalho

Texto do artigo · p. 30 Um programa de trabalho é um documento que lista os procedimentos a serem seguidos durante o trabalho de auditoria, e destinados a alcançar o plano. Em geral, os programas de trabalho são desenvolvidos por área.

Texto do artigo · p. 30 De acordo com as normas internacionais, os auditores internos deverão desenvolver programas de trabalho de forma a alcançar os objectivos previstos.

Texto do artigo · p. 30 Os programas de trabalho deverão estabelecer os procedimentos para a identificação, análise, avaliação e registo da informação durante a sua execução. Estes deverão ser aprovados antes do início da auditoria, e quaisquer ajustamentos deverão ser aprovados atempadamente (IIA - Norma 2240.A1).

Texto do artigo · p. 30 Os instrumentos associados aos programas de trabalho são as Listas de Verificação ou questionários.

Texto do artigo · p. 30 1.19. Lista de Verificação

Texto do artigo · p. 30 A Lista de Verificação (checklist) é o instrumento mais utilizado, tanto pelos auditores internos como externos. Consiste numa série de questões acerca de aspectos básicos do sistema e, no geral, uma resposta negativa evidencia uma fraqueza no controlo. Este instrumento ajuda a assegurar que todos os pontos básicos de controlo são considerados na auditoria.

Texto do artigo · p. 30 A Lista de Verificação tem uma função importante de harmonizar a metodologia e assegurar um processo uniforme com qualidade suficiente e também indica quais partes da auditoria devem ser priorizadas.

Texto do artigo · p. 30 1.20. Questionário

Texto do artigo · p. 30 O questionário é constituído por uma lista de perguntas colocadas de forma sequenciada e lógica, com finalidade de orientar o auditor na execução de uma entrevista, tendo em vista apurar factos ou obter informações que não sejam possíveis por via documental. As perguntas constantes deste documento devem ser cautelosamente elaboradas, de fácil compreensão, demandando respostas do tipo “sim” ou “não” ou respostas curtas.

Texto do artigo · p. 30 O questionário não pode ser confundido com a Lista de Verificação, na medida em que esta, embora comportando também questões, visa orientar todo processo de auditoria, assinalando aspectos que não podem, de modo algum, serem esquecidos.

Texto do artigo · p. 30 Auditoria Interna e A Fraude 1.21. Definição

Texto do artigo · p. 30 Fraude são actos ilegais caracterizados por engano, encobrimento ou violação de confiança, perpetradas por indivíduos ou organizações a fim de se obter dinheiro, propriedades ou serviços, para evitar pagamento ou perda de serviço ou para garantir vantagem pessoal ou de negócio. Estes actos não implicam o uso de ameaças, violência ou força física. (IIA – Glossário). A fraude inclui quatro elementos essenciais, a saber:

Texto do artigo · p. 30 • Uma declaração materialmente falsa; • Conhecimento (por parte do perpetrador) de que as declarações são falsas na altura de cometimento; • Confiança em tais declarações por parte da vítima, e; • Danos resultantes da confiança depositada nas declarações falsas.

Texto do artigo · p. 30 1.22. Identificação da Fraude

Texto do artigo · p. 30 O auditor deverá possuir os conhecimentos adequados para avaliar o risco de fraude e a maneira com o qual é gerida pela organização, mas não se espera que disponha da perícia de alguém cuja responsabilidade primária é a detecção e a investigação de fraude (IIA – Norma 1210.A2). A fraude engloba um conjunto de irregularidades e actos ilegais caracterizados pelo engano intencional. Pode ser perpetrada em benefício ou em prejuízo da organização e por pessoas tanto externas ou internas.

Texto do artigo · p. 30 A fraude perpetrada em detrimento da organização é geralmente em benefício directo ou indirecto de um empregado, entidade ou outra organização. Citam-se como exemplos:

Texto do artigo · p. 30 • Aceitação de suborno; • Desvio de uma transacção potencialmente proveitosa por um empregado ou terceiro; • Desfalque, tipificado pela posse indevida de dinheiro, de bens, e falsificação de registos financeiros para dar encobrimento ao acto, tornando assim a detecção difícil; • Encobrimento ou descrição incorrecta e intencional de factos e dados; e • Reclamações apresentadas por serviços ou mercadorias não fornecidas à organização.

Texto do artigo · p. 30 1.23. Sintomas de Fraude

Texto do artigo · p. 30 • Sintoma documental - trata-se de alterações de registos contabilísticos para ocultar a fraude, como por exemplo manter dois livros (factura, entrada, etc.) ou forçar a reconciliação dos livros; • Estilo de vida – um aumento inexplicável de condição social ou níveis de consumo material do funcionário; e • Sintoma comportamental – uma mudança drástica no comportamento do funcionário pode indicar ocorrência de fraude.

Texto do artigo · p. 30 1.24. Indicadores de Fraude

Texto do artigo · p. 30 • Falta de alternância de funcionários em posições delicadas, tais como o manuseio de dinheiro; • Combinação inadequada de tarefas; • Cadeias hierárquicas de responsabilidades e prestação de contas pouco claras; • Vendas ou metas de produção não realistas; • Um funcionário que se recusa a gozar férias ou recusa a promoção;

Texto do artigo · p. 31 • Controlos estabelecidos não aplicados com consistência; • Altos lucros relatados enquanto os concorrentes deparam-

Texto do artigo · p. 31 se com crises financeiras;

Texto do artigo · p. 31 • Uso excessivo ou não justificado de aquisição de fonte única; • Aumento nas vendas, desproporcional ao aumento dos custos dos produtos vendidos, e • Alta rotatividade entre posições de supervisão nas áreas financeira e contabilidade.

Texto do artigo · p. 31 1.25. Desencorajamento da Fraude

Texto do artigo · p. 31 O desencorajamento da fraude consiste nas acções tomadas para dissuadir a ocorrência da fraude e eliminar os focos de oportunidades para que a fraude ocorra. O principal mecanismo para o desencorajamento da fraude é o aprimoramento do controlo. A responsabilidade primária pelo estabelecimento e manutenção do controlo pertence à gestão.

Texto do artigo · p. 31 Os auditores internos são responsáveis por ajudar no desencorajamento da fraude, examinando e avaliando a adequação e eficácia do sistema de controlo interno, de acordo com a extensão da exposição ou do risco potencial nos vários segmentos das operações da organização.

Texto do artigo · p. 31 Ao executar essa responsabilidade, os auditores deverão, por exemplo, verificar se:

Texto do artigo · p. 31 • O ambiente organizacional favorece que se tenha consciência sobre o controlo; • Estão estabelecidos objectivos e metas organizacionais realistas; • Existem políticas organizacionais por escrito (por exemplo Código de Ética) que mencionam actividades proibidas e quais as medidas que devem ser tomadas quando se detectam violações; • Foram estabelecidas e se mantêm políticas apropriadas de autorização de transacções; • Foram definidas políticas, práticas, procedimentos, relatórios e outros mecanismos para controlar actividades e proteger os activos, particularmente nas áreas de elevado risco; • Os canais de comunicação dão à gestão informação adequada e fidedigna; e • É necessário fazer recomendações para o estabelecimento ou melhoria de controlos eficazes e com custos aceitáveis para ajudar a desencorajar a fraude.

Texto do artigo · p. 31 A investigação consiste na realização de procedimentos extensos necessários para apurar se ocorreu a fraude, o impacto da mesma, os sujeitos e como terá ocorrido. Inclui uma obtenção de evidência material suficiente acerca dos pormenores específicos da fraude detectada. Os auditores internos, advogados, investigadores, pessoal de segurança e outros especialistas da organização, ou externos a ela, são as entidades que normalmente conduzem ou participam em investigação de fraude. Quando um auditor suspeita de actuações incorrectas, deve:

Texto do artigo · p. 31 • Avaliar os indícios e decidir se mais acções são necessárias ou se uma investigação deve ser recomendada; • Avaliar o nível provável e a extensão de cumplicidade da fraude dentro da organização. Tal pode ser crítico para assegurar que o auditor interno evite dar informação a pessoas que possam estar envolvidas ou obter delas informações enganosas; • Determinar os conhecimentos e o domínio técnico e das matérias necessárias para efectuar a investigação com eficácia. Avaliar as qualificações e experiência dos auditores internos e dos especialistas disponíveis para

Texto do artigo · p. 31 participar na investigação de forma a assegurar que o trabalho é conduzido por indivíduos que tem o tipo e o nível apropriados de competência técnica; • Conceber os procedimentos a seguir para tentar identificar os implicados, a extensão da fraude, as técnicas utilizadas e o motivo da fraude; • Coordenar as actividades com elementos da gestão, consultor jurídico e outros especialistas, conforme apropriado, durante o curso da investigação; e • Ter conhecimento dos direitos dos implicados e pessoal suspeito no âmbito da investigação e da reputação das próprias organizações.

Texto do artigo · p. 31 Uma vez terminada a investigação, deve-se:

Texto do artigo · p. 31 • Verificar se é necessário implementar ou reforçar os controlos para reduzir futuras vulnerabilidades; • Desenvolver testes de auditoria para facilitar a descoberta de fraudes similares no futuro; e • Ajudar a cumprir a responsabilidade do auditor interno em manter um conhecimento suficiente da fraude e, desta forma, estar apto a identificar futuros indicadores de fraude.

Texto do artigo · p. 31 1.26. Comunicação da Fraude Quando houver indícios de fraude e o auditor tiver certeza

Texto do artigo · p. 31 razoável, as situações devem ser comunicadas de imediato à gestão superior.

Texto do artigo · p. 31 Uma comunicação formal deverá ser emitida na fase de conclusão da investigação e incluindo todas as revelações, conclusões, recomendações e acções correctivas tomadas.

Texto do artigo · p. 31 A comunicação sobre a fraude deverá ser submetida ao consultor jurídico para revisão. Nos casos em que o auditor interno pretenda invocar privilégio legal ao implicado, deverá considerar-se a hipótese de submeter a referida comunicação a aconselhamento jurídico.

Texto do artigo · p. 31 Devem ser listadas as comunicações, com indícios de fraude, das UAI e com indícios de matéria criminal, as quais devem ser submetidas a apreciação superior, para envio à ProcuradoriaGeral da República.

Texto do artigo · p. 31 Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria

Texto do artigo · p. 31 As organizações de auditoria, tal como outras organizações profissionais, são susceptíveis de situações de ineficiências no seu desempenho decorrentes da forma organizacional, o fluxo da informação, competência técnica dos colaboradores, incentivos pessoais, perda de foco, entre outras razões.

Texto do artigo · p. 31 Algumas unidades de auditoria, ainda que tenham um desempenho eficiente, podem não estar a funcionar de forma eficaz, ou seja, sem conseguirem alcançar os seus objectivos operacionais, de reporte ou de conformidade com as Normas, leis, regulamentos, e até os respectivos planos de actividade.

Texto do artigo · p. 31 Para dar impulso ao funcionamento da actividade de auditoria interna, de acordo com a Norma 1300, o auditor-chefe deve desenvolver e manter um Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria (PGQM) que compreenda todos os aspectos relevantes da actividade de auditoria interna.

Texto do artigo · p. 31 1.27. Objectivos do Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria

Texto do artigo · p. 31 Segundo a interpretação da Norma 1300 do IIA, um Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria (PGQM) “é desenhado para permitir uma avaliação da conformidade da actividade de auditoria interna com as Normas e uma avaliação quanto a, se os auditores internos observam o Código de Ética. O programa também avalia a eficiência e a eficácia da actividade de auditoria interna e identifica oportunidades de melhoria” (IIA- Norma 1300: Interpretação).

Texto do artigo · p. 32 Assim, segundo Sawyer (2005) o PGQM é concebido para:

Número ou marcador · p. 32 a) Proporcionar uma garantia razoável de que os trabalhos de auditoria são executados em conformidade com as Normas, com o Estatuto de auditoria, e outras normas aplicáveis;

Número ou marcador · p. 32 b) Assegurar ao auditor-chefe de que os seus subordinados estão a cumprir com as Normas e outros critérios aplicáveis;

Número ou marcador · p. 32 c) A actividade de auditoria interna funciona de forma efi caz e efi ciente; e

Número ou marcador · p. 32 d) Proporcionar aS partes interessadas a percepção de que a actividade de auditoria interna é fonte de geração de valor e de melhoria das operações da organização.

Texto do artigo · p. 32 1.28. Objecto de Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria

Texto do artigo · p. 32 O PGQM incide sobre todos os aspectos da actividade de auditoria interna, que podem ser vistas em perspectivas macro e micro.

Texto do artigo · p. 32 Na perspectiva macro, o PGQM visa avaliar e melhorar aspectos gerais de funcionamento da unidade, o que inclui:

Texto do artigo · p. 32 • O modelo organizacional; • A independência da unidade dentro da estrutura operacional; • Os métodos de contratação dos auditores; • Os requisitos de desenvolvimento profi ssional; • O planeamento das actividades de auditoria; • O uso das tecnologias emergentes; • O emprego de novas metodologias de trabalho; • A efi cácia/alcance das comunicações (relatórios); • O controlo de projectos de auditoria; • O esforço em desenvolver relações interpessoais com os clientes; • Métodos de monitorização, e • Conformidade com a Missão, Princípios fundamentais, Defi nição, Código de Ética e as Normas de auditoria interna.

Texto do artigo · p. 32 Ao nível micro, a avaliação de qualidade incide sobre aspectos de processos individuais de auditoria, tais como:

Texto do artigo · p. 32 • Evidência de entendimento do auditor sobre a operação que auditada; • Indicação de que o auditor está atento à atitude de gestão do cliente assim como aos factores de controlo relacionados a conformidade, efi cácia e efi ciência;

Texto do artigo · p. 32 MANUAL BÁSICO DE AUDITORIA INTERNA

Texto do artigo · p. 32 • Avaliação de risco, vulnerabilidade e materialidade dos processos do cliente; • A extensão dos testes realizados conducentes a melhores resultados da auditoria possíveis, sem desperdício de recursos; • Procedimentos usuais de auditoria para determinar o nível de imaginação e cepticismo profissional esperado do auditor, principalmente em áreas com sinal de problemas potenciais ou onde a supervisão é defi ciente; e • Medições e avaliações contínuas de desempenho (cumprimento do planeamento da auditoria interna, duração do ciclo, recomendações aceites e satisfação do cliente).

Texto do artigo · p. 32 1.29. A Estrutura de Programa de Avaliação de Qualidade e Melhoria

Texto do artigo · p. 32 Segundo a Norma 1300, “O executivo chefe de auditoria deve desenvolver e manter um programa de garantia de qualidade e melhoria que compreenda todos os aspectos da actividade de auditoria interna.”.

Texto do artigo · p. 32 O Manual de Avaliação de Qualidade do IIA elenca os seguintes elementos comuns em PGQM:

Texto do artigo · p. 32 • Um âmbito de avaliação que inclui todos os aspectos da actividade de auditoria interna; • Uma avaliação de conformidade com as Normas e o Código de Ética; • Uma avaliação da efi ciência e efi cácia da actividade de auditoria interna; • A identifi cação de oportunidades para melhoria contínua; e • Envolvimento do conselho na supervisão do PGQM.

Texto do artigo · p. 32 Uma estrutura é muitas vezes usada para descrever o ambiente completo para desenvolvimento e implementação do PGQM. Para construir uma estrutura integrada de PGQM, um universo de requisitos deve ser considerado, o que inclui o IPPF, legislação e regulamentos aplicáveis ao país/indústria, as expectativas das partes interessadas, o recurso a avaliadores externos independentes, o tamanho da organização, entre outros.

Texto do artigo · p. 32 O seguinte exemplo, adaptado do Manual de Avaliação de Qualidade do IIA, apresenta a estrutura (framework) do Programa de Garantia e Melhoria de Qualidade, para as unidades de auditoria interna.

Texto do artigo · p. 32 Add a heading to your document 5

Texto do artigo · p. 32 Melhoria Continua dos processos da Auditoria Interna (AI) ACTIVIDADE DE AUDITORIA INTERNA Relatórios & Acompanhamento Constatações, Observações & Recomendações Monitorização Contínua Avaliações Periódicas Avaliação Externa Avaliação de qualidade Materialização do PGQM Avaliação de qualidade sobre todos os aspectos da Actividade de AI

Texto do artigo · p. 32 Figura 4: Estrutura de Avaliação de Qualidade e Melhoria

Texto do artigo · p. 32 Figura 4: Estrutura de Avaliação de Qualidade e Melhoria Fonte: Adaptado do Manual de Avaliação de Qualidade do IIA

Texto do artigo · p. 33 1.30. Tipos de Avaliação de Qualidade e Melhoria

Texto do artigo · p. 33 O processo de implementação do PGQM pode ocorrer de forma contínua ou periódica em diversos momentos da vida da actividade da auditoria e ser levado a cabo por avaliadores internos ou externos.

Texto do artigo · p. 33 1.30.1. Avaliação contínua e melhoria

Texto do artigo · p. 33 Na prática, a preocupação em garantir a qualidade da auditoria começa na própria equipa, e é levado a cabo pelo chefe da equipa através de mecanismos de revisão e auto-avaliação do trabalho pelo chefe da equipa e/ou pelo supervisor do trabalho. São objectos de avaliação os programas de trabalho, as Listas de Verificação, os memorandos de entrevistas e dos restantes papéis de trabalho e visa garantir a abrangência de todos os aspectos relevantes do trabalho e assegurar a execução do trabalho de forma eficiente e eficaz.

Texto do artigo · p. 33 1.30.1.1. Supervisão

Texto do artigo · p. 33 A supervisão é uma revisão contínua de perspectiva micro, ou seja, virada a processos inteiros ou partes de auditoria individuais, e ocorre geralmente no decurso da auditoria. O supervisor pode ser um auditor interno ou gestor da organização, a quem lhe é atribuída a responsabilidade de supervisionar e que não tenha participado directamente na execução da auditoria.

Texto do artigo · p. 33 A revisão contínua como parte do PGQM visa principalmente assegurar a conformidade das auditorias com as Normas em todas as fases da auditoria, assumindo-se que o seu cumprimento assegura qualidade. Assim, é essencial a verificação do cumprimento especificamente das seguintes Normas de Desempenho:

Número ou marcador · p. 33 a) 2200: Planeamento do Trabalho da Auditoria Garantir que o trabalho seja planeado considerando: • As estratégias e objectivos da actividade que está sendo auditada e os meios pelos quais a actividade controla seu desempenho. • Os riscos significativos para os objectivos, recursos e operações da actividade e os meios pelos quais o impacto potencial dos riscos é mantido em um nível aceitável. • A adequação e a eficácia dos processos de governança, gestão de riscos e controlos da actividade, comparativamente a uma estrutura ou modelo compatível. • As oportunidades para se fazer melhorias significativas nos processos de governança, gestão de riscos e controlos da actividade.

Número ou marcador · p. 33 b) 2300: Execução do Trabalho da Auditoria Assegura que os auditores internos: • Identifiquem, analisem, avaliem e documentem informações suficientes para cumprir os objectivos do trabalho da auditoria; • Utilizem método da auditoria, façam julgamento e tirem conclusões adequados.

Número ou marcador · p. 33 c) 2400: Comunicação dos Resultados

Fonte textual acessível e tabelas

Texto do artigo, página 14: Registo interno
Texto do artigo, página 14: Documentos múltiplos
Texto do artigo, página 14: Decisão
Texto do artigo, página 14: Processo predefinido
Texto do artigo, página 14: Processo predefinido
Texto do artigo, página 14: Processo
Texto do artigo, página 14: Processo
Texto do artigo, página 15: • Descrições Mistas
Texto do artigo, página 15: Consiste em documentar o sistema de controlo interno, combinando a descrição narrativa com um fl uxograma.
Número ou marcador, página 15: c) Confi rmação do sistema
Texto do artigo, página 15: Descrito o sistema, torna-se necessário confi rmar a informação registada mediante a realização de testes de procedimento que consistem em seleccionar uma operação e acompanhá-la através de todo o circuito (walkthrough). Deverão ser realizados testes de procedimentos a todas as operações consideradas relevantes tendo em conta os objectivos previamente defi nidos.
Número ou marcador, página 15: d) Apreciação do funcionamento do sistema
Texto do artigo, página 15: • Avaliação do Risco por Área
Texto do artigo, página 15: Concluído o levantamento do sistema de controlo interno da entidade, o auditor efectua uma avaliação dos riscos identifi cados e os controlos implantados, determinando e avaliando os riscos residuais.
Texto do artigo, página 15: O auditor deverá desenvolver um programa de auditoria que priorize a cobertura das áreas de maior risco.
Texto do artigo, página 15: • Identifi cação dos Controlos-chave e testes de avaliação
Texto do artigo, página 15: Tendo o auditor um profundo conhecimento do sistema, estará em condições de fazer uma avaliação da sua adequação recorrendo, para o efeito, aos testes de conformidade.
Texto do artigo, página 15: Os testes de conformidade consistem na realização de observações, exames de evidência e reexecuções, a fi m de tirar uma conclusão do tipo “sim” ou “não”, ou seja, verifi car se o controlo-chave é cumprido e determinar a frequência com que o procedimento de controlo não ocorreu (margem de erro ou desvio).
Texto do artigo, página 15: Os referidos testes destinam-se a confi rmar se o sistema de controlo interno descrito é considerado adequado e se funciona de modo uniforme ao longo de toda a cadeia de processos.
Texto do artigo, página 15: Além dos aspectos atrás referidos, que podemos designar por avaliação quantitativa na apreciação do funcionamento do sistema, também é necessário ter em consideração a natureza e a causa dos erros – avaliação qualitativa, nomeadamente para verifi car se:
Texto do artigo, página 15: • Os erros detectados são independentes entre si ou se há alguma ligação entre eles. Por exemplo: se (1) apontam para um determinado funcionário, se (2) só ocorrem em determinadas circunstâncias, etc.; • Os erros são intencionais, motivados por negligência ou por má compreensão das instruções; • Os erros são sistemáticos ou esporádicos.
Texto do artigo, página 15: Feita a avaliação do sistema de controlo interno, o auditor está em condições de determinar a extensão dos testes substantivos de auditoria a realizar.
Texto do artigo, página 15: Por vezes, devido ao número reduzido de operações ou às defi ciências de controlo detectadas, é efi caz e efi ciente não confi ar no controlo interno e aumentar o número e extensão dos testes substantivos a realizar.
Texto do artigo, página 15: Complementarmente, o auditor fi ca em condições de poder incluir no seu relatório uma opinião independente e fundamentada sobre o referido sistema, devendo identifi car os procedimentoschave, as áreas mais expostas a ocorrência de riscos, as defi ciências detectadas e formular sugestões e recomendações com vista à sua melhoria.
Texto do artigo, página 15: 1.11.1.2. Limitações do sistema de controlo interno Um sistema de controlo interno adequado proporciona
Texto do artigo, página 15: uma segurança razoável na prevenção ou detecção de erros e
Texto do artigo, página 15: irregularidades. Contudo, a efi cácia do controlo interno, tem limites que o auditor deve ponderar quando procede ao seu estudo e avaliação, nomeadamente:
Texto do artigo, página 15: • A segregação de funções difi culta, mas não pode evitar o conluio ou a cumplicidade; • Os poderes de autorização de operações por parte daqueles a quem os mesmos foram confi ados podem ser usados de forma abusiva ou arbitrária; • A competência e a integridade do pessoal que executa as funções de controlo podem deteriorar-se por razões internas ou externas, não obstante os cuidados postos na sua selecção e formação; • A própria direcção do organismo pode em muitos casos negligenciar ou contornar as medidas de controlo por si implantadas; • O controlo interno tem maior incidência sobre as operações frequentes, não estando montado para as transacções pouco usuais; • A própria existência do controlo só se justifi ca quando a relação custo/benefício é positiva, isto é, quando o custo de determinado procedimento não supera o benefício relativamente aos riscos que visa cobrir.
Texto do artigo, página 15: 1.11.2. Objectivos da Auditoria e Critérios de Controlo Interno por Área
Texto do artigo, página 15: Os objectivos da auditoria e os critérios de controlo interno por áreas servem de base para o desenvolvimento dos programas específi cos da auditoria.
Texto do artigo, página 15: Os auditores devem estabelecer objectivos gerais para cada trabalho de auditoria, e objectivos específi cos para cada área de avaliação.
Texto do artigo, página 15: Os objectivos são declarações amplas da finalidade da auditoria. Podem abranger aspectos fi nanceiros, de salvaguarda de activos, de legalidade, de regularidade ou de desempenho.
Texto do artigo, página 15: “São necessários critérios adequados para avaliar a governança, a gestão de riscos e os controlos. Os auditores internos devem verifi car a extensão na qual a administração e/ou o conselho estabeleceu critérios adequados para determinar se os objectivos e metas têm sido alcançados. Se forem adequados, os auditores internos devem utilizar tais critérios em sua avaliação. Se inadequados, os auditores internos devem trabalhar com a administração e/ou o conselho para desenvolver critérios apropriados de avaliação.” (IIA – Norma 2210.A3).
Texto do artigo, página 15: Assim, consoante os objectivos do trabalho para cada área, o auditor adopta ou desenvolve critérios (ou seja, como deveria ser um bom controlo ou a melhor prática) que servirão de base de comparação da condição (ou realidade) encontrada, sobre a qual irá emitir suas conclusões e opiniões. 1.11.2.1. Gestão por resultados a) Objectivo da auditoria
Texto do artigo, página 15: ✔ Avaliar o grau, a eficácia e eficiência do cumprimento dos objectivos/actividades estabelecidos periodicamente; ✔ Concluir se a entidade identifica os riscos associados a cada um dos objectivos estratégicos e operacionais dos respectivos planos, analisaos em termos de probabilidade de ocorrência e impacto, e traça planos adequados de resposta aos riscos, e ✔ Aferir sobre a fiabilidade dos relatórios (fi nanceiros e ou de actividades).
Texto do artigo, página 16: b)Critérios de controlo (Como deve ser um bom controlo
Texto do artigo, página 16: interno sobre Gestão por Resultados)
Texto do artigo, página 16: • Os objectivos/actividades operacionais devem estar alinhados com os objectivos estratégicos e estes com a missão da organização; • O orçamento deve ser suportado pelo plano de actividades da organização, devendo este ser consentâneo com as políticas, objectivos e programas governamentais; • O plano de actividades deve possuir metas, crono/ grama e indicadores de desempenho; • A entidade procede a análise dos riscos tendo em conta a natureza das actividades e controlos (políticas e procedimentos) implantados em resposta ao risco; • A avaliação sistemática da implementação do plano de actividades e orçamento deve ser devidamente documentada e os desvios justificados; • A gestão dos sistemas de informação deve especificar as unidades subordinadas, os projectos e o tipo de custos incorridos; e • Devem ser tomadas medidas que visem o cumprimento das recomendações de auditorias anteriores.
Texto do artigo, página 16: 1.11.2.2. Contabilidade
Número ou marcador, página 16: a) Objectivos da auditoria ✔ Avaliar o sistema de controlo interno contabilístico implantado e concluir se o mesmo proporciona Fiabilidade da informação financeira e operacional; Salvaguarda dos meios financeiros; Conformidade dos procedimentos com as leis, regulamentos e políticas; Uso económico e eficiente e Cumprimento das metas (eficácia); ✔ Avaliar o cumprimento das disposições legais relativas ao registo e contabilização das despesas e das demais regras orçamentais; ✔ Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos; ✔ Identificar os riscos associados ao processo de registo, controlo e comunicação de informações relativas as transacções realizadas pela entidade; e ✔ Emitir uma opinião sobre a conformidade legal e regularidade financeira da informação contida nas contas.
Número ou marcador, página 16: b) Critérios de controlo interno
Texto do artigo, página 16: Como deve ser um bom controlo interno sobre a Contabilidade?
Texto do artigo, página 16: • Contabilidade interligada com os relatórios financeiros; • Controlo prévio/posterior das transacções; • Contabilidade actualizada de acordo com as leis, incluindo monitorização das transacções, fluxos financeiros, saldos bancários e orçamentais; • Controlo mensal de prestação de contas; • Contabilidade com recurso a várias aplicações informáticas deve ser reconciliada com os livros obrigatórios, excepto nas situações em que a escrituração destes se encontra legalmente dispensada. Devem existir controlos preventivos contra alterações e manipulações de dados, bem como procedimentos de “back-up”; • Devem ser feitas conciliações contabilísticas e bancárias, e
Texto do artigo, página 16: • Devem ser efectuados acompanhamentos dos projectos
Texto do artigo, página 16: anuais e plurianuais. 1.11.2.3. Receitas
Número ou marcador, página 16: a) Objectivos da auditoria
Texto do artigo, página 16: i. Receitas Gerais • Identificar, caracterizar e inventariar a existência de receitas geradas pela instituição e respectiva cobertura legal; • Assegurar-se de que são cobradas somente receitas inscritas no orçamento da entidade; • Avaliar o sistema de controlo interno implantado e concluir se o mesmo proporciona fiabilidade da informação financeira e operacional, salvaguarda da receita, conformidade dos procedimentos com as leis, regulamentos e políticas, uso económico e eficiente e cumprimento das metas; • Identificar riscos associados ao processo de receitas, desde arrecadação até a sua utilização ou entrega; • Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos; • Identificar os mecanismos de registo e controlo implantados pela Instituição para o lançamento, liquidação, cobrança, contabilização, encaminhamento à Direcção da Área Fiscal (DAF) e/ou utilização, e prestação de contas das receitas; • Avaliar o cumprimento, pela instituição, dos princípios e normas em vigor sobre a gestão, controlo e execução do OE em relação às suas receitas. ii. Receitas Tributárias 4
Texto do artigo, página 16: • Aferir sobre o grau de cumprimento dos objectivos organizacionais e metas predefinidas pela Autoridade Tributária (AT); • Avaliar o sistema de controlo interno instituído nas unidades de cobrança da AT; • Aferir sobre o desempenho das unidades orgânicas da AT. • Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos; • Aferir sobre a regularidade fiscal dos contribuintes e verificação do cumprimento das obrigações tributárias, contribuindo para o combate à fuga e evasão fiscal; • Aferir sobre o desempenho da Administração Tributária no que respeita ao processo de fiscalização tributária; • Verificar o tratamento dado às infracções tributárias; • Avaliar a adequação das diligências da Administração Tributária no âmbito da recuperação de dívidas tributárias; • Avaliar a integridade e justiça na actuação da Administração Tributária; • Propor correcções à matéria colectável, consubstanciada em liquidações adicionais de impostos; • Identificar os comportamentos fiscais de risco.
Texto do artigo, página 16: 4 Nos termos da Lei n.º 15/2002, de 26 de Junho, constituem receitas tributárias, o IVA, IRPC, IRPS, ICE, ISPC, SISA, Direitos Aduaneiros, entre outras.
Número ou marcador, página 17: b) Critérios de controlo interno
Texto do artigo, página 17: i. Receitas gerais • Existência de um dispositivo legal de criação das receitas e/ou definição dos procedimentos de arrecadação, distribuição e utilização; • Todos os recebimentos de receitas em numerário (ou depositado na respectiva conta bancária) devem ter em contrapartida um recibo numerado sequencialmente; • O produto da cobrança deve ser registado em diário de caixa e depositado no banco no dia útil imediatamente a seguir ao da cobrança; • Deve existir um sistema de escrituração em livros e/ ou aplicativos informáticos apropriados; • Os movimentos de entrada e saída na conta bancária de receita devem ser objecto de registo no livro de controlo de conta bancária e mensalmente conciliados com os respectivos extractos; • Deve existir segregação de funções entre quem cobra, quem tem a custódia, quem regista os diversos livros e quem efectua as conciliações bancárias; • Deve-se proceder a rotatividade dos cobradores, fiscais, tesoureiros, recebedores e demais técnicos que intervêm na cobrança para evitar viciação de processos; • Deve haver uma correlação entre as receitas e os factores que lhes determinam, para avaliar a razoabilidade dos montantes contabilizados; • Devem ser feitas, pela entidade, conciliações das receitas entre: Liquidação – Cobrança – Depósito no banco – entrega à Direcção da Área Fiscal (através de guias de receita). ii. Receitas Tributárias
Texto do artigo, página 17: • O cadastro de contribuintes encontra-se actualizado, sendo que os Sujeitos Passivos que cessaram as suas actividades ou não apresentam as suas declarações fiscais, devem ser expurgados do sistema de cadastro; • Os contribuintes devem ser enquadrados em função do nível da sua actividade económica, sendo que os respectivos critérios de enquadramento se encontram definidos nos Códigos sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas ou Singulares, conforme os casos; • Nas unidades de cobrança deve ser instituído o “Gestor de Contribuinte”; • Cada Gestor de Contribuinte é responsável em gerir uma carteira de contribuintes, designadamente, no que se refere ao cumprimento das suas obrigações fiscais; • Anualmente deve existir um Plano de Actividades de Fiscalização Tributária. A selecção dos contribuintes a serem fiscalizados deve obedecer os critérios definidos no respectivo regulamento; • As provas/evidências da realização da fiscalização tributária interna e externa são os verbetes de fixação e o relatório de fiscalização; • Os contribuintes colectivos devem entregar anualmente as declarações de rendimentos e de informação contabilística e fiscal, e proceder ao pagamento do IRPC devido a final e pagamentos por conta e especial por conta, quando devidos;
Texto do artigo, página 17: • Os contribuintes singulares devem entregar anualmente as declarações de rendimentos e de informação contabilística e fiscal (quando se tratar de rendimentos empresariais e profissionais), e proceder ao pagamento do IRPS devido a final e pagamentos por conta, quando devidos; • Os sujeitos Passivos de IVA estão obrigados a entregar, em função do seu regime, uma declaração periódica e efectuar o pagamento do IVA; • Os Sujeitos Passivos do ISPC são obrigados a entregar, trimestralmente, uma declaração e efectuar o pagamento do imposto, quando devido; • Os processos do contencioso fiscal devem ser tramitados de acordo com o preceituado no Regulamento do Contencioso de Contribuições e Impostos; • Os processos executivos devem ser tramitados em obediência ao Código das Execuções Fiscais; • Os Recebedores de Fazenda e os Tesoureiros das Alfândegas devem possuir livros de registos regulamentares e processos de contas do exactor; • Mensalmente, devem ser elaborados Processos de Contabilidade;
Texto do artigo, página 17: 1.11.2.4. Contratação pública
Número ou marcador, página 17: a) Objectivos da auditoria ✔ Aferir sobre a capacidade da unidade gestora e executora de aquisições em suprir as necessidades da entidade de forma eficiente, eficaz e pontual; ✔ Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos; ✔ Avaliar o cumprimento da legislação sobre a contratação de empreitada de Obras Públicas, Fornecimento de Bens e Prestação de Serviços ao Estado. ✔ Identificar os riscos associados ao processo de contratação pública relacionados a identificação da necessidade, processos de adjudicação, contratação, aquisição e recepção dos bens ou serviços prestados.
Número ou marcador, página 17: b) Critérios de controlo interno
Texto do artigo, página 17: • Devem existir UGEA e comissões de recepção formalmente nomeadas e que efectivamente funcionem; • As entidades devem ter um plano de aquisições previamente aprovado; • Deve existir transparência, documentação e critérios claros para avaliar as propostas dos concorrentes, de modo a assegurar a competitividade; • Devem ser feitas reconciliações entre as especificações técnicas dos documentos de concurso e o Cadastro de Bens e Serviços; • Devem ser feitas reconciliações entre os preços dos bens e serviços contratados e os preços de referência; • Deve haver um sistema eficiente de arquivo dos processos de adjudicação e de aquisição; e • Deve haver arquivo de correspondência trocada entre a entidade e a Unidade Funcional de Supervisão de Aquisições (UFSA) e o Tribunal Administrativo relativamente aos processos de contratação e adjudicação.
Texto do artigo, página 18: 1.11.2.5. Despesas
Texto do artigo, página 18: 1.11.2.5.1. Bens e serviços
Número ou marcador, página 18: a) Objectivos da auditoria ✔ Avaliar o sistema de controlo interno implantado e concluir sobre se o mesmo proporciona Fiabilidade da informação financeira e operacional; Salvaguarda dos bens adquiridos; Conformidade dos procedimentos com as leis, regulamentos e políticas; Uso económico e eficiente dos recursos e Cumprimento das metas (eficácia); ✔ Identificar os riscos associados aos processos de despesas incluindo a solicitação dos bens/serviços, recepção dos mesmos, cabimentação, liquidação, pagamento e prestação de contas sobre as despesas; ✔ Avaliar as actividades de aquisição, recepção, conferência e armazenamento de bens e serviços, e ✔ Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos.
Número ou marcador, página 18: b) Critérios de Controlo interno • Deve existir uma segregação de funções no processo da realização da despesa, nomeadamente, funções de requisição, de compra, de recepção e conferência, de armazenamento e de pagamento; • Aquisição de bens e serviços em fornecedores com contratos visados pelo Tribunal Administrativo, salvo em caso de fiscalização sucessiva; • Existência de uma informação-proposta previamente autorizada pela entidade competente, fundamentando a necessidade da aquisição, em concordância com o plano de aquisições; • Solicitação de bens e serviços aos fornecedores através da requisição externa devidamente autorizada; • Realização de procedimentos de verificação das quantidades e especificações dos bens na recepção em comparação com as requisições, para assegurar a recepção de bens efectivamente solicitados, e • Pagamento de facturas de fornecimento de bens ou prestação de serviços baseado em declarações de conformidade ou relatórios de fiscalização. 1.11.2.5.2. Demais despesas com pessoal
Número ou marcador, página 18: a) Objectivos da Auditoria ✔ Aferir se os pagamentos efectuados pela entidade são legais e devidos aos beneficiários, nas seguintes rubricas: Ajudas de custo dentro ou fora do país; Renda de casa; Representação para pessoal; Subsídio de combustível e manutenção de viatura; Suplemento de salários e remunerações; Subsídio de funeral; Subsídio de telefone e Outras; e ✔ Identificar os riscos associados aos processos de pagamento das despesas nas rubricas das demais despesas com o pessoal.
Número ou marcador, página 18: b) Critérios de controlo interno
Texto do artigo, página 18: ✔ Pagamento de ajudas de custo dentro do país suportado por uma requisição interna devidamente autorizada e guias de marcha com as datas de chegada e partida, averbadas pela entidade visitada, e com declaração de conformidade do beneficiário; ✔ Pagamento de ajudas de custo fora do país suportado por informação proposta e requisições internas (ou de fundo) devidamente autorizadas, comprovativos de viagem (talão de embarque e cópia do passaporte) e relatório de viagem ou declaração de conformidade do beneficiário;
Texto do artigo, página 18: ✔ Pagamentos de subsídios de renda de casa a indivíduo cuja função lhe confere o direito de residência do Estado ou da Entidade, conforme as políticas e regulamentos aprovados; ✔ Pagamento de subsídio de representação a indivíduos cuja lei lhe confere o direito, no montante aprovado; ✔ Pagamento de subsídio de funeral suportado por informação proposta e cópia de certidão de óbito do funcionário ou familiar elegível para o efeito (cônjuge, ascendentes, descendentes (incluindo enteados e adoptados) até 18 anos de idade ou 25 anos em caso de estudantes universitário, e ✔ Pagamento de despesas com telefone a pessoas cujas funções lhes conferem o direito, nos montantes previstos para a função.
Texto do artigo, página 18: 1.11.2.5.3. Salários e remunerações
Número ou marcador, página 18: a) Objectivos da auditoria ✔ Aferir se os pagamentos efectuados em salários e remunerações pela entidade são os devidos aos beneficiários; ✔ Identificar os riscos associados aos processos de recrutamento do pessoal, registo e comunicação de efectividade, pagamento de abonos e descontos; ✔ Analisar a situação actual do pagamento de vencimentos e organização de recursos humanos; ✔ Aferir sobre a conformidade de processamento e pagamentos de vencimentos; ✔ Aferir sobre o cumprimento dos objectivos e metas planificados no âmbito da contratação e a gestão e controlo dos recursos humanos e financeiros da entidade; ✔ Avaliar a eficácia do sistema de controlo interno implantado, no que concerne a: – Inserção do Pessoal no sistema de pagamentos; – Remoção pontual do pessoal desvinculado; – Atribuição de subsídios e regalias inerentes a cargos de direcção e chefia, e remoção dos mesmos no termo do mandato; – Atribuição de bónus especial, subsídios de localização e de adaptação, baseada na verificação de existência de condições objectivas e legais para a sua consecução. ✔ Aferir sobre o pagamento de abonos de horas extraordinárias e de segunda turma (docentes) atento à proposta prévia de beneficiários devidamente autorizada; e ✔ Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos.
Número ou marcador, página 18: b) Critérios de controlo interno
Texto do artigo, página 18: ✔ Existência de um quadro de pessoal aprovado; ✔ Nomeação do pessoal de acordo com o respectivo quadro; ✔ Só pessoas legalmente nomeadas ou contratadas e em serviço efectivo devem receber vencimento; ✔ O recrutamento e fixação de remunerações devem ser autorizados e responder às necessidades do sector de acordo com os critérios estabelecidos por lei; ✔ Existência de evidências documentais que suportam as alterações dos dados do pessoal com impacto no salário; ✔ Os vencimentos devem ser pagos tendo em consideração a efectividade gerada. Para isso, os
Texto do artigo, página 19: mapas de efectividade devem estar em concordância com os registos de assiduidade nos respectivos livros de Ponto;
Texto do artigo, página 19: ✔ Os valores abonados devem estar em conformidade com as regras em vigor; ✔ As pessoas que cessam ou suspendem seu vínculo laboral com a entidade, transferidas e falecidas devem ser imediatamente retiradas da folha de pagamento; ✔ A entidade deve possuir procedimentos de análise da execução orçamental das rubricas de salários e remunerações, identificação e justificação de eventuais desvios; e ✔ Deve-se obedecer ao princípio de segregação de funções nos controlos-chave de processamento de salário bem como do respectivo pagamento, à excepção do Agente de Conformidade (AGC);
Texto do artigo, página 19: 1.11.2.5.4. Pensões (segurança social e previdência social)
Número ou marcador, página 19: a) Objectivos da Auditoria ✔ Avaliar o sistema de controlo interno implantado sobre o fundo de pensões e concluir se o mesmo proporciona: – Fiabilidade da informação financeira e operacional; – Salvaguarda dos recursos; – Conformidade dos procedimentos com as leis, regulamentos e políticas; – Uso económico e eficiente dos recursos; e – Realização dos resultados estratégicos e operacionais (eficácia). ✔ Identificar os riscos associados aos fundos de pensões desde a sua arrecadação, contabilização, utilização e prestação de contas; ✔ Identificar os riscos associados ao processo de pensões desde o ingresso dos beneficiários no sistema de pensões até ao pagamento dos pensionistas; ✔ Certificar-se de que a fixação das pensões tem sido resultante da ocorrência de factos determinantes, nos termos da legislação aplicável; ✔ Assegurar-se de que os pagamentos efectuados são os devidos aos beneficiários; e ✔ Identificar os riscos associados aos processos de fixação e pagamento de pensões desde o ingresso dos indivíduos ao sistema, o cálculo dos valores devidos e o pagamento a pessoas certas.
Número ou marcador, página 19: b) Riscos comuns
Texto do artigo, página 19: ➢ Uso indevido do valor (receita) do fundo de pensões; ➢ Descaminho e apropriação de fundos; ➢ Aplicação de fundos em projectos não autorizados; ➢ Má contabilização dos fundos recebidos; ➢ Utilização da receita na fonte; ➢ Pagamento simultâneo de salário e pensão; ➢ Duplicação de registos; ➢ Inserção no sistema e pagamentos a pessoas indevidas; ➢ Pagamento a pessoas não autorizadas; ➢ Cálculos mal efectuados; ➢ Processamento e pagamento de pensões de beneficiários falecidos, e ➢ Defraudação por apropriação indevida dos recursos do Estado.
Número ou marcador, página 19: c) Critérios de controlo interno
Texto do artigo, página 19: • A entidade possui banco de dados de todos os trabalhadores/funcionários que descontam para o fundo de pensões, identificados com um número único (de contribuinte ou NUIT); • As contribuições (descontos de trabalhadores/ funcionários) recebidas são creditadas associadas ao número do contribuinte/NUIT do trabalhador/ funcionário; • As contribuições dos trabalhadores/funcionários são depositadas/creditadas unicamente em conta(s) bancária(s) específica(s); • Os montantes destas contas são integralmente transferidos para uma conta única centralizadora, antes da sua utilização em despesas; • Os valores da conta bancária centralizadora são transferidos para contas específicas da entidade, nomeadamente: pagamento de pensões (de cada unidade pagadora), despesas com o pessoal, despesas de funcionamento e investimento institucional, investimento de capital e poupança; • No momento de admissão dos indivíduos ao sistema de pensões, são constituídos processos individuais dos beneficiários contendo os documentos para aquisição do direito de pensão, conforme a legislação aplicável; • Os dados do processo são comparados com os constates no banco de dados dos contribuintes para verificação da sua existência, identidade pessoal, tempo de serviço e satisfação dos encargos para a pensão; • Os indivíduos são devidamente enquadrados nas modalidades de pensões a que têm direito, segundo o facto determinante da qualidade de pensionista (aposentação, sobrevivência, de sangue, por serviços excepcionais e relevantes prestados ao País, ....); • Determinação das circunstâncias que decorre a aposentação serem alheias à vontade do funcionário ou agente, como do próprio Estado, na qual resulta na incapacidade de prestar serviços; • Existência de procedimento de verificação de desactivação no sistema de salário dos indivíduos admitidos no sistema de pensões; • Existência de procedimento de fixação da pensão com base no último salário, ou média aritmética do salário dos últimos dois anos e no tempo de serviço prestado; • Existência de segregação de funções e uma divisão de responsabilidade entre as seguintes entidades/ funções: – Verificação do processo de admissão dos beneficiários no sistema de pensões; – Autorização do ingresso; – Processamento das folhas de pagamento; – Liquidação dos montantes a pagar; – Realização de pagamentos, e – Realização de procedimentos de prova de vida. • Suspensão automática de processamento de pensões, após duas faltas consecutivas; e • Realização de procedimento de prestação de prova de vida anual dos pensionistas.
Texto do artigo, página 20: 1.11.2.6. Património
Número ou marcador, página 20: a) Objectivos da auditoria ✔ Avaliar o sistema de controlo interno implantado e concluir se o mesmo proporciona fiabilidade da informação e operacional; salvaguarda dos bens e conformidade dos procedimentos com as leis, regulamentos e políticas; ✔ Avaliar as actividades de gestão, manutenção, inventariação e controlo físico dos bens afectos à Instituição; ✔ Identificar os controlos-chave implantados, avaliar a sua operacionalidade e formular recomendações visando a melhoria dos procedimentos; ✔ Identificar os riscos associados ao processo de salvaguarda do património que inclui a aquisição, a recepção, o registo e inventariação, utilização e manutenção; e ✔ Avaliar o cumprimento da legislação sobre gestão e controlo do património do Estado.
Número ou marcador, página 20: b) Riscos comuns ➢ Descaminho de bens
Número ou marcador, página 20: c) Critérios de controlo interno
Texto do artigo, página 20: • Deve existir inventário dos bens com os respectivos custos unitários, ano de aquisição e localização; • Devem ser realizadas verificações físicas, elaborados os respectivos relatórios periódicos e aprovados pela gestão. Os desvios devem ser investigados pela gestão da entidade; • Deve existir um registo dos movimentos dos bens duradouros e a respectiva actualização no inventário; • Deve existir um processo de furto ou roubo dos bens, que deverá incluir, a participação à polícia, o resultado da investigação e as medidas tomadas; • Os custos totais dos bens duradouros adquiridos devem estar de acordo com a respectiva rubrica orçamental; • Deve existir um sector responsável pela área do património; • Deve existir segregação de funções entre Património – UGEA – Contabilidade – Tesouraria Aprovisionamento; • Devem existir infra-estruturas adequadas (armazém, economato, etc.) para prevenir vários tipos de perdas de stocks; • Para salvaguarda dos consumíveis deve haver livro de entrada, ficha de controlo de stock e ficha de prateleira; • Para bens abatidos, a entidade deve possuir processo de abate, contendo a relação de bens ociosos ou incapazes, o despacho de nomeação da comissão de verificação da incapacidade e a comunicação da unidade intermédia ou supervisora do Subsistema do Património e termos de entrega; e • Existência de procedimentos de controlo sobre o pagamento de viaturas em processo de alienação.
Texto do artigo, página 20: 1.11.2.7. Tecnologias de informação e comunicação
Texto do artigo, página 20: A auditoria a tecnologia de informação deve ser encarada sob cinco prismas, nomeadamente (i) Controlos Organizacionais e Operacionais (ii) Desenvolvimento, Aquisição e Manutenção de Sistemas, (iii) Infra-estrutura e Data Center (iv) Segurança Física e Lógica e (v) Base de Dados.
Texto do artigo, página 20: i. Controlos Organizacionais e Operacionais
Número ou marcador, página 20: a) Objectivos da auditoria: ✔ Avaliar o controlo interno, promover a eficiência das operações e impulsionar maior adesão às normas, políticas e procedimentos administrativos prescritas pela gestão com maior foco na responsabilidade.
Número ou marcador, página 20: b) Critérios de controlo interno: • Devem estar definidas normas, políticas e procedimentos administrativos para as actividades das TI (por exemplo: normas e procedimentos para a aquisição e utilização de equipamentos de hardware e software); • A área das TI deve dispor de um plano de actividades e orçamento financeiro actualizado, para o seu funcionamento, devendo o mesmo estar integrado no orçamento global da organização; • Deve existir um plano de formação profissional de todos os técnicos das TI e dos utilizadores do equipamento e aplicativos; • Deve estar definido um plano de carreira profissional para os técnicos que sejam responsáveis pelo funcionamento do sistema de informação; • Deve ser implementado o princípio de segregação de funções na área das TI; • Devem estar definidas com clareza as funções e responsabilidades dos técnicos das TI; • As funções e os cargos devem ser adequados à qualificação dos técnicos existentes; • Devem existir contractos com os fornecedores para a manutenção do hardware e do software; • Deve estar definido um mecanismo para avaliar os custos das actividades do departamento de informática; e • Devem estar identificados e diferenciados os processos mais importantes da organização e os seus recursos, para que em casos de desastres, ser possível recuperar convenientemente. ii. Aquisição, Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas
Número ou marcador, página 20: a) Objectivos da auditoria ✔ Analisar o estudo de viabilidade económica, operacional e técnica para implementação do sistema; ✔ Analisar a documentação dos sistemas, quer concebidos localmente quer adquiridos; ✔ Avaliar a operacionalidade/funcionalidade, tecnologia, pós-venda, segurança e análise de custo e benefícios, quando se trata de uma aquisição externas; e ✔ Avaliar os procedimentos para alteração das aplicações, sejam elas de manutenção, melhorias ou mesmo substituição total de recursos informáticos.
Número ou marcador, página 20: b) Critérios de controlo interno
Texto do artigo, página 20: • Devem estar estabelecidos critérios e procedimentos para elaboração da especificação, visando dar suporte a projectos de novos sistemas ou mudanças nos sistemas existentes; • Devem estar estabelecidas rotinas e procedimentos para revisão da especificação e codificação dos programas relativos a novos projectos ou alterações, por pessoal apropriado (por exemplo: analistas, líderes de projecto, operação, segurança e suporte);
Texto do artigo, página 21: • Os utilizadores devem ser envolvidos no processo de selecção, especificação ou modificação de sistemas; • Em projectos de desenvolvimento interno e manutenção de sistemas, devem estar definidas rotinas e procedimentos para determinar as prioridades, assim como estar sujeitas aos padrões de programação aplicáveis ou outros usados pela organização; • Devem estar estabelecidas rotinas e procedimentos de teste para os novos sistemas, assim como para os que sofreram mudanças, antes de aprovados e implantados; e • A documentação do sistema em funcionamento (desenho, especificação, arquitectura, aceitação, utilizador, administração, etc.) deve ser mantida actualizada, para atender às necessidades tanto do usuário, assim como do pessoal da manutenção e processamento de dados.
Texto do artigo, página 21: iii. Infra-estrutura e Data Center
Número ou marcador, página 21: a) Objectivo da auditoria ✔ Avaliar se as configurações feitas ao equipamento de rede (router, firewall, swisch, access points, entre outros), computadores, data center, servidores, etc., observam o recomendado pelas boas práticas.
Número ou marcador, página 21: b) Critérios de controlo interno
Texto do artigo, página 21: • Devem estar estabelecidos procedimentos e políticas para a gestão da rede; • A estrutura da rede deve estar documentada (planta de projecto); • Devem ser estabelecidos mecanismos de controlo do hardware e software que garantam a segurança e integridade dos dados no ambiente de rede e dos recursos físicos que a compõem, bem como limitar e controlar o acesso aos programas e dados; • Devem estar estabelecidas rotinas para o restabelecimento da rede após interrupções inesperadas; • As instalações dodata-center devem estar localizadas, considerando a possibilidade de ocorrência de inundações e proximidade a pólos geradores de fogo (tanque de combustível, depósito de papeis, cozinhas), áreas com radiações electromagnéticas e outras de elevado perigo; • Deve ser feito o controlo contínuo tanto da temperatura assim como da humidade, nas áreas de processamento de dados (data-center); • O data-center deve estar protegido por um sistema de detecção e extinção de incêndios; • A infra-estrutura do data-center deve dispor de um sistema alternativo de alimentação de energia eléctrica, compatível com a energia consumida; • Devem existir contratos para a utilização de hardware e de software, bem como para a manutenção dos mesmos, e • Os equipamentos no data-center devem ser alimentados por uma energia limpa (Ups).
Texto do artigo, página 21: iv. Segurança Física e Lógica a) Objectivo da auditoria
Texto do artigo, página 21: ✔ Avaliar o controlo sobre acesso físico e lógico aos elementos que compõem o sistema de informação, tais como bases de dados, hardware, software,
Texto do artigo, página 21: sistemas/aplicações, redes, procedimentos, ou seja, tudo o que regula e faz funcionar a organização do ponto de vista das TI.
Número ou marcador, página 21: b) Critérios de controlo interno
Texto do artigo, página 21: 1) Segurança Lógica • Devem estar estabelecidas políticas que forneçam directrizes para a implementação de normas de segurança de informação; • Devem estar implementadas políticas e procedimentos para a atribuição ou modificação do nível de acesso; • A organização deve dispor de umsoftware de controlo de acesso, que detecte a tentativa de intrusão de pessoas não autorizadas, e restringindo o acesso dos usuários somente aos recursos necessários (dados, programas, transacções, etc.) para executar as suas funções de trabalho; • Deve estar estabelecida uma norma para a utilização de softwares em redes locais; • Devem estar implementados os níveis de segurança de informação recomendada em termos de complexidade e níveis de confidencialidade; • Área das TI deve ter estabelecida e implementada uma política para a criptografia dos dados; • Deve ser feita a rotatividade dos operadores que se ocupam do processamento das operações mais delicadas, e • Deve estar implementada uma segurança correcta e eficaz através do desenvolvimento de um misto de controlos digitais e controlos físicos no sentido de proteger toda a plataforma informática da instituição; quer aplicações quer componentes físicas. 2) Segurança física
Texto do artigo, página 21: • Deve estar instalado um sistema de detenção e extinção de incêndios nas unidades de processamento; • Os equipamentos e instalações das TI devem estar assegurados contra riscos (incêndio, roubo...); • As instalações devem ser sujeitas a inspecções periódicas pela empresa seguradora ou pelos bombeiros; • A área das TI deve ter uma lista com nomes, telefones e endereços da Polícia, dos Bombeiros, de empresas de manutenção, do responsável pela segurança total do sistema de informação, guardado em lugar visível e de fácil acesso; • Deve existir um plano de contingência que possibilite a segurança do sistema de informação, em casos de catástrofes; • Deve existir um gerador de corrente eléctrica que suporte o funcionamento da unidade de processamento de dados; • A organização deve ter pessoal de vigilância devidamente treinado para intervir no domínio das TI, em casos de emergência; • Devem estar definidas as condições de limpeza e de higiene que devem existir no data-center; • A documentação de segurança deve ter cópias em local seguro; • Devem ser realizadas acções de formação relativa a prevenção de acidentes no domínio da informática; e • Equipamento ou material informático com propriedades magnéticas, deve estar armazenado ou arrumado de modo a não afectar outros equipamentos.
Texto do artigo, página 22: v. Base de Dados
Número ou marcador, página 22: a) Objectivo da auditoria ✔ Avaliar os controlos implantados para a administração da base de dados, administração de dados, controlos de acesso, dicionário de dados, sua disponibilidade, recuperação e, integridade da Base de Dados;
Número ou marcador, página 22: b) Critérios de controlo interno
Texto do artigo, página 22: • O acesso à base de dados deve ser controlado por um software específico, devendo existir a figura de administrador de base de dados; • A organização deve ter contracto de manutenção e apoio técnico à utilização do software de gestão da base de dados; • A gestão da base de dados deve estar sujeita a normas, políticas e procedimento de funcionamento; • Os logs da base de dados devem ser analisados pelo responsável pela segurança do SI; • É crucial que seja feito, de forma periódica, o backup da base de dados e do log das transacções, e uma das cópias conservada em lugar geograficamente distante, como é o caso de uma outra cidade, para assegurar que em caso de catástrofes naturais (como o cismo) a informação seja recuperada; • Os arquivos de backups devem ser testados no sentido de se aferir a qualidade e o seu estado; • A transferência de ficheiros da base de dados na ligação entre os computadores terminais e o servidor (upload e download) deve ser feita com recurso a um software; • A capacidade das unidades de discos deve ser suficiente para suportar as bases de dados; • Deve existir um ambiente de testes da base de dados para permitir que os analistas e programadores usem-no em casos de alterações feitas as aplicações, e • Os técnicos da administração de dados devem ter a formação suficiente para dar o suporte necessário aos utilizadores, analistas e programadores.
Texto do artigo, página 22: 1.11.3. Evidência
Texto do artigo, página 22: Uma parte importante do trabalho do auditor consiste em obter evidência de auditoria para poder fundamentar as suas conclusões. Uma vez que raramente se analisam todas as informações acerca da entidade auditada, é essencial que as técnicas de compilação de dados e de amostragem sejam cuidadosamente escolhidas e sejam suficientes para detectar adequadamente todos os erros e irregularidades materialmente relevantes. De acordo com o IIA - Norma 2330, os auditores devem documentar adequadamente as informações relevantes para dar suporte às conclusões e aos resultados do trabalho de auditoria.
Número ou marcador, página 22: a) Classes de evidência
Texto do artigo, página 22: Segundo a fonte de obtenção, a evidência de auditoria pode ser classificada em:
Texto do artigo, página 22: i. Evidência física
Texto do artigo, página 22: A evidência física obtém-se mediante a inspecção ou observação física. A inspecção efectua-se relativamente a determinados bens do activo (numerário em cofre, stocks em armazém, bens patrimoniais, etc.). A inspecção de activos tangíveis proporciona evidência sobre a sua existência, mas não sobre sua propriedade.
Texto do artigo, página 22: A observação consiste em ver como são desenvolvidas na prática as funções cometidas aos vários intervenientes num processo. A observação é sobretudo importante na confirmação do levantamento do controlo interno ou quando um processo ou procedimento não é susceptível de comprovação posterior.
Texto do artigo, página 22: A evidência física deverá ser documentada sob forma de memorandos, resumindo os assuntos inspeccionados ou observados, nomeadamente, mapas, gráficos, fotografias ou amostras reais.
Texto do artigo, página 22: ii. Evidência documental
Texto do artigo, página 22: A evidência documental é aquela obtida dos exames de ofícios, contratos, documentos comprobatórios (registos contabilísticos, contratos, cartas, facturas, etc.) e informações prestadas por pessoas de dentro e de fora da entidade auditada, sendo que a evidência obtida de fontes externas adequadas é mais fidedigna que a obtida na própria organização sob auditoria. O exame destes registos e documentos proporciona distintos graus de evidência segundo a natureza da fonte e a eficácia dos controlos internos.
Texto do artigo, página 22: As três categorias mais importantes de evidência documental que proporcionam ao auditor distintos graus de confiança são a:
Texto do artigo, página 22: • Produzida e mantida pela entidade; • Produzida por terceiros e em poder da entidade, e • Produzida e mantida por terceiros. iii. Evidência analítica
Texto do artigo, página 22: Consiste em cálculos, comparações, estudo de índices e tendências, assim como a investigação de variações e transacções não habituais.
Texto do artigo, página 22: iv. Evidência electrónica
Texto do artigo, página 22: Evidência electrónica trata-se de informações geradas, armazenadas ou transmitidas em formato digital e que pode ser utilizada como papel de trabalho apresentando-se de várias formas, tais como correio electrónico, fotografias, vídeo, áudio, páginas web, dentre outros.
Texto do artigo, página 22: Um dos grandes desafios actualmente é estabelecer uma gestão de acesso eficaz tanto do ponto de vista operacional como de compliance (conformidade). Para isso, é necessário integrar gestão de identidades, segregação de funções, análises de risco, procedimentos de autenticação, autorização, inclusão e revogação de acessos, assim como um conjunto de ferramentas tecnológicas que permitem o controlo de acesso em vários ambientes, sistemas e aplicativos.
Texto do artigo, página 22: O papel do auditor é de verificar a eficácia dos controlos e procedimentos existentes assegurados pela segregação de funções no uso das tecnologias de informação e comunicação apontando, por um lado, deficiências e irregularidades que possam comprometer a segurança e o desempenho organizacional e, por outro, recolhendo evidências através dessas tecnologias para suportar as suas conclusões.
Texto do artigo, página 22: v. Testemunho
Texto do artigo, página 22: O testemunho consiste em declarações escritas ou orais de indivíduos da entidade auditada e outras pessoas em resposta a perguntas e/ou entrevistas. Os testemunhos podem não ser conclusivos e devem ser sustentados por outras formas de informação, quando possível.
Texto do artigo, página 22: No caso das declarações orais, o auditor deve gerar um auto de declarações que deve ser assinado por ele e pelo declarante.
Texto do artigo, página 22: vi. Confirmações
Texto do artigo, página 22: A confirmação consiste em obter a corroboração, normalmente por escrito, de uma determinada informação. Pode ser conseguida através de certidões ou de circularizações.
Número ou marcador, página 23: b) Propriedades das Evidências
Texto do artigo, página 23: As evidências devem atender a certos requisitos legais, de acordo com a legislação de cada país, podendo se destacar as seguintes propriedades:
Texto do artigo, página 23: Admissíveis – no caso em que reúnem condições de ser apresentadas em órgãos judiciais. A legislação de cada país pode especificar de forma diferente o que é admissível em um tribunal, por exemplo: as provas obtidas por meio de peritos;
Texto do artigo, página 23: Autênticas - são aquelas exaradas com as formalidades legais pelas autoridades públicas nos limites das suas competências com assinatura reconhecida pelo notário ou com o selo do respectivo serviço. Por exemplo: escritura pública, certidão de registo predial, título de propriedade, etc., e
Texto do artigo, página 23: Confiáveis - os procedimentos de recolha e análise devem ser obtidos através de técnicas de auditoria geralmente aceites e que aplicados por qualquer outro auditor conduzam aos mesmos resultados. A evidência deve ser clara e de fácil compreensão ao destinatário da informação. Por exemplo: as ordens de pagamento geradas no ambiente e-SISTAFE são geradas por um funcionário com perfil autorizado por um oficial público.
Texto do artigo, página 23: 1.11.4. Papéis de Trabalho
Texto do artigo, página 23: Os papéis de trabalho documentam as informações obtidas, as análises realizadas e apoiam as conclusões e os resultados do trabalho. Os papéis de trabalho são preparados pelo auditor e examinados pela gestão da auditoria interna (IIA - PR 2330-1).
Texto do artigo, página 23: Os papéis de trabalho deverão permitir que qualquer auditor, sem prévio envolvimento na auditoria, chegue às mesmas conclusões expressas no relatório.
Texto do artigo, página 23: Os papéis de trabalho poderão ser em papel, suportes magnéticos (flash disk, CD, DVD) ou outros suportes.
Texto do artigo, página 23: A gestão da auditoria deverá definir políticas sobre o tipo, a classificação e a salvaguarda dos papéis de trabalho.
Texto do artigo, página 23: Os papéis de trabalho normalizados (por exemplo questionários e programas de auditoria) podem melhorar a eficácia de uma auditoria e facilitar a delegação do trabalho de auditoria.
Texto do artigo, página 23: 1.11.4.1. Finalidade dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho servem para: • Ajudar no planeamento, realização e revisão das auditorias; • Fornecer o suporte principal para o relatório de auditoria; • Facilitar revisões por terceiros; • Fornecer uma base para o controlo de qualidade das auditorias; • Documentar se os objectivos do trabalho foram alcançados; • Ajudar no desenvolvimento profissional dos auditores; e • Demonstrar o cumprimento das Normas de Auditoria. 1.11.4.2. Conteúdo dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho devem ser completos e constituir
Texto do artigo, página 23: o suporte das conclusões alcançadas. Poderão incluir, entre outros, os seguintes elementos:
Texto do artigo, página 23: • Documentos de planeamento e programas de auditoria; • Questionários/checklists de controlo, fluxogramas e narrativas; • Memorandos de entrevistas; • Informação sobre a instituição auditada (por exemplo organograma e descrição de funções); • Cópias de contratos e acordos importantes;
Texto do artigo, página 23: • Resultados de procedimentos analíticos de auditoria; • Relatório de auditoria e os comentários da Direcção (contraditório), e; • Matriz das recomendações.
Texto do artigo, página 23: 1.11.4.3. Qualidade dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho deverão ser:
Texto do artigo, página 23: • Completos e exactos, de forma a poderem documentar os factos comprovados, as avaliações e conclusões, e mostrar a natureza e alcance do trabalho; • Claros, compreensíveis e detalhados, de forma a não necessitarem de esclarecimentos adicionais para a compreensão da sua finalidade, fontes, natureza e suficiência do trabalho realizado e pertinência das conclusões; • Relevantes, de modo a que somente incluam assuntos de importância para os objectivos da auditoria.
Texto do artigo, página 23: No caso em que os papéis de trabalho são gerados pelo auditor, os mesmos devem conter determinados requisitos, designadamente:
Texto do artigo, página 23: • Cabeçalho: Contendo o nome da entidade auditada, o exercício económico, a codificação e referência do papel de trabalho e uma breve descrição do seu conteúdo; • Identificação: Iniciais dos auditores responsáveis pela sua elaboração e revisão, as respectivas datas e assinaturas; • Fonte: Indicação da origem da informação obtida, fazendo referência dos documentos base e/ou às pessoas que a facilitaram; • Explicação: Comentários sobre o trabalho realizado, assinalando os objectivos prosseguidos e as provas levadas a cabo para sua consecução; • Alcance do trabalho: Indicação da unidade usada para as quantias e valores, tamanho das amostras e a forma da sua obtenção; • Informação geral: Sobre problemas deparados, deficiências encontradas, aspectos a aprofundar em auditorias posteriores, alterações a introduzir ao programa de trabalho etc.; • Conclusões: Exposição sucinta dos resultados obtidos e opinião final sobre o trabalho realizado; e • Referências: Indicação das folhas de trabalho relacionadas, de acordo com um sistema de referências cruzadas que permita a sua revisão.
Texto do artigo, página 23: Cada área deve ser referenciada de forma a permitir o encadeamento entre os vários aspectos e a facilitar a consulta, podendo ser utilizado um código de uma ou mais letras.
Texto do artigo, página 23: Exemplo:
Texto do artigo, página 23: A área de Bens e Serviços pode ser referenciada com o código “BS” e a numeração dos papéis de trabalho começará em BS/0 (para a folha resumo com as conclusões), seguindo-se depois uma numeração sequencial BS/1, BS/2 BS/3 ....BS/n.
Texto do artigo, página 23: • Símbolos: são um auxiliar e podem ser diversos. Os símbolos utilizados deverão ser explicados na parte inferior do respectivo papel e devem ser mantidos ao longo de toda auditoria.
Texto do artigo, página 23: Exemplos: T – soma conferida Y – multiplicação conferida TT – somas horizontais e verticais conferidas
Texto do artigo, página 24: Exemplos: Dados seleccionados para a testagem:
Texto do artigo, página 24: Lista de Fornecedores Fornecedor Produto Quantidade Preço Unitario Total A Agrafos 5 100,00 500,00 Y B Resma de papel 12 300,00 3.600,00 Y C Toner 3 150,00 450,00 Y Total 4.550,00 T
Lista de Fornecedores
Fornecedor Produto Quantidade Preço Unitario Total
A Agrafos 5 100,00 500,00 Y
B Resma de papel 12 300,00 3.600,00 Y
C Toner 3 150,00 450,00 Y
Total 4.550,00
T
Texto do artigo, página 24: Y Y Y T

Texto do artigo, página 24: Folha de Salário Trabalhador Salário Subsídio Abono de familia Salário bruto A 7.500,00 1.200,00 700,00 9.400,00 T B 8.600,00 1.500,00 900,00 11.000,00 T C 11.000,00 2.000,00 1.200,00 14.200,00 T Total 27.100,00 4.700,00 2.800,00 34.600,00 T T T TT

Folha de Salário
Trabalhador	Salário	Subsídio	Abono de familia	Salário bruto
A	7.500,00	1.200,00	700,00	9.400,00	T
B	8.600,00	1.500,00	900,00	11.000,00	T
C	11.000,00	2.000,00	1.200,00	14.200,00	T
Total	27.100,00	4.700,00	2.800,00	34.600,00
	T	T	T	TT

Texto do artigo, página 24: 1.11.4.4. Organização dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho devem ser organizados em pasta corrente
Texto do artigo, página 24: e pasta permanente:
Número ou marcador, página 24: a) Pasta corrente
Texto do artigo, página 24: A pasta corrente engloba toda a documentação relativa a cada auditoria específica, tais como o programa de auditoria, o registo das análises e conclusões do trabalho desenvolvido, cópia das demonstrações financeiras e dos relatórios de outras auditorias. O conteúdo da referida pasta pode ser agrupado em:
Texto do artigo, página 24: • Programa de trabalho – documento escrito destinado a servir de guia à execução dos testes de conformidade e substantivos; e • Mapas de trabalho – documentos de evidência dos testes ou procedimentos efectuados pelo auditor assim como das suas conclusões.
Texto do artigo, página 24: Os papéis de trabalho da pasta corrente podem ser organizados em conformidade com os aspectos abaixo descritos, relativos as fases do processo de auditoria:
Texto do artigo, página 24: • Planeamento; • Avaliação do Sistema de Controlo Interno; • Procedimentos de auditoria efectuados, a informação obtida e as conclusões alcançadas; • Revisão do trabalho; • Relatório; e • Acompanhamento das recomendações (a posterior). b) Pasta permanente
Texto do artigo, página 24: Esta pasta engloba toda a informação que o auditor considera importante e que tenha de ser consultada ao longo das auditorias em curso e futuras, tal como:
Texto do artigo, página 24: • Informação geral sobre a instituição auditada; • Estatuto orgânico e regulamentos internos; • Quadro de pessoal; • Descrição da organização (organograma); • Planos estratégicos e programas; • Legislação específica do Sector; • Descrições dos sistemas e rotinas de controlo interno;
Texto do artigo, página 24: • Contratos e acordos celebrados pela instituição; • Relatórios de auditoria interna e externa; • Lista de contas bancárias, e • Outros relatórios (avaliação do risco, etc.).
Texto do artigo, página 24: 1.11.4.5. Arquivo
Texto do artigo, página 24: Os arquivos de trabalho de auditoria são propriedade da organização e, por isso mesmo, devem, em geral, permanecer sob controlo da actividade de auditoria interna e a eles deverão ter acesso somente do pessoal autorizado.
Texto do artigo, página 24: Cada unidade de auditoria deve criar e implementar um sector de gestão do arquivo cuja política de protecção deverá ser superiormente definida. O arquivo deve ser centralizado e permitir a localização rápida e eficiente das informações referentes a cada processo de auditoria. Os códigos das pastas deverão ser os mesmos das acções constantes da Programação do Controlo Interno.
Texto do artigo, página 24: A política de protecção do arquivo deve incluir as condições de segurança dos arquivos, a restrição de acesso, a protecção contra incêndio e humidade, e cópia de segurança.
Texto do artigo, página 24: 1.12. Supervisão
Texto do artigo, página 24: A supervisão é essencial para garantir a consecução dos objectivos de auditoria e a manutenção da qualidade do trabalho (IIA – Norma 2340, PR 2340-1). Uma supervisão e um controlo adequado são, assim, sempre necessários, independentemente da competência individual dos auditores.
Texto do artigo, página 24: A supervisão deve ser orientada tanto para o conteúdo como para o método de auditoria, em todas as fases do processo de auditoria, sendo exercida pelo chefe da equipa ou por um auditor designado para o efeito, e visa garantir que:
Texto do artigo, página 24: • Os membros da equipa de auditoria tenham uma clara compreensão do plano da auditoria; • A auditoria seja realizada de acordo com as normas e práticas estabelecidas; • O plano de auditoria e os métodos e procedimentos nele especificados sejam seguidos; • O cronograma do trabalho seja cumprido e os objectivos da auditoria sejam alcançados;
Texto do artigo, página 25: • Os papéis de trabalho contenham informações probatórias que fundamentem adequadamente todas conclusões, recomendações e pareceres; e • O relatório de auditoria contenha todas conclusões, recomendações e pareceres pertinentes.
Texto do artigo, página 25: Todo o trabalho de auditoria deve ser revisto pelo chefe da equipa ou por um auditor designado para o efeito, à medida que se vai cumprindo cada fase da auditoria, de modo a garantir que:
Texto do artigo, página 25: • As avaliações e conclusões estejam fundamentadas e adequadamente documentadas; • Os erros, deficiências e factos excepcionais foram convenientemente identificados, documentados e sanados ou levados ao conhecimento do supervisor da equipa de auditoria; e • As alterações e melhorias da auditoria em curso sejam identificadas e registadas, a fim de serem consideradas nos planos de auditorias futuras, de formação e treinamento do pessoal.
Texto do artigo, página 25: 1.13. Comunicação dos Resultados 1.13.1. Relatório de Auditoria
Texto do artigo, página 25: Todas as acções de auditoria terão necessariamente como produto final um instrumento adequado para a tomada de decisões sobre os seus resultados, assumindo geralmente a forma de relatório.
Texto do artigo, página 25: O relatório constitui a face visível de todo o trabalho realizado, pelo que a sua utilidade está relacionada com a sua capacidade de transmitir informações úteis em tempo oportuno.
Texto do artigo, página 25: Os relatórios devem ser precisos, objectivos, claros, concisos, construtivos, completos e tempestivos (IIA – Norma 2420).
Texto do artigo, página 25: Assim, os relatórios de auditoria devem comportar os seguintes atributos:
Texto do artigo, página 25: • Precisos – são livres de erros e distorções e são fiéis aos factos fundamentais; • Objectivos – são justos, imparciais e neutros, e são o resultado de um julgamento justo e equilibrado de todos factos e circunstâncias relevantes; • Claros – são facilmente compreendidos e são lógicos, evitam linguagem técnica desnecessária e fornecem todas as informações significativas e relevantes; • Concisos – são directos ao ponto e evitam elaboração desnecessária, detalhes supérfluos, redundância e excesso de palavras; • Construtivos – são úteis ao cliente do trabalho e à organização e conduzem à melhorias onde sejam necessárias; • Completos – não omitem nada do que seja essencial à audiência alvo e incluem todas informações significativas e relevantes e as observações que dão suporte às conclusões e recomendações; e • Tempestivos – são oportunos e práticos, dependem da importância do ponto, permitem a administração tomar as decisões correctivas e apropriadas.
Texto do artigo, página 25: A estrutura do relatório deve ser a mais adequada a cada situação concreta. No entanto, deve obedecer a uma estrutura básica mínima que assente nos seguintes pontos: introdução, resultados, conclusões, recomendações.
Texto do artigo, página 25: Os auditores internos deverão, de forma clara e sucinta, além de expressar a sua opinião (elemento indispensável do relatório), identificar a natureza e o objecto do trabalho, descrever as responsabilidades dos órgãos de gestão e as suas próprias, bem como o âmbito do trabalho realizado.
Texto do artigo, página 25: Quando o relatório for extenso (mais de 30 páginas de conteúdo) deve conter um sumário executivo para permitir que rapidamente
Texto do artigo, página 25: o leitor entenda a mensagem que se pretende transmitir. Nesse caso, é desejável utilizar as principais conclusões como sumário executivo, mas também incluir em resumo, as recomendações mais importantes. O sumário executivo não é apenas uma cópia e colagem das constatações e conclusões, mas uma leitura destas, permitindo fácil percepção do conteúdo do relatório. 1.13.2. Procedimento de Contraditório As UAI, tendo em vista os objectivos de rigor, transparência, operacionalidade e eficácia, devem conduzir as suas intervenções em observância ao princípio de contraditório, afigurando-se como um direito incontornável da entidade auditada.
Texto do artigo, página 25: O procedimento de contraditório consiste em dar a conhecer a entidade auditada os resultados preliminares da auditoria, com vista a obter pronunciamento ou esclarecimentos adicionais sobre os factos arrolados.
Texto do artigo, página 25: Um contraditório informal deve ser efectuado no decurso e no final do trabalho de campo para permitir aproximar a versão do relatório a enviar para efeitos de contraditório formal, evitando a contestação dos resultados da auditoria pela entidade auditada.
Texto do artigo, página 25: 1.14. Monitorização e Avaliação das Recomendações
Texto do artigo, página 25: A acção de auditoria só será eficaz se produzir os efeitos desejados no que tange a implementação das recomendações e outras medidas preconizadas. Assim, deverá ser efectuado um acompanhamento das recomendações e medidas implementadas pelos organismos ou entidades visadas, com o objectivo de suprimir as irregularidades relatadas e efectivar as boas práticas recomendadas.
Texto do artigo, página 25: Desta feita, a entidade auditada deve, no prazo fixado na matriz de recomendações e remetido pela nota de envio juntamente com o relatório de auditoria, dar o ponto de situação do cumprimento das recomendações constantes do mesmo e o Plano de acção referente às recomendações não cumpridas.
Texto do artigo, página 25: O processo será proposto para encerramento logo que as recomendações estejam implementadas. De referir que pela sua importância, esse acompanhamento, em caso de acções de auditoria recorrentes, poderá constituir o ponto de partida para o trabalho a efectuar seguidamente.
Texto do artigo, página 25: Métodos e Técnicas de Auditoria 1.15. Técnicas de Entrevista
Texto do artigo, página 25: Um dos métodos que o auditor interno pode empregar com o objectivo de obter informação sobre a entidade auditada e sobre as rotinas de controlo interno é através de entrevistas, sendo de destacar as seguintes:
Texto do artigo, página 25: a)Entrevista estruturada - é uma entrevista com perguntas predeterminadas, seguindo um roteiro preestabelecido e aplicada a pessoas seleccionadas. A entrevista estruturada possibilita comparações e permite maior controlo sobre a qualidade dos dados colectados.
Texto do artigo, página 25: Uma alternativa a entrevista estruturada é o questionário enviado a entidade auditada com objectivo de efectuar o levantamento do sistema de controlo interno. Este procedimento tem a vantagem, por um lado, de fornecer a possibilidade de os gestores da entidade auditada se auto-avaliarem sobre as áreas/ processos cujo controlo se mostra insuficiente e, por outro, a desvantagem de limitar o âmbito na medida em que as questões colocadas podem não focar outros aspectos relevantes. O auditor deve prestar atenção às questões com respostas previsíveis, pois abrem a possibilidade de o entrevistado escolher as respostas que melhor lhe convêm.
Número ou marcador, página 25: b) Entrevista aberta – É aquela em que não existem respostas predefinidas. O entrevistador introduz o tema e o entrevistado tem liberdade de analisar
Texto do artigo, página 26: e desenvolver o tema. É uma forma de explorar amplamente as questões colocadas.
Número ou marcador, página 26: c) Entrevista semiestruturada – Este tipo de entrevista combina perguntas abertas e fechadas (predeterminadas). Um conjunto de questões é definido, mas o entrevistador pode dirigir a discussão para o assunto de interesse, para elucidar questões e respostas não claras. Este tipo de entrevista é utilizado quando é desejável delimitar o volume das informações.
Texto do artigo, página 26: A técnica da entrevista semiestruturada pode ser utilizada pelos auditores internos no encontro inicial com a entidade a ser auditada.
Texto do artigo, página 26: 1.16. Técnicas de Amostragem
Texto do artigo, página 26: Amostragem é a selecção de uma amostra em determinada população, de acordo com o método apropriado e estudo dos elementos (unidades de amostragem) que a compõem, com vista a emitir um parecer sobre o total dessa população (OECI-CPLP, 2009).
Texto do artigo, página 26: A amostragem em auditoria, quer seja estatística ou não estatística, é o processo de selecção de parte de uma população (amostra), usando as características dessa amostra para retirar conclusões sobre a população. Ou seja, é a aplicação de procedimentos de auditoria a menos de 10% dos itens de uma rubrica das demonstrações financeiras, com o objectivo de avaliar as características dessa rubrica (Almeida 2014, 222).
Texto do artigo, página 26: Amostragem em auditoria é o processo de aplicação de procedimentos de auditoria a uma parte da população (amostra) para emitir uma opinião sobre a totalidade da população (universo) (Sawyer, 437).
Texto do artigo, página 26: Ao analisar uma parcela da população o auditor aceita o risco de que a amostra seleccionada não representa verdadeiramente a população, ou seja, que as características projectadas da amostra não sejam as que seriam encontradas, caso a amostra fosse alargada ou a população inteira fosse analisada.
Texto do artigo, página 26: “A amostra e os resultados da amostra devem ser analisados em termos de materialidade, razão, causas e efeito real ou potencial.” (Sawyer, 437)
Texto do artigo, página 26: O maior desafio para os auditores internos ao realizar os seus trabalhos reside na escolha do (1) tipo, (2) tamanho, (3) método de selecção da amostra apropriados e (4) como avaliar os resultados das análises em termos dos objectivos dos procedimentos da auditoria (Sawyer, 438). Esta decisão deverá ser tomada na fase de programação dos trabalhos.
Texto do artigo, página 26: De acordo com o Ponto 153 das Normas de Controlo da INTOSAI “Os resultados, conclusões e recomendações de auditoria devem ter por base informações probatórias. Dado que os auditores raramente têm a oportunidade de tomar em consideração toda a informação relativa à entidade auditada, é fundamental que as técnicas de recolha de dados e de amostragem sejam cuidadosamente seleccionadas”.
Texto do artigo, página 26: O trabalho de auditoria, em consequência da quantidade e complexidade da informação, não é integral. Para obter informações probatórias adequadas, relevantes e de custo razoável, a auditoria deverá incidir sobre uma amostra que lhe permita obter uma segurança aceitável na emissão da sua opinião.
Texto do artigo, página 26: A amostra tem que ser representativa do universo, do qual o auditor procura tirar as conclusões. Sendo representativa, a amostra pode ser usada para obter evidência relativamente ao funcionamento do sistema de controlo interno e quanto à validade das operações registadas.
Texto do artigo, página 26: 1.16. Tipos de Amostragem Conforme os objectivos da análise e os procedimentos a serem
Texto do artigo, página 26: efectuados, o auditor pode considerar adequado basear as suas análises em amostragem aleatória ou não aleatória.
Texto do artigo, página 26: 1.16. A amostragem aleatória
Texto do artigo, página 26: É a que ocorre quando todos os elementos da população em análise têm a mesma possibilidade de serem escolhidos para a amostra. Por isso, procura representar o mais próximo possível a população em que foi extraída e quanto mais larga for a amostra mais representativa se torna. A amostragem aleatória pode ser estatística ou não estatística.
Texto do artigo, página 26: i. Amostragem estatística é aquela em cuja determinação do tamanho da amostra, a selecção dos itens que a integram e a avaliação dos resultados se fazem por métodos matemáticos, baseados no cálculo de probabilidade e inferência estatística. A amostragem estatística permite a medição do risco de amostragem, ou seja, o risco de a amostra seleccionada não representar a população que se pretende analisar. A amostragem estatística pode ser (a) por números aleatórios, (b) estratificada, (c) agrupada ou (d) sistemática ou por intervalo; ii. Amostragem não estatística é o processo cuja determinação do tamanho da amostra e a avaliação dos resultados é baseada num critério subjectivo, tal como na análise de risco e no juízo profissional. A amostragem não estatística pode ser por (a) por números aleatórios, (b) estratificada ou (c) agrupada.
Texto do artigo, página 26: Na selecção de amostras aleatórias, três regras básicas devem ser observadas:
Texto do artigo, página 26: ➢ Conhecer a população, uma vez que as conclusões serão baseadas em amostras retiradas apenas dessa população; ➢ Definir a unidade de amostragem conforme os objectivos da auditoria; e, ➢ Permitir que todos os elementos da população tenham possibilidade igual (ou conhecida) de serem escolhidos.
Texto do artigo, página 26: a. Amostragem por números aleatórios
Texto do artigo, página 26: É aquela cuja selecção de todos os elementos da amostra se baseia em algoritmos informáticos ou tabelas de dígitos cientificamente aleatorizadas. Considera-se a mais passível de resultar em amostra mais representativa, no entanto difícil de usar em análise de documentos não numerados ou organizados de forma sequencial.
Texto do artigo, página 26: b. Amostragem estratificada
Texto do artigo, página 26: É utilizada quando se observa significativas variações dentro da população, havendo necessidade de criar-se dois ou mais subgrupos da população, ou estratos, com elementos com características mais semelhantes, donde serão tomadas as amostras, resultando em amostras mais eficientes, ou seja, com menos variância. A baixa variabilidade dos elementos de cada estrato resulta em maior representatividade dos seus elementos, o que reduz o número de itens necessários para obter a representatividade necessária da população.
Texto do artigo, página 26: A decisão sobre, como estratificar, quantos estratos e que elementos agrupar, depende do julgamento do auditor, embora existam softwares que o possam fazer. Estratificada a população, dependendo das circunstâncias, os elementos da amostra podem ser seleccionados por números aleatórios ou por intervalos.
Texto do artigo, página 26: Exemplo:
Texto do artigo, página 26: Suponhamos que o auditor pretenda estimar o consumo de combustível para uma frota de 1000 viaturas. Se todas as viaturas da frota tiverem a mesma característica (cilindrada, ano de fabrico, estado de conservação, uso), provavelmente bastaria uma amostra de uma unidade para estimar o consumo mensal da frota. Mas
Texto do artigo, página 27: se existirem variações na frota, por exemplo viaturas pesadas de carga, ligeiras de carga, ligeiras de passageiros, viatura novas e com mais de 5 anos, etc., efectuar a estimativa de consumo de combustível, requer análise de consumo de cada estrato.
Texto do artigo, página 27: c. Amostragem em bloco ou agrupada
Texto do artigo, página 27: É o processo utilizado para seleccionar amostra de registos ou documentos dispersos ou espalhados de tal modo que a utilização de simples números aleatórios absorveria muito tempo. Consiste em seleccionar aleatoriamente um bloco/grupo de registos/ documentos e analisá-los na totalidade ou por amostragem. Se a selecção do grupo e/ou da amostra dentro do grupo for aleatória, então a amostragem pode ser considerada aleatória, assumindo-se que todos os elementos tiveram a mesma possibilidade de serem escolhidos.
Texto do artigo, página 27: Exemplo:
Texto do artigo, página 27: Exemplo:
Texto do artigo, página 27: Suponhamos que o número de facturas emitidas durante um determinado período foi de 1000 (N), numeradas de 1 a 1000, e que se pretende seleccionar 200 (n) para a realização do teste, de onde resulta que o intervalo (i) será 5. Se a factura de começo tiver o número 4 (seleccionado aleatoriamente) a segunda factura a testar será a que tiver o número 9 (4+5) e assim sucessivamente até serem testadas todas as 200.
Texto do artigo, página 27: Para evitar que certos padrões afectem a representatividade da amostra (por exemplo: a entidade adoptou o procedimento de supervisionar as 10 primeiras facturas de cada mês), o auditor pode optar por realizar três começos, todos de forma aleatória, conforme os passos a seguir:
Texto do artigo, página 27: • Multiplicar o intervalo da amostra (i= 5) por 3 e obter 15. • Escolher três números de partida aleatoriamente, todos menores que 15, (suponhamos 4, 9, 13).
Texto do artigo, página 27: Os elementos da amostra serão:
Texto do artigo, página 27: • O intervalo amostral é dado pela fórmula Começo 1.º Elemento 2.º Elemento 3.º Elemento 4.º Elemento Sucessivamente 1.º 2.º 3.º 4 19 34 49 x+15 9 24 39 54 x+15 13 28 43 58 x+15 1.161.2. A amostragem não aleatória, dirigida ou intencional É a que é utilizada quando o auditor tem suspeita de existência de erros ou manipulações sérias, e pretende colher evidência que sustente a sua suspeita ou apurar o máximo de elementos com as características suspeitas. Não sendo amostragem aleatória, o auditor não pode extrapolar as conclusões obtidas a partir das amostras colhidas intencionalmente para toda a população. A amostragem dirigida pode ser (a) agrupada, (b) fortuita ou casual, (c) julgamento, (d) pára e avança ou (e) descoberta.
Começo 1.º Elemento 2.º Elemento 3.º Elemento 4.º Elemento Sucessivamente
1.º 2.º 3.º 4 19 34 49 x+15 9 24 39 54 x+15 13 28 43 58 x+15
Número ou marcador, página 27: a) Amostragem não aleatória agrupada ou em bloco A amostragem agrupada já foi abordada na amostragem aleatória. A única diferença reside no facto de a escolha do grupo ou bloco objecto a ser analisada, poder ser por métodos subjectivos ou intencionais, por exemplo, o grupo que o auditor julgue possuir muitas transacções.
Começo 1.º Elemento 2.º Elemento 3.º Elemento 4.º Elemento Sucessivamente
1.º 2.º 3.º 4 19 34 49 x+15 9 24 39 54 x+15 13 28 43 58 x+15
Número ou marcador, página 27: b) Amostragem fortuita ou casual A amostragem casual consiste na selecção de elementos da amostra por acaso, sem se preocupar com viés ou representatividade. Exemplo: Na selecção de amostragem por acaso de facturas, o auditor pode tomar qualquer factura que estivesse imediatamente disponível, independentemente de informações tais como o número de factura, o fornecedor, o local de venda, o valor de venda ou a quantidade de bens vendidos. N i = n , que N é o número da população e n é tamanho da amostra que se pretende colher; • Seleccionar o item de começo a partir, por exemplo, de números aleatórios (sendo este número obrigatoriamente menor que o do intervalo), e • Determinar os itens seguintes da amostra adicionando, sucessivamente, o intervalo ao item de começo.
Começo 1.º Elemento 2.º Elemento 3.º Elemento 4.º Elemento Sucessivamente
1.º 2.º 3.º 4 19 34 49 x+15 9 24 39 54 x+15 13 28 43 58 x+15
Texto do artigo, página 27: Bloco N.º da factura 1.º 25 a 74 2.º 289 a 338 3.º 660 a 709 4.º 909 a 958
Bloco N.º da factura
1.º 25 a 74
2.º 289 a 338
3.º 660 a 709
4.º 909 a 958
Número ou marcador, página 27: d) Amostragem sistemática (ou por intervalos)
Texto do artigo, página 27: Quando os elementos da amostra são seleccionados por intervalos. A sua utilização requer observância de três princípios básicos, nomeadamente (1) que todos os elementos da população estejam presentes e disponíveis para a amostragem, uma vez que a opinião da auditoria sairá unicamente da população em análise,
Texto do artigo, página 27: (2) que o primeiro elemento no processo de selecção seja tomado aleatoriamente, dado que se trata de amostragem aleatória, e (3) que o auditor efectue dois ou mais processos de selecção na população (começos múltiplos) para evitar que algum viés ou padrão específico da população afecte a selecção, e todos com o elemento inicial aleatório.
Texto do artigo, página 27: em
Texto do artigo, página 27: Este método é mais utilizado nas médias e grandes organizações, quando o auditor deposita uma certa margem de confiança no sistema de controlo interno, podendo aplicar-se, na realização dos testes de conformidade e outros.
Texto do artigo, página 27: 1.º 2.º 3.º
Texto do artigo, página 27: 4 9 13
Texto do artigo, página 28: MANUAL BÁSICO DE AUDITORIA INTERNA
Texto do artigo, página 28: Add a heading to your document 4
Texto do artigo, página 28: AMOSTRAGEM Aleatória Estatística Não Estatística Sistemática (intervalos) Por n.ºs Aleatórios Estratificada Agrupada Dirigida ou intencional (não aleatória) Fortuita (por acaso) Julgamento
Texto do artigo, página 28: Sistemática (intervalos)
Texto do artigo, página 28: Estatística
Texto do artigo, página 28: Por n.ºs Aleatórios
Texto do artigo, página 28: Aleatória
Texto do artigo, página 28: Estratificada Não Estatística
Texto do artigo, página 28: AMOSTRAGEM
Texto do artigo, página 28: Agrupada
Texto do artigo, página 28: Dirigida ou intencional
Texto do artigo, página 28: (não aleatória)
Texto do artigo, página 28: Fortuita (por acaso)
Texto do artigo, página 28: Julgamento
Texto do artigo, página 28: 1.16.2. Plano Amostral
Texto do artigo, página 28: dos testes do tipo “sim-ou-não”, “certo-ou-errado”, “conforme ou não-conforme”, o teste visa determinar quantos elementos tem a característica de não-conformidade.
Texto do artigo, página 28: Consoante os objectivos da auditoria, o tamanho da amostra pode ser determinado por julgamento do auditor ou por cálculos estatísticos. Em muitas situações de auditoria, amostras grandes ou calculadas estatisticamente são desnecessárias.
Número ou marcador, página 28: a) Amostragem de descoberta
Texto do artigo, página 28: Amostragem de descoberta é uma forma de amostragem de atributo usada quando haja suspeita de ocorrência de muito poucos desvios (não-conformidades), mas que sejam críticos. Os resultados da amostragem de descoberta não podem ser avaliados estatisticamente, se houver desvios na amostra.
Texto do artigo, página 28: Após levantamento preliminar do sistema de controlo interno, o auditor pode fi car impressionado com a qualidade do mesmo
Texto do artigo, página 28: e sentir-se confortável em rever uma amostra de dois ou três elementos, tomados casualmente, para testar a funcionalidade dos controlos. No entanto, segundo Sawyer (2005), se o auditor quiser ter certeza razoável da efi cácia do controlo interno, não deverá depositar confi ança em testes de amostras com menos de 30 elementos, pois somente a partir de 30 elementos é que a amostra começa a adoptar as características da população. Por conseguinte, uma amostra de 30 a 40 elementos fornece uma segurança sufi ciente de que o sistema funciona com efi cácia razoável.
Texto do artigo, página 28: O tamanho da amostra é calculado de modo a incluir pelo menos uma instância de um desvio, se os desvios ocorrerem na população a uma dada taxa.
Texto do artigo, página 28: Este tipo de amostragem é chamado de descoberta porque
Texto do artigo, página 28: o auditor examina os elementos de amostra até que descubra um erro, o que o leva a considerar o controlo interno inadequado. É utilizada na análise de uma população em que existe suspeita de fraude ou pouca ocorrência de poucos erros, mas muito signifi cativos, como nos casos de folhas de pagamento de salários que contenham trabalhadores fi ctícios, lista de abastecimentos de combustíveis com viaturas fi ctícias; duplicação de pagamentos, entrada não autorizada de mercadoria, etc. A descoberta de um erro fará com que o auditor considere o controlo interno inadequado. A Amostragem de Descoberta é indicada para um propósito especial e limitado.
Texto do artigo, página 28: Se o auditor quiser objectivamente medir a confi abilidade dos resultados da sua amostra, deverá necessariamente utilizar a amostragem estatística.
Texto do artigo, página 28: Assim a escolha do tipo de amostragem depende do objectivo do teste e da natureza dos dados ou características a serem avaliadas. Algumas amostras podem ser avaliadas sob mais de uma abordagem. O auditor deve seleccionar cuidadosamente a abordagem ou combinação de abordagens que tararão os resultados pretendidos da maneira mais efi ciente.
Texto do artigo, página 28: Contrasta com a Amostragem por Atributos, que permite avaliar a condição de uma população inteira mediante o exame de uma amostra. A amostragem de descoberta é utilizada para fornecer alta probabilidade de evidência produtiva de que existem certos acontecimentos numa população, ainda que ocorram a alguma taxa mínima.
Texto do artigo, página 28: 1.16.2.1. Planos de natureza da variável
Texto do artigo, página 28: Conforme o objectivo do teste e da natureza dos dados em análise, ou seja, da característica específi ca da população sobre a qual o auditor pretende avaliar, este pode decidir pela: (1) amostragem de atributos, (2) amostragem pára-e-avança; (3) amostragem de descoberta; (4) amostragem de variáveis; (5) amostragem de unidade monetária, ou (6) amostragem de julgamento.
Texto do artigo, página 28: É mais um procedimento de investigação que de auditoria, muito útil quando o auditor deseja determinar se um tipo particular de discrepância signifi cante ocorreu, ou uma fraqueza séria existe no sistema de controlo, a amostragem de descoberta é a técnica ajustada.
Número ou marcador, página 28: b) Amostragem pára-ou-avança (amostragem sequencial)
Texto do artigo, página 28: 1.16.2.1.1. Amostragem de atributos
Texto do artigo, página 28: A amostragem de atributos é utilizada para variáveis discretas, ou seja, para estimar a taxa de ocorrência ou não ocorrência de uma determinada característica de interesse (atributo) na população. Em geral, o auditor usa este tipo de amostragem em testes de controlo para verifi car se os procedimentos de controlo interno estabelecidos são ou não adequados, dado que estes actuam sobre todas as transacções da mesma forma, em regra, independentemente da dimensão do universo. Sendo a resposta
Texto do artigo, página 28: Amostragem pára-ou-avança (amostragem sequencial) é usada com o objectivo de reduzir o tamanho da amostra, quando o auditor acredita que a taxa de erro na população é baixa. Assim, examina apenas elementos de amostra sufi cientes para se assegurar de que a taxa de desvio está abaixo de uma taxa específi ca em um nível de confi ança específi co, podendo alterar (expandir) o nível de confi ança em estágios. Como o tamanho da amostra não é fi xo, (Gleim, 2016).
Texto do artigo, página 29: 1.16.2.1.2. A amostragem de variáveis
Texto do artigo, página 29: A amostragem de variáveis é utilizada quando se pretende avaliar variáveis contínuas, ou seja, características qualitativas de um universo, com determinado nível de confiança. Em geral, este tipo de amostragem é utilizado em testes substantivos com o objectivo de determinar a razoabilidade dos registos contabilísticos, obter informações sobre se um valor declarado, está significativamente deturpado.
Texto do artigo, página 29: Assim a amostragem de variáveis é utilizada para critérios materiais, onde o auditor pode determinar um nível de confiança específico, uma faixa que inclui o valor real. Nestas amostragens, tanto o limite superior como o inferior são relevantes, uma vez que um saldo pode ser supre ou subvalorizado.
Texto do artigo, página 29: Segundo (Gleim, 2016) os auditores podem aplicar as seguintes técnicas de amostragem: (a) Média por Unidade não Estratificadas, (b) Média por Unidade Estratificada, (c) Estimativa de Diferença e (d) Estimativa de Proporção.
Texto do artigo, página 29: a. Cálculo do tamanho da amostra estatística
Texto do artigo, página 29: Para calcular o tamanho da amostra, é necessário primeiramente conhecer a população, e em seguida determinar o nível de confiança ou fiabilidade pretendido, a precisão desejada e a variabilidade encontrada na população. Seja:
Texto do artigo, página 29: N – tamanho da população;
Texto do artigo, página 29: n1 – tamanho da amostra para uma população infinita; n2 – tamanho real da amostra (após uma população finita); Z – factor de confiança correspondente ao nível de confiança
Texto do artigo, página 29: pretendido; r – taxa de erro esperada; p – precisão pretendida.
Texto do artigo, página 29: Teremos:
Texto do artigo, página 29: n1= (Z2× r × ( 1 - r ) p2 n2= n1
Texto do artigo, página 29: n1 N
Texto do artigo, página 29: +
Texto do artigo, página 29: 1
Texto do artigo, página 29: Exemplo:
Texto do artigo, página 29: Suponhamos que a população era constituída por 1 000 documentos e que o auditor pretendia um nível de confiança de 95% e uma precisão de +/-3%. Suponhamos, ainda que a taxa de erro esperada, com base na experiência passada, foi estabelecida em 5 %. Qual é o tamanho da amostra a seleccionar?
Texto do artigo, página 29: Um nível de confiança de 95 % corresponde com um factor de confiança (factor Z) de 1,96. O nível de confiança é dado através de tabelas pré-calculadas. A primeira fórmula resulta num tamanho inicial de 203 elementos (tamanho para uma população muito grande)
Texto do artigo, página 29: n1 = 1,96²*0,05*(1-0,05)/0,03²=203 n2 = 203/1+ (203/1000)=168
Texto do artigo, página 29: Resposta: O tamanho da amostra = 168 documentos. O tamanho máximo para uma amostragem é sempre 203
Texto do artigo, página 29: documentos
Texto do artigo, página 29: 1.16.3. Erros Comuns de Amostragem Cometidos pelos Auditores
Número ou marcador, página 29: 1. Selecção de amostra de facturas pagas apenas num único mês e emitir opinião sobre todas as facturas pagas no ano;
Número ou marcador, página 29: 2. Selecção de amostra de comprovativos de viagens internas e emitir opinião sobre todas as viagens incluindo as internacionais;
Número ou marcador, página 29: 3. Selecção de amostra de pagamentos acima de um certo
Texto do artigo, página 29: montante emitir opinião sobre todos os pagamentos mesmo abaixo do montante mínimo definido; e
Número ou marcador, página 29: 4. Selecção de amostra do inventário de uma unidade e emitir opinião sobre o inventário de todas as unidades da organização.
Texto do artigo, página 29: Cada uma destas projecções, a menos que seja devidamente qualificada, está errada e sem suporte. Quando a população e a amostra são adequadamente definidas, a confiança e a abordagem da auditoria aumenta.
Texto do artigo, página 29: 1.17. Procedimentos Analíticos Os auditores internos deverão fundamentar as conclusões
Texto do artigo, página 29: e resultados do trabalho com base em análises e avaliações adequadas.
Texto do artigo, página 29: Os procedimentos analíticos de auditoria proporcionam ao auditor interno um meio eficiente e eficaz de efectuar uma avaliação da informação obtida num trabalho de auditoria. A avaliação resulta da comparação da informação existente na entidade auditada (condição) com expectativas (critério) desenvolvidas pelo auditor ou existente na indústria/sector. Os procedimentos analíticos de auditoria são úteis na identificação, entre outros aspectos, de:
Texto do artigo, página 29: • Diferenças não esperadas; • Ausência de diferenças quando esperadas; • Erros potenciais; • Irregularidades potenciais ou actos ilegais, e • Outras transacções ou factos não recorrentes ou não usuais.
Texto do artigo, página 29: Os procedimentos analíticos de auditoria podem incluir:
Texto do artigo, página 29: • Comparação de informação do período corrente com informação similar de períodos anteriores; • Comparação dos dados de execução com o orçamento ou previsão; • Estudo das relações entre a informação financeira e a informação não financeira apropriada (por exemplo: custos com o pessoal com alterações no número médio de empregados); • Estudo de relações entre elementos de informação (por exemplo: flutuação dos custos financeiros comparada com alterações nos saldos do passivo remunerado); • Comparação da informação da unidade com a informação similar de outras unidades da organização; • Comparação da informação da entidade com a informação da indústria/sector na qual a organização opera; e • Benchmarking, que consiste em comparar aspectos de desempenho da entidade com as melhores práticas da classe ou indústria/sector em que opera.
Texto do artigo, página 29: Os procedimentos analíticos de auditoria poderão ser efectuados utilizando valores monetários, quantidades físicas, rácios ou percentagens.
Texto do artigo, página 29: Os procedimentos analíticos de auditoria incluem, mas não se limitam, à análise de regressão, de rácios ou de tendências, testes de razoabilidade, comparações entre períodos homólogos, comparação com orçamentos, previsões e informação económica externa.
Texto do artigo, página 29: Os procedimentos analíticos de auditoria auxiliam o auditor interno na identificação de condições que possam necessitar de procedimentos subsequentes de auditoria. Os auditores internos devem utilizar procedimentos analíticos de auditoria no planeamento da auditoria de acordo com as linhas de orientação contidas na secção 2200 das normas do IIA.
Texto do artigo, página 29: Os procedimentos analíticos de auditoria devem também ser utilizados durante os trabalhos para avaliar a informação de suporte dos resultados da auditoria. Os auditores internos deverão considerar os seguintes factores para verificar a necessidade da utilização dos procedimentos analíticos de auditoria: • A importância da área a ser analisada;
Texto do artigo, página 30: • A adequação do sistema de controlo interno; • A disponibilidade e a fiabilidade da informação financeira e não financeira; • A precisão com que os resultados dos procedimentos analíticos de auditoria podem ser previstos; • A disponibilidade e a comparação da informação referente a indústria/sector na qual a organização opera; e • A medida em que outros procedimentos, de trabalhos de auditoria já realizados, proporcionam um suporte para os resultados desta auditoria.
Texto do artigo, página 30: Quando os procedimentos analíticos de auditoria identificam resultados ou relações inesperadas, os auditores internos deverão avaliar esses resultados ou relações.
Texto do artigo, página 30: O exame e a avaliação dos resultados ou relações inesperadas, resultantes da aplicação de procedimentos analíticos de auditoria, deverão incluir inquéritos à gestão e a aplicação de outros procedimentos de auditoria até que os auditores internos se assegurem de que os resultados e relações estão suficientemente explicados.
Texto do artigo, página 30: Os resultados ou relações que não forem convenientemente explicados devem ser comunicados aos níveis adequados da gestão. O auditor interno pode recomendar a tomada de acções apropriadas, dependendo das circunstâncias.
Texto do artigo, página 30: Instrumentos de Auditoria
Texto do artigo, página 30: Para executar com eficiência os trabalhos de auditoria, os auditores socorrem-se de diversos instrumentos orientadores que garantem a cobertura de todas as áreas e processos a auditar, bem como o efectivo alcance dos resultados.
Texto do artigo, página 30: 1.18. Programa de Trabalho
Texto do artigo, página 30: Um programa de trabalho é um documento que lista os procedimentos a serem seguidos durante o trabalho de auditoria, e destinados a alcançar o plano. Em geral, os programas de trabalho são desenvolvidos por área.
Texto do artigo, página 30: De acordo com as normas internacionais, os auditores internos deverão desenvolver programas de trabalho de forma a alcançar os objectivos previstos.
Texto do artigo, página 30: Os programas de trabalho deverão estabelecer os procedimentos para a identificação, análise, avaliação e registo da informação durante a sua execução. Estes deverão ser aprovados antes do início da auditoria, e quaisquer ajustamentos deverão ser aprovados atempadamente (IIA - Norma 2240.A1).
Texto do artigo, página 30: Os instrumentos associados aos programas de trabalho são as Listas de Verificação ou questionários.
Texto do artigo, página 30: 1.19. Lista de Verificação
Texto do artigo, página 30: A Lista de Verificação (checklist) é o instrumento mais utilizado, tanto pelos auditores internos como externos. Consiste numa série de questões acerca de aspectos básicos do sistema e, no geral, uma resposta negativa evidencia uma fraqueza no controlo. Este instrumento ajuda a assegurar que todos os pontos básicos de controlo são considerados na auditoria.
Texto do artigo, página 30: A Lista de Verificação tem uma função importante de harmonizar a metodologia e assegurar um processo uniforme com qualidade suficiente e também indica quais partes da auditoria devem ser priorizadas.
Texto do artigo, página 30: 1.20. Questionário
Texto do artigo, página 30: O questionário é constituído por uma lista de perguntas colocadas de forma sequenciada e lógica, com finalidade de orientar o auditor na execução de uma entrevista, tendo em vista apurar factos ou obter informações que não sejam possíveis por via documental. As perguntas constantes deste documento devem ser cautelosamente elaboradas, de fácil compreensão, demandando respostas do tipo “sim” ou “não” ou respostas curtas.
Texto do artigo, página 30: O questionário não pode ser confundido com a Lista de Verificação, na medida em que esta, embora comportando também questões, visa orientar todo processo de auditoria, assinalando aspectos que não podem, de modo algum, serem esquecidos.
Texto do artigo, página 30: Auditoria Interna e A Fraude 1.21. Definição
Texto do artigo, página 30: Fraude são actos ilegais caracterizados por engano, encobrimento ou violação de confiança, perpetradas por indivíduos ou organizações a fim de se obter dinheiro, propriedades ou serviços, para evitar pagamento ou perda de serviço ou para garantir vantagem pessoal ou de negócio. Estes actos não implicam o uso de ameaças, violência ou força física. (IIA – Glossário). A fraude inclui quatro elementos essenciais, a saber:
Texto do artigo, página 30: • Uma declaração materialmente falsa; • Conhecimento (por parte do perpetrador) de que as declarações são falsas na altura de cometimento; • Confiança em tais declarações por parte da vítima, e; • Danos resultantes da confiança depositada nas declarações falsas.
Texto do artigo, página 30: 1.22. Identificação da Fraude
Texto do artigo, página 30: O auditor deverá possuir os conhecimentos adequados para avaliar o risco de fraude e a maneira com o qual é gerida pela organização, mas não se espera que disponha da perícia de alguém cuja responsabilidade primária é a detecção e a investigação de fraude (IIA – Norma 1210.A2). A fraude engloba um conjunto de irregularidades e actos ilegais caracterizados pelo engano intencional. Pode ser perpetrada em benefício ou em prejuízo da organização e por pessoas tanto externas ou internas.
Texto do artigo, página 30: A fraude perpetrada em detrimento da organização é geralmente em benefício directo ou indirecto de um empregado, entidade ou outra organização. Citam-se como exemplos:
Texto do artigo, página 30: • Aceitação de suborno; • Desvio de uma transacção potencialmente proveitosa por um empregado ou terceiro; • Desfalque, tipificado pela posse indevida de dinheiro, de bens, e falsificação de registos financeiros para dar encobrimento ao acto, tornando assim a detecção difícil; • Encobrimento ou descrição incorrecta e intencional de factos e dados; e • Reclamações apresentadas por serviços ou mercadorias não fornecidas à organização.
Texto do artigo, página 30: 1.23. Sintomas de Fraude
Texto do artigo, página 30: • Sintoma documental - trata-se de alterações de registos contabilísticos para ocultar a fraude, como por exemplo manter dois livros (factura, entrada, etc.) ou forçar a reconciliação dos livros; • Estilo de vida – um aumento inexplicável de condição social ou níveis de consumo material do funcionário; e • Sintoma comportamental – uma mudança drástica no comportamento do funcionário pode indicar ocorrência de fraude.
Texto do artigo, página 30: 1.24. Indicadores de Fraude
Texto do artigo, página 30: • Falta de alternância de funcionários em posições delicadas, tais como o manuseio de dinheiro; • Combinação inadequada de tarefas; • Cadeias hierárquicas de responsabilidades e prestação de contas pouco claras; • Vendas ou metas de produção não realistas; • Um funcionário que se recusa a gozar férias ou recusa a promoção;
Texto do artigo, página 31: • Controlos estabelecidos não aplicados com consistência; • Altos lucros relatados enquanto os concorrentes deparam-
Texto do artigo, página 31: se com crises financeiras;
Texto do artigo, página 31: • Uso excessivo ou não justificado de aquisição de fonte única; • Aumento nas vendas, desproporcional ao aumento dos custos dos produtos vendidos, e • Alta rotatividade entre posições de supervisão nas áreas financeira e contabilidade.
Texto do artigo, página 31: 1.25. Desencorajamento da Fraude
Texto do artigo, página 31: O desencorajamento da fraude consiste nas acções tomadas para dissuadir a ocorrência da fraude e eliminar os focos de oportunidades para que a fraude ocorra. O principal mecanismo para o desencorajamento da fraude é o aprimoramento do controlo. A responsabilidade primária pelo estabelecimento e manutenção do controlo pertence à gestão.
Texto do artigo, página 31: Os auditores internos são responsáveis por ajudar no desencorajamento da fraude, examinando e avaliando a adequação e eficácia do sistema de controlo interno, de acordo com a extensão da exposição ou do risco potencial nos vários segmentos das operações da organização.
Texto do artigo, página 31: Ao executar essa responsabilidade, os auditores deverão, por exemplo, verificar se:
Texto do artigo, página 31: • O ambiente organizacional favorece que se tenha consciência sobre o controlo; • Estão estabelecidos objectivos e metas organizacionais realistas; • Existem políticas organizacionais por escrito (por exemplo Código de Ética) que mencionam actividades proibidas e quais as medidas que devem ser tomadas quando se detectam violações; • Foram estabelecidas e se mantêm políticas apropriadas de autorização de transacções; • Foram definidas políticas, práticas, procedimentos, relatórios e outros mecanismos para controlar actividades e proteger os activos, particularmente nas áreas de elevado risco; • Os canais de comunicação dão à gestão informação adequada e fidedigna; e • É necessário fazer recomendações para o estabelecimento ou melhoria de controlos eficazes e com custos aceitáveis para ajudar a desencorajar a fraude.
Texto do artigo, página 31: A investigação consiste na realização de procedimentos extensos necessários para apurar se ocorreu a fraude, o impacto da mesma, os sujeitos e como terá ocorrido. Inclui uma obtenção de evidência material suficiente acerca dos pormenores específicos da fraude detectada. Os auditores internos, advogados, investigadores, pessoal de segurança e outros especialistas da organização, ou externos a ela, são as entidades que normalmente conduzem ou participam em investigação de fraude. Quando um auditor suspeita de actuações incorrectas, deve:
Texto do artigo, página 31: • Avaliar os indícios e decidir se mais acções são necessárias ou se uma investigação deve ser recomendada; • Avaliar o nível provável e a extensão de cumplicidade da fraude dentro da organização. Tal pode ser crítico para assegurar que o auditor interno evite dar informação a pessoas que possam estar envolvidas ou obter delas informações enganosas; • Determinar os conhecimentos e o domínio técnico e das matérias necessárias para efectuar a investigação com eficácia. Avaliar as qualificações e experiência dos auditores internos e dos especialistas disponíveis para
Texto do artigo, página 31: participar na investigação de forma a assegurar que o trabalho é conduzido por indivíduos que tem o tipo e o nível apropriados de competência técnica; • Conceber os procedimentos a seguir para tentar identificar os implicados, a extensão da fraude, as técnicas utilizadas e o motivo da fraude; • Coordenar as actividades com elementos da gestão, consultor jurídico e outros especialistas, conforme apropriado, durante o curso da investigação; e • Ter conhecimento dos direitos dos implicados e pessoal suspeito no âmbito da investigação e da reputação das próprias organizações.
Texto do artigo, página 31: Uma vez terminada a investigação, deve-se:
Texto do artigo, página 31: • Verificar se é necessário implementar ou reforçar os controlos para reduzir futuras vulnerabilidades; • Desenvolver testes de auditoria para facilitar a descoberta de fraudes similares no futuro; e • Ajudar a cumprir a responsabilidade do auditor interno em manter um conhecimento suficiente da fraude e, desta forma, estar apto a identificar futuros indicadores de fraude.
Texto do artigo, página 31: 1.26. Comunicação da Fraude Quando houver indícios de fraude e o auditor tiver certeza
Texto do artigo, página 31: razoável, as situações devem ser comunicadas de imediato à gestão superior.
Texto do artigo, página 31: Uma comunicação formal deverá ser emitida na fase de conclusão da investigação e incluindo todas as revelações, conclusões, recomendações e acções correctivas tomadas.
Texto do artigo, página 31: A comunicação sobre a fraude deverá ser submetida ao consultor jurídico para revisão. Nos casos em que o auditor interno pretenda invocar privilégio legal ao implicado, deverá considerar-se a hipótese de submeter a referida comunicação a aconselhamento jurídico.
Texto do artigo, página 31: Devem ser listadas as comunicações, com indícios de fraude, das UAI e com indícios de matéria criminal, as quais devem ser submetidas a apreciação superior, para envio à ProcuradoriaGeral da República.
Texto do artigo, página 31: Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria
Texto do artigo, página 31: As organizações de auditoria, tal como outras organizações profissionais, são susceptíveis de situações de ineficiências no seu desempenho decorrentes da forma organizacional, o fluxo da informação, competência técnica dos colaboradores, incentivos pessoais, perda de foco, entre outras razões.
Texto do artigo, página 31: Algumas unidades de auditoria, ainda que tenham um desempenho eficiente, podem não estar a funcionar de forma eficaz, ou seja, sem conseguirem alcançar os seus objectivos operacionais, de reporte ou de conformidade com as Normas, leis, regulamentos, e até os respectivos planos de actividade.
Texto do artigo, página 31: Para dar impulso ao funcionamento da actividade de auditoria interna, de acordo com a Norma 1300, o auditor-chefe deve desenvolver e manter um Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria (PGQM) que compreenda todos os aspectos relevantes da actividade de auditoria interna.
Texto do artigo, página 31: 1.27. Objectivos do Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria
Texto do artigo, página 31: Segundo a interpretação da Norma 1300 do IIA, um Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria (PGQM) “é desenhado para permitir uma avaliação da conformidade da actividade de auditoria interna com as Normas e uma avaliação quanto a, se os auditores internos observam o Código de Ética. O programa também avalia a eficiência e a eficácia da actividade de auditoria interna e identifica oportunidades de melhoria” (IIA- Norma 1300: Interpretação).
Texto do artigo, página 32: Assim, segundo Sawyer (2005) o PGQM é concebido para:
Número ou marcador, página 32: a) Proporcionar uma garantia razoável de que os trabalhos de auditoria são executados em conformidade com as Normas, com o Estatuto de auditoria, e outras normas aplicáveis;
Número ou marcador, página 32: b) Assegurar ao auditor-chefe de que os seus subordinados estão a cumprir com as Normas e outros critérios aplicáveis;
Número ou marcador, página 32: c) A actividade de auditoria interna funciona de forma efi caz e efi ciente; e
Número ou marcador, página 32: d) Proporcionar aS partes interessadas a percepção de que a actividade de auditoria interna é fonte de geração de valor e de melhoria das operações da organização.
Texto do artigo, página 32: 1.28. Objecto de Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria
Texto do artigo, página 32: O PGQM incide sobre todos os aspectos da actividade de auditoria interna, que podem ser vistas em perspectivas macro e micro.
Texto do artigo, página 32: Na perspectiva macro, o PGQM visa avaliar e melhorar aspectos gerais de funcionamento da unidade, o que inclui:
Texto do artigo, página 32: • O modelo organizacional; • A independência da unidade dentro da estrutura operacional; • Os métodos de contratação dos auditores; • Os requisitos de desenvolvimento profi ssional; • O planeamento das actividades de auditoria; • O uso das tecnologias emergentes; • O emprego de novas metodologias de trabalho; • A efi cácia/alcance das comunicações (relatórios); • O controlo de projectos de auditoria; • O esforço em desenvolver relações interpessoais com os clientes; • Métodos de monitorização, e • Conformidade com a Missão, Princípios fundamentais, Defi nição, Código de Ética e as Normas de auditoria interna.
Texto do artigo, página 32: Ao nível micro, a avaliação de qualidade incide sobre aspectos de processos individuais de auditoria, tais como:
Texto do artigo, página 32: • Evidência de entendimento do auditor sobre a operação que auditada; • Indicação de que o auditor está atento à atitude de gestão do cliente assim como aos factores de controlo relacionados a conformidade, efi cácia e efi ciência;
Texto do artigo, página 32: MANUAL BÁSICO DE AUDITORIA INTERNA
Texto do artigo, página 32: • Avaliação de risco, vulnerabilidade e materialidade dos processos do cliente; • A extensão dos testes realizados conducentes a melhores resultados da auditoria possíveis, sem desperdício de recursos; • Procedimentos usuais de auditoria para determinar o nível de imaginação e cepticismo profissional esperado do auditor, principalmente em áreas com sinal de problemas potenciais ou onde a supervisão é defi ciente; e • Medições e avaliações contínuas de desempenho (cumprimento do planeamento da auditoria interna, duração do ciclo, recomendações aceites e satisfação do cliente).
Texto do artigo, página 32: 1.29. A Estrutura de Programa de Avaliação de Qualidade e Melhoria
Texto do artigo, página 32: Segundo a Norma 1300, “O executivo chefe de auditoria deve desenvolver e manter um programa de garantia de qualidade e melhoria que compreenda todos os aspectos da actividade de auditoria interna.”.
Texto do artigo, página 32: O Manual de Avaliação de Qualidade do IIA elenca os seguintes elementos comuns em PGQM:
Texto do artigo, página 32: • Um âmbito de avaliação que inclui todos os aspectos da actividade de auditoria interna; • Uma avaliação de conformidade com as Normas e o Código de Ética; • Uma avaliação da efi ciência e efi cácia da actividade de auditoria interna; • A identifi cação de oportunidades para melhoria contínua; e • Envolvimento do conselho na supervisão do PGQM.
Texto do artigo, página 32: Uma estrutura é muitas vezes usada para descrever o ambiente completo para desenvolvimento e implementação do PGQM. Para construir uma estrutura integrada de PGQM, um universo de requisitos deve ser considerado, o que inclui o IPPF, legislação e regulamentos aplicáveis ao país/indústria, as expectativas das partes interessadas, o recurso a avaliadores externos independentes, o tamanho da organização, entre outros.
Texto do artigo, página 32: O seguinte exemplo, adaptado do Manual de Avaliação de Qualidade do IIA, apresenta a estrutura (framework) do Programa de Garantia e Melhoria de Qualidade, para as unidades de auditoria interna.
Texto do artigo, página 32: Add a heading to your document 5
Texto do artigo, página 32: Melhoria Continua dos processos da Auditoria Interna (AI) ACTIVIDADE DE AUDITORIA INTERNA Relatórios & Acompanhamento Constatações, Observações & Recomendações Monitorização Contínua Avaliações Periódicas Avaliação Externa Avaliação de qualidade Materialização do PGQM Avaliação de qualidade sobre todos os aspectos da Actividade de AI
Texto do artigo, página 32: Figura 4: Estrutura de Avaliação de Qualidade e Melhoria
Texto do artigo, página 32: Figura 4: Estrutura de Avaliação de Qualidade e Melhoria Fonte: Adaptado do Manual de Avaliação de Qualidade do IIA
Texto do artigo, página 33: 1.30. Tipos de Avaliação de Qualidade e Melhoria
Texto do artigo, página 33: O processo de implementação do PGQM pode ocorrer de forma contínua ou periódica em diversos momentos da vida da actividade da auditoria e ser levado a cabo por avaliadores internos ou externos.
Texto do artigo, página 33: 1.30.1. Avaliação contínua e melhoria
Texto do artigo, página 33: Na prática, a preocupação em garantir a qualidade da auditoria começa na própria equipa, e é levado a cabo pelo chefe da equipa através de mecanismos de revisão e auto-avaliação do trabalho pelo chefe da equipa e/ou pelo supervisor do trabalho. São objectos de avaliação os programas de trabalho, as Listas de Verificação, os memorandos de entrevistas e dos restantes papéis de trabalho e visa garantir a abrangência de todos os aspectos relevantes do trabalho e assegurar a execução do trabalho de forma eficiente e eficaz.
Texto do artigo, página 33: 1.30.1.1. Supervisão
Texto do artigo, página 33: A supervisão é uma revisão contínua de perspectiva micro, ou seja, virada a processos inteiros ou partes de auditoria individuais, e ocorre geralmente no decurso da auditoria. O supervisor pode ser um auditor interno ou gestor da organização, a quem lhe é atribuída a responsabilidade de supervisionar e que não tenha participado directamente na execução da auditoria.
Texto do artigo, página 33: A revisão contínua como parte do PGQM visa principalmente assegurar a conformidade das auditorias com as Normas em todas as fases da auditoria, assumindo-se que o seu cumprimento assegura qualidade. Assim, é essencial a verificação do cumprimento especificamente das seguintes Normas de Desempenho:
Número ou marcador, página 33: a) 2200: Planeamento do Trabalho da Auditoria Garantir que o trabalho seja planeado considerando: • As estratégias e objectivos da actividade que está sendo auditada e os meios pelos quais a actividade controla seu desempenho. • Os riscos significativos para os objectivos, recursos e operações da actividade e os meios pelos quais o impacto potencial dos riscos é mantido em um nível aceitável. • A adequação e a eficácia dos processos de governança, gestão de riscos e controlos da actividade, comparativamente a uma estrutura ou modelo compatível. • As oportunidades para se fazer melhorias significativas nos processos de governança, gestão de riscos e controlos da actividade.
Número ou marcador, página 33: b) 2300: Execução do Trabalho da Auditoria Assegura que os auditores internos: • Identifiquem, analisem, avaliem e documentem informações suficientes para cumprir os objectivos do trabalho da auditoria; • Utilizem método da auditoria, façam julgamento e tirem conclusões adequados.
Número ou marcador, página 33: c) 2400: Comunicação dos Resultados

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